合同制工人養(yǎng)老保險檔案管理的問題及建議

張少輝

（定州市社會保險事業(yè)管理所 河北 定州 073000）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，合同制工人養(yǎng)老保險的檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用，是一項具有重大責(zé)任的社會保險流程。但目前仍存在一些問題，有待相關(guān)人員的進(jìn)一步改進(jìn)。

一、合同制工人養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

1、缺乏檔案管理的意識。社會保障制度相關(guān)體系的完善，使得相關(guān)部門加強了對合同制工人養(yǎng)老保險相關(guān)工作的認(rèn)識，加大了資金和人員的投入力度。但我國很多企業(yè)大多重視養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的工作，忽略了對其檔案管理的重要性，缺乏一定的宣傳，從而導(dǎo)致對合同制工人養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行管理的意識仍然薄弱。再加上我國目前企業(yè)缺乏專門的保險管理部門，管理人員也缺乏一定的專業(yè)知識，沒有全面掌握養(yǎng)老保險檔案管理的相關(guān)知識和技能，對檔案管理的質(zhì)量和工作效率造成了嚴(yán)重的影響。

2、管理方法和手段較為滯后。目前合同制養(yǎng)老保險檔案管理中面臨的最大難題就是多頭管理。多頭管理的形成主要是由于檔案管理涉及內(nèi)容較為繁雜，環(huán)節(jié)較多，例如：合同制工人的養(yǎng)老保險資料保存在多個部門中，工人要想全面查詢自己檔案信息，必須查找多個部門，非常麻煩。再加上我國現(xiàn)在企業(yè)保險部門大多采用紙質(zhì)來管理檔案，這樣使檔案查詢工作更加困難。近些年來，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化的計算機檔案管理系統(tǒng)越來越受到相關(guān)機構(gòu)的青睞，但目前由于專業(yè)技術(shù)人員和設(shè)備的短缺，在實際工作中仍無法充分發(fā)揮出現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢。

3、管理工作人員整體素質(zhì)不高。檔案管理人員整體素質(zhì)的高低直接影響著檔案信息的質(zhì)量，目前很多企業(yè)為了節(jié)約成本，很少聘用具有較高專業(yè)技能的管理人才。很多檔案管理人員往往身兼數(shù)職，一方面缺乏足夠的檔案管理知識，沒有熟練保險業(yè)務(wù)；另一方面企業(yè)對合同制工人養(yǎng)老保險管理的投入力度不夠，無法及時整理和歸檔工人的保險資料，從而很大程度上損害了工人的利益，并大大降低了企業(yè)檔案管理的整體水平。

4、執(zhí)行力度不足，缺乏制約。一是由于保險經(jīng)辦部門沒有投足足夠的力度來管理檔案，落實不力。一些控制制度逐漸趨于形式化，僅為了應(yīng)付相關(guān)部門的抽查，當(dāng)遇到實際問題時無法靈活、有效地解決。與此同時，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管部門受多方面因素的影響，無法充分發(fā)揮其重要職能，所以使內(nèi)部控制制度更加流于形式化。

二、幾點建議

1、健全完善制度，樹立牢固的檔案意識。養(yǎng)老保險在我國經(jīng)過多年發(fā)展，已積累了大量的業(yè)務(wù)資料，例如參保職工的個人賬戶、參保企業(yè)的歷年繳費資料等，這些資料不僅表現(xiàn)了合同制工人養(yǎng)老保險的發(fā)展過程，還是用于處理各種保險關(guān)系的現(xiàn)實依據(jù)和歷史依據(jù)，直接影響著參保職工、參保單位等的切身利益。因此，無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還是普通工作人員，都應(yīng)重視檔案管理的工作，并將其納入企業(yè)全體員工的崗位職責(zé)和全局工作計劃的范圍內(nèi)

2、更新管理觀念。在對合同制工人的養(yǎng)老保險檔案信息進(jìn)行收集過程中，要拋棄傳統(tǒng)陳舊、單一的被動觀念，主動與相關(guān)渠道建立聯(lián)系，全面、真實、準(zhǔn)確地對工人各項信息進(jìn)行記錄。

