公共圖書館戰略規劃的流程設計

黃淑英

（黑龍江省饒河縣圖書館 黑龍江 饒河 155700）

公共圖書館的戰略規劃包含若干主要環節，各自又包含很多具體的步驟，就流程設計而言，管理活動中的主要工作是重點考察的對象，整個戰略規劃流程可以由若干意義重大的主要行為序列構成。以下從公共圖書館戰略規劃的組織保障、目標確立、方案擬訂和文本編制等環節展開流程要素的討論。

理論意義上的戰略規劃通常起始于環境分析，但在實踐中，需要先期完成許多基礎性的工作。對于正在實施戰略規劃的圖書館，更多的要考慮規劃進程的銜接、轉換、更替；對于沒有規劃經驗的圖書館，則必須從組織建制、信息采集、信念樹立等方面奠定規劃分析與制定的基礎。

一、設立公共圖書館戰略規劃專職機構

在我國傳統的圖書館部室機構建制中，通常設有專門設立戰略規劃研發的獨立部門，發展規劃的制定工作—般由辦公室承擔。通過針對全球的規劃現狀調查和規劃文本分析，能夠發現很多國外圖書館的“委員會”負責戰略規劃的制定、實施、修訂和總結。具體而言，各圖書館展開規劃工作前，先組成以館務會為代表的項目小組或委員會統籌規劃工作，設立專職機構，該機構的成員除上級主管部門和圖書館的行政管理人員、圖書館董事會、委員會代表參加外，并有圖書館員工、社區機構及民眾代表參加，以廣征意見。

柯平教授主持的國家社科基金重點項目《公共文化服務體系中的圖書館戰略規劃模型與實證研究》開展了一項全國范圍內的大樣本問卷調查，結果顯示超過九成的圖書館員工愿意或非常愿意參與本館的規劃制定工作，表現出規劃設計的良好的群眾基礎。關于成立專門性圖書館戰略規劃委員會，持有必要或非常有必要的調查對象比例高達82.2%，而且該部門的創立在制定戰略規劃的準備工作中，重要性位居第二，僅次于“制定規劃進度表”。值得注意的是，在我國業界專家的理想預期中，負責戰略規劃的制定、監控、評估等工作專職部門的設立并非極為重要，主張必要性較小和較大的專家數量基本持平。稍有區別的觀點是館領導和中層管理者傾向于不設立專職部門，而教授和研究館員則正好相反。

創建戰略規劃的研發組織旨在為規劃制定以及后期的實施與評價的順利進行提供組織保障，盡管對于理想狀態的專家意見并不統一，但即使不贊成設立專門機構的專家也主張“需

要專人推進”；或是提出變通型的觀點，如：戰略規劃在制定時可考慮設置專門的部門或小組開展工作，一旦戰略制定，其監控、評估等工作則屬于正常工作范圍，由館領導組織實施即可。由此可見，研發機構的職責和功能是取得共識的，目前要解決的首要問題應該是機構成員的組織、配備。

在對規劃的理想預期中，超過80%的專家認為圖書館自身是合適的規劃制定機構，同時也有約一半的專家贊成依靠上級主管部門的做法；大樣本問卷調查中，超過半數的調查對象認為規劃由外部機構和圖書館聯合制定是最佳選擇。可以看出，負責規劃制定的人員應該不僅只局限在館內，館領導、中層管理者、上級領導、讀者代表、圖書館員工代表、系統內有關部門的代表和來自咨詢機構的顧問均被大多數專家認為是參與規劃的合適人選，還有專家甚至提出規劃參與面還應該擴大到政府部門、教育、公共文化、新聞出版、信息化部門，及本學科專家等所有利益相關者。另外，除了專門的規劃委員會，普通圖書館員工也能夠，并且也應該為戰略規劃的制定提供極為重要的信息，不應輕視圖書館員工對支持變革所作出的貢獻，應確保他們能暢所欲言，以制度化的渠道和形式，平等、自由地參與到委員會的討論中來。

綜上所述，可以明確地得到結論，應該在圖書館中設立專門負責戰略規劃分析與制定的研發機構，其成員應涵蓋本館各級管理者、圖書館員工和讀者代表、上級領導及館外各利益相關團體的代表，規劃研發工作可考慮依靠上級部門或借助咨詢公司。

二、收集圖書館戰略規劃基本信息

收集關于組織自身和外部系統的信息，把握關于歷史的進程和遠景的預測都是圖書館戰略規劃必須具備的前提條件。美國索諾馬縣圖書館的規劃進程曾由于經常缺乏必要的信息而被迫中斷，其顧問委員會發布計劃草案的會議也因此不得不無限期推遲。戰略發展的構想離不開對發展歷程、資源現狀、讀者需求等信息的認知，從宏觀的社會系統到微觀的社區讀者，均會對圖書館的規劃制定產生直接的影響。發達國家和地區已在相關信息的采集、整理和利用方面做出了很多有益的嘗試。

