試論檔案館微博之應用

劉永紅

（鹽城市檔案局 江蘇 鹽城 224002）

微博，即微博客（MicroBlog）的簡稱，是一個基于用戶關系的信息分享、傳播以及獲取平臺，用戶可以通過WEB、WAP以及各種客戶端組建個人社區，以140字左右的文字更新信息，并實現即時分享。[1]作為社會化媒體的新生力量，微博現已成為網絡輿論生成、人際交流、信息傳播的主要載體。

2009年11月，湖南省常德市桃源縣政府開通了國內第一家政府微博。此后，越來越多的政府機構、官員開通微博。據人民網輿情監測室發布的《2011年新浪政務微博報告》，截至2011年11月初，通過新浪微博認證的各領域政府機構10271家，個人官員微博8833個。微博日益成為政府重要的信息發布渠道、為民服務平臺和宣傳工作窗口。

“信息網絡化是時勢所趨，檔案界能否緊跟這一潮流，把握時代脈搏，決定著未來發展的成敗。”網絡為檔案館工作提供了全新的工作環境和工作方式，而微博則是檔案館在網絡環境下全新的自我展示窗口，是檔案館把自身傳統業務在時間和空間上向外延伸和擴展的新平臺，對檔案事業的發展有著積極意義。

一、檔案館微博的意義

（一）搶占輿論新陣地、樹立檔案新形象。“酒香也怕巷子深”。由于歷史和現實的諸多原因，人們對檔案館的認識存在一些偏差，把檔案館視作單一的檔案保存場所，甚至帶有生人勿近的神秘感。事實上，現如今檔案館已成為愛國主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務中心，政府信息公開中心和電子文件管理中心。在信息爆炸的互聯網時代，檔案館應積極適應時代發展形勢和要求，主動接觸新輿論陣地，主動占領新輿論陣地。通過綜合利用微博平臺，發揮微博傳播快、影響大、社會動員能力強等特性，向公眾宣傳介紹檔案館，優化檔案館形象，提高檔案事業的受關注程度和影響力，消除公眾的誤解，拉近與公眾的距離，吸引更多的人走進檔案館，認識檔案、利用檔案。在全社會形成一個良好的、適合檔案事業發展的大環境，推動檔案事業與社會發展共同進步。

（二）實現全方位的主動服務。檔案不是死氣沉沉的故紙堆，最終目的就是提供利用。如何開發、利用好檔案資源，更好地為經濟社會、人民生活服務，是擺在檔案工作者面前的一大問題。目前我國的網民已近5億，通過微博可以建立與網友之間的跟隨關系，使網友與檔案工作更加快捷地進行溝通交流。檔案館一方面可以通過微博實時跟進群眾的最新需求，另一方面也可以將微博作為平臺，向群眾及時發布一些諸如查檔熱點、展覽活動、學術交流、活動視頻連接、民生檔案介紹、家庭檔案整理指導之類的信息，努力拓展服務“路”，做實服務“事”，健全服務“網”，切實把資源優勢轉化為發展優勢，真正實現全方位的主動服務。

（三）匯聚民智，加強互動。微博本身是一種低成本信息交流平臺，本身基本不需要技術維護和軟硬件投入，卻能更加友好地推動信息互動，方便專業人士和普通網民圍繞檔案和檔案工作等話題隨時在線交流，建設一座溝通信息交流的橋梁。微博營造了開放的、共享的交流氛圍，網民可以轉發、評論感興趣的信息，可以通過微群一起圍繞某個學科、話題展開討論。檔案學者可以借助微博分享最新學術動態、理論研究前沿，搭建理論和實踐的橋梁，把握實踐中的新情況和新動向，尋求學術靈感，解決檔案理論和實踐接軌難的問題。檔案館工作人員之間可以就檔案工作共同關心的問題進行探討、交流工作經驗、互解工作難題。檔案館工作人員對外可以開展咨詢服務，參謀編篡選題，了解網友需求，既節約了成本，又提高了效率。

二、我國檔案館微博的現狀

數量偏少。以目前使用人數最多的新浪微博、騰迅微博來看，經過官方認證的檔案館微博的數量偏少（以下提到的用戶均指官方認證用戶）。以關鍵字“檔案館”來搜索：新浪微博共有36個用戶，其中僅8個用戶是現實中的檔案館，包括4個高校檔案館、2個普通檔案館、2個專業檔案館；騰迅微博共有1個用戶，而且是湖北宜昌城建檔案館副館長孟煒煒個人微博。考慮到“局館一家”的現實情況，以關鍵字“檔案”來搜索：新浪微博共有43個用戶，其中18個與現實中的檔案相關，包括檔案期刊雜志、高校檔案館、普通檔案館和專業檔案館；騰迅微博共有44個用戶，其中16個與檔案相關。由此可見，在政務微博如火如荼發展的今天，與其他政務微博如公安、交通相比，檔案館微博的發展比較緩慢、規模小，數量少。

內容貧瘠。有些檔案館微博開通后基本沒有更新，如“北京科技大學檔案館”，自2011年7月5日開通以來，僅發布了10條微博。有些檔案館微博內容多為轉發其他政務微博發布的信息，缺乏原創信息，如“銀川檔案”，共發布154條微博，其中原創微博僅18條。有些內容比較枯燥，大多為某月某日在某某地召開某某會議，以文字信息為主，圖片、視頻信息比較少，形式單一，乏人問津。