3、科學(xué)歸檔，理清條理，提高檔案質(zhì)量的整體水平。對合同制工人的養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行管理時，必須注意其條理性。由于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理信息眾多，管理工作較為復(fù)雜，所以必須確保分門別類工作的科學(xué)性，并據(jù)此來進(jìn)行歸檔，以便于為日后利用和管理工作提供更多便利。

4、提高管理人員的整體素質(zhì)。由于養(yǎng)老保險內(nèi)容具有較高的變動性、廣泛性、規(guī)范性及權(quán)益性的特征，所以對管理人員提出了更高的要求。所以，企業(yè)必須加強對已有員工的培養(yǎng)和提升，高度重視企業(yè)人才的引進(jìn)。可以參照一下幾點：一是建立完善用人機制，聘用專業(yè)技能強的檔案管理員工；二是加強對已有員工的培訓(xùn)力度，從而為提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量提供更多便利；三是提高檔案管理員工的職業(yè)道德，從而培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，從而為參保員工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如果管理人員具有精湛的業(yè)務(wù)又掌握計算機技術(shù)，那么會使檔案管理工作更加智能化。

5、運用科學(xué)化的管理手段。隨著社會信息化和科技化的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理動態(tài)化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)勢在必行，也是社會發(fā)展對企業(yè)提出的要求。企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理硬件設(shè)施環(huán)境的改善，計算機先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)及專業(yè)管理人員對程序軟件的開發(fā)，使養(yǎng)老保險檔案管理工作更加信息化和科學(xué)化。而檔案庫的建立，使管理人員能夠利用計算機軟件歸檔參保人的資料，從而為準(zhǔn)確查找資料信息提供了更多便利，可隨時將變動后的參保人信息歸入檔案中。并且該管理手段的運用能夠使各級養(yǎng)老保險的管理機構(gòu)和相關(guān)企業(yè)逐漸實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)目標(biāo)，從而很大程度上節(jié)省了時間，提高整體工作效率。

6、加強內(nèi)部基金財務(wù)的管理。加強企業(yè)內(nèi)部保險經(jīng)辦部門管理的關(guān)鍵工作就是建立完善企業(yè)基金財務(wù)管理。企業(yè)內(nèi)部保險經(jīng)辦部門的管理工作需要內(nèi)部相關(guān)制度的保障，該制度應(yīng)讓所有參與工作的人員遵守。必須以職務(wù)的分享原則、審批業(yè)務(wù)經(jīng)辦的分享原則、資金財務(wù)的分離原則為基礎(chǔ)，來明確財務(wù)工作人員的具體責(zé)任。有關(guān)基金財務(wù)管理的決策應(yīng)由全體工作人員來做出，嚴(yán)格根據(jù)職責(zé)權(quán)限進(jìn)行分級審核，完善授權(quán)批準(zhǔn)的手續(xù)，杜絕各種越權(quán)行為的出現(xiàn)。

7、加強企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的管理。加強企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的管理使企業(yè)層次順序足夠明確，協(xié)調(diào)及合作體系足夠有效。企業(yè)辦理養(yǎng)老保險的部門根據(jù)養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)內(nèi)職能部門的實際情況、內(nèi)控管理的基本要求設(shè)計出相應(yīng)的組織體系，劃分出合理的管理層次，從而為企業(yè)監(jiān)督管理工作提供了更多便利。

結(jié)語

綜上所述，我們可以得出，目前我國企業(yè)合同制工人養(yǎng)老保險檔案管理仍存在很多問題，我們只有不斷努力加強完善力度，切實做好養(yǎng)老保險的檔案管理工作，尋求新的管理方式，從而使檔案管理工作更加制度化、科學(xué)化及規(guī)范化，才能為人民和社會提供更多便利。

[1]張雅娜,提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑[J].檔案天地，2010(9).