淺談事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

蔡玲玲

（哈爾濱市兒童福利院 黑龍江 哈爾濱 15000）

事業單位人事檔案管理需要加強做好人事檔案查閱登記工作,反映員工的業務水平、工作表現、個人經歷、違法記錄等方面的材料,是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料，以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，具有現實性、動態性、真實性、機密性的特點，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位人事檔案管理顯得更為重要。

一、事業單位人事檔案現狀

（一）檔案意識淡薄。檔案意識是人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認識程度。目前人們對人事檔案意識在整體上是淡薄的。主要表現在：不關心不支持人事檔案工作，不聞不問；不注意積累與保護檔案，填寫表格時隨心所欲，材料中的數據不盡一致，甚至弄虛做假，年齡越填越小，工齡與黨齡越填越早，學歷越填越高；有些單位的領導不重視人事檔案工作，視為可有可無，不能擺在應有位置上，人員不按規定配備，工作人員不能正確對待人事檔案，材料不及時歸檔，也不夠理解和支持人事檔案工作。

（二）管理力量薄弱。人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜且連續性極強的工作，沒有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質量。事業單位受科技體制改革的影響，人員編制大大縮減，管理部門的人員更是大幅度精簡。同時，人員競聘上崗，原有的人事檔案管理人員的崗位變動，人員的流動性增強，管檔人員調換也相對頻繁，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）歸檔材料不全。目前，有的事業單位考核鑒定材料不全，有的幾乎空白且無法考證，這就嚴重影響每年薪級工資晉升。有的“學歷”材料殘缺不全，錄取通知書、成績單、畢業生登記表、報到證不全，人事部門只得參照畢業證書及學籍檔案進行核實，確認學制，為此花費大量的時間和精力。有的干部任免、聘用材料不全，工作崗位的確認基本上只能按約定俗成進行，而如此則又違背了此次工資分配制度“一崗一薪、崗變薪變”的原則。

（四）檔案信息內容不符。幾乎所有進入人事檔案的材料都有“組織鑒定”或“單位意見”一欄，但絕大部門材料都沒有設置“所填內容是否真實”這一欄；此外，填寫“組織鑒定”或“單位意見”時，也沒有要求對“所填內容是否真實”做出判斷，填寫表格時隨心所欲，材料中的數據不僅一致，甚至弄虛作假，年齡越填越小，工齡與黨齡越填越早，學歷越填越高，在實踐中，當人事檔案記述內容模棱兩可時，其真實性在很大程度上只能憑人事管理人員的主觀判斷以及工作經驗而定，由此所帶來很多消極后果。

（五）人檔分離。隨著國家改革開放的深人，在一些學歷較高的員工中存在著出國熱“、跳槽”熱的現象。有兩方面原因造成員工離開本單位后的人檔分離。一是勞動合同末到期就辭職的員工，離開單位時，需要交納“勞動合同違約金”。有些人為躲避交納此違約金，于是棄檔一走了之。其二，有人認為出國了，一切從頭開始，用不著人事檔案了，所以忽視了保留其履歷的重要性，造成了“無頭檔案”的形成。這兩種情況在科研單位比較普遍，同時也給我們人事檔案管理工作帶來一定的困難。

（六）人事檔案利用工作水平較低。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是簽別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部檔案人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、事業單位人事檔案管理的對策

（一）提高認識，加強領導。進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）加強宣傳，增強檔案意識。首先學習宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識。員工是檔案的直接形成者，是保證檔案完整的基礎。要加強宣傳工作，提高大家對檔案重要性的認識，為了單位，也是為了自己，動員和爭取更多人關心、支持檔案工作。尤其我們檔案工作人員，要密切注意單位的人事變動情況。需要經常與人力資源部門和黨委保持聯系，用眼觀察，用耳了解，洞察單位中人員進出情況。耐心做準備離職員工的思想工作，向其講明檔案對于一個人前途發展的重要性.把檔案工作落實好，避免人檔分離現象的出現，確保檔案信息合法、真實、準確、及時、完整，維護檔案的嚴肅性、科學性和完整性。

（三）端正思想，愛崗敬業。檔案工作是枯燥的，有時容易產生得過且過的懶惰思想。從表面上看，一卷一卷的檔案整齊有序地排放在文件柜，它不會言語。你不去管它，短時間也出不了什么亂子，可細想起來那都是一個個鮮活生命書寫的歷史。我們檔案工作人員應該在管理中做到從心里尊重它，才能做好并且熱愛這項工作。因此，要做好檔案工作，要求我們必須端正思想，明確服務宗旨，樹立干一行，愛一行的良好職業榮譽感和責任感，以高度的事業心做好本職工作。不能因為我們的責任心沒到而使職工的檔案有缺損而沒能及時補正。同時檔案人員也要具備良好的職業道德和樂于奉獻的精神，甘當默默無聞的奉獻者，特別是要有嚴謹的科學態度和吃苦耐勞的精神。

（四）精通業務，搞好服務。檔案工作是一項專業性較強的工作，要求檔案人員必須具備必要的專業知識和專業技能。尤其是要求我們在工作中具有較強的條理性。只有熟悉業務，才能在繁雜的工作中做到條理分明。學無止境。在實踐工作中不斷地學習，認真鉆研業務技能，精通現代科學技術，是我們檔案工作者永恒的主題。只有不斷地學習，才能適應檔案工作發展的需要。

（五）遵守職責，保守秘密。保守國家機密是每個公民的義務，更是檔案管理人員的神圣職責。嚴格遵守《人事檔案管理制度》的規定和人事工作紀律，不能私自向外界提供或泄露檔案的信息，嚴格遵循查看、借閱檔案的批準程序，要頂住人情面子和金錢誘惑，堅持原則，減少泄密隱患。

（六）用技術手段，管理檔案。目前的人事檔案管理方法，局限于“看攤式”的管理。重管理、輕服務，方法繁瑣，管理水平不高。改革傳統的管理方式，要求管理設備現代化、管理水平不高。改革傳統的管理方式，要求管理設備現代化、管理手段現代化及管理人員的現代化，即檔案工作人員采用現代化思維，以計算機為主要工具，充分運用數據庫和各種辦公軟件，實現編目、檢索、統計等各項工作的自動化和現代化，恢復檔案的原始面貌，簡化整理工序，代替手工操作。通過網絡、電子檔案完全不受地域的限制，完全可以實行人事檔案資源的全社會共享，做到人才流動到哪里，檔案信息就跟到哪里，始終保持流動人員人事檔案內容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價值。

總之，我們檔案工作者無不感到重任在肩。抓住機遇，提高我們自身專業素質，提高檔案工作水平，充發揮檔案工作的作用、價值，適應新時期我國現代化建設的需要，是我們檔案工作者共同的努力方向。我們要依靠科技進步發展檔案事業，共同開創檔案工作的美好未來。

參考文件：

[1]李泓;規范人事檔案代理服務人事制度改革[N];中國檔案報;2007年.

[2]陳炳亮;人事檔案管理研究[D];蘇州大學;2003年.

[3]路春暉;;事業單位人事檔案管理工作的思考[J];黑龍江檔案;2010年06期.