實踐表明，為了發現問題、統一認識、科學規劃、高效實施，通過各種渠道收集與發展規劃相關的各類信息既是戰略決策的重要參考，又是規劃活動順利開展的必要保障。借鑒國外的成功經驗，結合我國的現實國情，就信息涉及種類而言，應該包括幾大類型：一是宏觀統計數據，如國民經濟、文化、教育、新聞出版等相關行業的發展狀況；二是微觀統計數據，如本館的館室、設備、文獻、技術、人力資源，以及上級機構的各項基本情況等；三是相關制度規程，如教育、文化等領域的各類規章、條例、法規等；四是相關規劃文件，如國國外同類型圖書館的規劃文本，上級部門的發展規劃文件，政府頒布的本行業的中長期發展綱要等；五是組織內部觀點，如圖書館員工對未來遠景的展望，對戰略方向的建議，對發展現狀的評價等；六是社會需求意向，如讀者的閱讀傾向，社區人口的文化特征，信息服務的拓展空間等。就信息收集途徑而言，可以包括傳媒類渠道：報刊，影視，專業網站等；權威類渠道：通訊、年鑒等工具文獻，官方的工作年報、政府公告、白皮書、資料匯編等出版物；調查類渠道：問卷調查，網絡調查，專家調查，實地觀察，委托咨詢公司調查等；互動類渠道：研討交流會議，網絡論壇，公共郵箱，電話訪談，現場交流等；衍生類渠道；規劃個案推導，利用工具軟件推算等。

三、建立公共圖書館戰略規劃核心信念

在圖書館的戰略發展進程中，整個組織及其成員均會秉承一種對待自身存在的基本設想、理解、思考和感受，這種以事業價值觀為核心的信念是戰略思想必不可少的部分，行為標準規定了總的選擇趨向，是人們進行價值判斷和選擇、確立價值取向和追求的范型和定式。戰略規劃核心信念是組織長期不變的信條，既是成員情感聚合的文化戮合劑，又是組織自我認識的—個過程，甚至因其在成員中的共識屬性，成為組織最基本和持久的信仰。共享的核心信念具有引導、規范、凝聚、激勵和輻射作用，能夠激發全體圖書館員工的事業熱情，令個人價值與組織目標有機結合，從而推動圖書館戰略進程，促進美好愿景的實現。

作為戰略規劃核心信念的集中體現，使命是圖書館的存在理由、終極目標和最基本的社會職能的概括性陳述。使命陳述為特定圖書館描述了區別于其他組織機構的根本原因，通過簡潔清晰的語言，使命也能高度抽象地闡明圖書館事業發展的宗旨、哲學、信念、方向和原則。

圖書館使命的形成是內因和外因共同作用的結果，使命陳述的編制是戰略規劃核心信念具體化、書面化的過程。每個圖書館的使命會因歷史由來、發展現狀、服務宗旨、終極理想等影響因素而有所不同，但使命的編制可采用被絕大多數專家認可的上下結合的規劃流程，參考以下步驟進行：盡管各級、各類圖書館的使命陳述在體例、長度、內容等方面均會存在差異，但有一些要素得到了大多數戰略管理理論家和實踐家的認同。制定使命陳述時最主要的考慮因素包括：圖書館的業務范圍，核心職能，競爭對手，關鍵技術，核心價值和理念，財政運作基礎，主要優勢和劣勢，當務之急的行動，以及內部管理的原則等。

從我國的實際情況出發，圖書館的使命陳述應該反映出本館的存在理由、運營哲學和組織形象等方面的內容，具體要素包括：核心服務對象，主要服務內容和范圍，服務預期效果與價值，本館的社會員任和形象.核心資源與技術，對圖書館員工的關注，本館共享的價值觀和道德傾向等。在實踐中，特定的圖書館應該根據自身的具體情況，對以上內容進行有選擇地提煉與闡述，盡量言簡意賅、簡潔明快.做到使全館員工容易理解，甚至易于背誦。

戰略規劃核心信念的重要性毋庸置疑，正式確立的使命陳述應當具備以下特征：一是擁有寬廣的內涵和一定的抽象水準，為戰略的貫徹執行留出創新空間，提供細節填補及戰略調整的余地，并有利于有效調和企業內部存在的各種差異，同時，也要避免過于籠統，缺乏實質性重點；二是應起到戰略思維的模板作用，成為管理者進行科學決策的指導標桿。

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