現(xiàn)階段電子檔案管理的難題及對(duì)策探討

王 爍

（沈陽(yáng)體育學(xué)院檔案室 遼寧 沈陽(yáng) 110102）

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，一方面為檔案管理工作帶來(lái)了變革；另一方面也帶來(lái)了諸多的挑戰(zhàn)。就電子檔案管理而言，由于現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來(lái)的安全問(wèn)題、管理標(biāo)準(zhǔn)化等一些列問(wèn)題都有待我們解決。基于此，筆者結(jié)合工作實(shí)踐，就現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的難題及如何解決，作以下分析與探討。

一、電子檔案的特點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域提出了“電子檔案”的概念。它是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的、以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代電子檔案主要有著以下幾個(gè)顯著特點(diǎn)：①在使用方式上，需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備，而不是傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)形式；②電子檔案能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與傳輸，因而能突破地域限制；③電子檔案在存放環(huán)境方面有著特定的條件，因而相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管有更高要求。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理工作中面臨的難題

盡管檔案管理信息化已成為21世紀(jì)檔案管理工作的趨勢(shì)，目前也取得了一定的成績(jī)。但受諸多因素的影響，現(xiàn)階段電子檔案管理工作中還存在著諸多亟需解決的難題。現(xiàn)將這些問(wèn)題歸納如下：

1.真實(shí)性問(wèn)題

由于電子檔案是隨社會(huì)發(fā)展而出現(xiàn)的新鮮事物，因而在電子檔案建立過(guò)程中，如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程，如果出現(xiàn)差錯(cuò)，就可能導(dǎo)致電子檔案失真問(wèn)題。同時(shí)，電子檔案在儲(chǔ)存、傳輸、利用過(guò)程中，如果出現(xiàn)失誤，同樣可能導(dǎo)致檔案信息失真。因此，電子檔案的維護(hù)與管理難度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。一旦發(fā)生丟失或者被篡改的現(xiàn)象，都有可能是不知不覺(jué)發(fā)生的。

2.原始性問(wèn)題

相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，由于可以從一些相關(guān)資料來(lái)核實(shí)其原始性問(wèn)題，因此其原始性較為容易考究。而電子檔案的原始性則不易判斷和確認(rèn)。因?yàn)殡娮訖n案的數(shù)據(jù)往往是一種虛態(tài)的檔案，這些數(shù)據(jù)信息在生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，因此，難以區(qū)分其原始還是復(fù)制的問(wèn)題。

3.完整性問(wèn)題

從電子檔案的利用情況來(lái)看，由于電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，因此其內(nèi)容完整性管理起來(lái)難度很高。而且電子文件是在一定的技術(shù)條件下形成的，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)入與發(fā)展，由此帶來(lái)的一些文件上的變化問(wèn)題，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

4.信息安全問(wèn)題

電子檔案的管理，必然是存在于一定的網(wǎng)絡(luò)之中。盡管可以通過(guò)局域網(wǎng)等方式來(lái)最大限度地提高檔案的安全性，但其開(kāi)放性任然不可避免。因此必然會(huì)由于這種開(kāi)放新帶來(lái)的一些信息安全問(wèn)題，比如黑客的入侵、病毒傳染、信息的非法竊取等，這使得電子檔案信息安全問(wèn)題十分突出。

三、完善電子檔案管理的對(duì)策與建議

針對(duì)上述幾個(gè)主要問(wèn)題，筆者認(rèn)為，要化解這些難題主要從技術(shù)和管理兩個(gè)角度入手。只有嚴(yán)格的、規(guī)范的管理制度，才能使電子檔案得到更好的保存和利用；同時(shí)也只有從技術(shù)層面獲得支持，才能更好地使電子檔案得以發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展工作：

1.管理措施

（1）建立和完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理的多數(shù)問(wèn)題，可以從管理層面予以解決。因此建立和完善電子檔案管理制度，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。應(yīng)通過(guò)建立起一些列的制度來(lái)規(guī)范電子檔案管理行為，將電子檔案的管理工作嚴(yán)格化、制度化。比如在對(duì)電子檔案的建立時(shí)間、利用次數(shù)、修改情況等應(yīng)該有詳細(xì)的記錄，最大限度地避免電子檔案被惡意篡改的問(wèn)題。電子檔案的數(shù)據(jù)共享和利用的重要前提，就是要保證其規(guī)范使用與管理。

（2）建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

2.技術(shù)措施

（1）延長(zhǎng)電子檔案的使用期限。由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，檔案文件的載體也在不斷地更新和升級(jí)，因此電子檔案文件可能面臨著使用期限的問(wèn)題。必須采取技術(shù)措施來(lái)延長(zhǎng)電子檔案的使用期限，解決好新舊技術(shù)交替所帶來(lái)的不利影響。保證電子檔案文件能夠在新的技術(shù)、新的軟件、新的更新下還能繼續(xù)使用，繼續(xù)發(fā)揮其作用。

（2）加強(qiáng)電子檔案的安全控制管理。信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。對(duì)電子檔案信息的保護(hù)要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護(hù)信息安全的技術(shù)方法，在確保電子文件的真實(shí)性和權(quán)威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對(duì)電子文件的惡意刪改起到了關(guān)鍵的作用，不斷改進(jìn)信息安全技術(shù)，是加強(qiáng)信息保護(hù)的重要措施。不僅如此，還應(yīng)從加強(qiáng)安全意識(shí)，從多途徑、多方式來(lái)提高電子檔案的安全控制管理。

（3）做好硬件的更新維護(hù)。由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，必然就涉及到技術(shù)變革，設(shè)備更新?lián)Q代等問(wèn)題。電子檔案所依賴(lài)的技術(shù)，同樣會(huì)隨技術(shù)的進(jìn)步而作出相應(yīng)的調(diào)整。這就要求我們?cè)诠芾韺?shí)踐中，做好更新維護(hù)工作，必須保證電子檔案在“遷移”、“復(fù)制”等過(guò)程中能保持其原始性和完整性等問(wèn)題。在進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和更新過(guò)程中，要避免由于這種變化所帶來(lái)的負(fù)面影響，避免給電子檔案帶來(lái)?yè)p失。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理信息化建設(shè)的趨勢(shì)下，電子檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)電子檔案的管理要求越來(lái)越高。限于當(dāng)前的技術(shù)及管理水平，現(xiàn)階段電子檔案管理中還存在著一些有待改善的問(wèn)題。因此，仍需對(duì)改進(jìn)電子檔案的管理進(jìn)行更深入的研究，以實(shí)現(xiàn)更好地對(duì)電子檔案的利用與管理。

[1]鐘瑛.淺議電子文件管理系統(tǒng)的功能要素[J].檔案學(xué)通訊.2006(06).

[2]蔡娜.我國(guó)電子文件標(biāo)準(zhǔn)制定現(xiàn)狀探討[J].科技檔案.2006，(01).