缺乏互動。有些檔案館微博的信息發布數和轉發量、評論量之間的比例不合理，很多時候發布一條信息連一個評論都沒有。有些偏重自說自話，沒有關注同行和其他政務微博。

三、檔案館微博的應用

（一）明確定位設定目標。檔案館微博作為政務微博，與一般的企業微博和個人微博不同，除了發布權威信息，拉近與公眾的距離外，更重要的是通過微博打造檔案工作網絡平臺，提高辦事效率。檔案館微博要明確自身機構屬性，調查了解網友特征，設定預期目標。檔案館具有文化存儲和文明記憶功能、同時還具有社會教育、文化傳播和休閑功能。檔案館的職責決定了檔案館微博必須堅持立足館藏資源，向社會提供公共服務。因此，“服務性”是檔案館微博的重要特征和努力方向。

（二）建立機制組建團隊。在建立檔案館微博之前，必須要確立微博管理規則，做好維護人員的培訓。主要培訓以下內容：微博專業培訓，包括社會化媒體知識、內容寫作、話題寫作、微博傳播知識等；客服互動培訓，包括客戶服務、輿情監測、互動評論、傳播營銷等；檔案業務培訓，包括法律法規、政策措施、館藏活動、行業熱點等。通過培訓，組建一支專業運營團隊，這支團隊需具備以下基本素質：較高的政治敏感性和責任感、扎實的檔案工作理論基礎、較好的輿情應對分析和文字駕馭能力、較好的溝通協調能力、親和力和適度的幽默感。

建立微博應用的管理機制，規范微博內容。盡管各個檔案館微博公布的內容側重點不一致，但對網友提問的最短回復時限、信息更新的最短頻率、對錯誤信息、過期信息及其他造誹謗等不良評論信息及時刪除等“規定動作”是可以統一的。這樣可以規范檔案館微博信息發布行為，提高可信度和權威性，利于檔案館微博長期保持生命力。

（三）精心“經營”保障內容。在微博內容上，要劃分模塊、優化界面、添加標簽、設置話題、增加鏈接內容架構，做到一目了然，條理清晰，便于網友查找瀏覽。在內容保障上可以包括以下幾個方面：政務公開類，包括法律法規、辦事流程等；檔案編研精品展示，由于字數限制，可以僅簡要介紹，將內容鏈接附后；活動推薦，如各種展覽、進社區等，可以配合有獎轉發、送券等增加人氣；業務指導，如家庭檔案整理，民生檔案查詢指南等；線上活動，如“曬曬我家的老物件”“、歷史上的今天”等；與其他政府部門的微博互動、轉發、評論等。信息更新要日常化，內容為王，原創為主。保持原創，堅持權威性、故事性、趣味性、人文性，增加關注度；適度轉發，做到高質量、有理由、有節制、重公益，保持熱度；溫情互動，加強與記者互動、與專家互動、與公眾互動，產生粘度。

微博的信息量巨大，日常更新速度快，為“鎖”住網友的注意力，檔案館微博必須堅持日常更新。建議通過建立文字信息庫、圖片庫、視頻庫，保證微博日常信息發布的供給從而吸引有興趣的網友長期跟蹤檔案館微博，建立起長久穩定的合作交流關系。

（四）構建矩陣形成合力。“一花獨放不是春，百花齊放春滿園。”為擴大檔案事業的覆蓋范圍，讓檔案館微博真正成為綜合性的檔案信息平臺，可以有選擇性地關注同行、同地區兄弟館局、下屬單位、上級館局，形成自上而下的檔案館微博網絡。關注檔案期刊雜志和檔案學科領域專家，加強學術交流和碰撞，激發學術靈感。加強館際、橫向、縱向乃至跨界的交流合作，全面融入政務微博大家庭，為提高政府辦事效率，公開透明辦實事貢獻蘭臺人的力量。

四、檔案館微博需注意的問題

（一）立足檔案工作本身。微博熱方興未艾，檔案館開通微博有諸多好處，但形式為中心工作服務。檔案館開通微博的終極意義在于檔案館自身的建設與發展，在于為社會公眾提供更好的服務。如果檔案館博營銷心理過重，縱然活動再精彩紛呈、語言再詼諧幽默、“粉絲”數量再龐大，脫離了檔案館實際工作本身，就成了虛假的繁榮。好像一口大鍋，遠看熱氣蒸騰，實際上鍋里什么都沒煮，到最后勢必會水干鍋毀。因此檔案館微博始終要立足檔案工作本身，牢記檔案工作者的職責和開通微博的目標，腳踏實地，擯棄浮躁冒進，貪多求快的心理。各級主管部門在制訂相關考核標準時，應結合各地實際情況和微博實際內容，綜合考慮，謹慎行事。

（二）“把雞蛋放在合適的籃子里”。目前國內的微博平臺主要有兩種，一是門戶網站的微博頻道，如新浪微博、搜狐微博、騰訊微博、網易微博、人民微博等；另一種是專門性的微博網站，如follow5、大圍脖、隨心等。這些微博平臺各有特色和用戶群。檔案館微博要想獲得廣泛而有針對性的宣傳效果，就必須考察宣傳對象的類型和使用習慣，選擇適當的微博平臺。

（三）與其它宣傳途徑有機結合。由于受信息內容140字限制，微博無法實現復雜、高深信息的傳達，而且信息更新快，先前發布的信息很容易被淹沒在更新的信息下，造成信息“沉底”現象，失去應有的關注度。因此要通過微博的一些應用，如關聯博客、瀏覽器插件、分享按鈕等，將檔案館微博與檔案網站、檔案博客、檔案學術電子期刊連接起來，形成一個全方位的檔案信息溝通傳播網絡，網友可以從微博方便快捷地連接到相關網頁，瀏覽更多的檔案信息。同時，應注意與傳統宣傳途徑如報刊雜志、電視媒體的無縫拼接，及時在微博上發布相關活動情況、報道內容，通過插入網址鏈接、圖片、視頻、音頻，全程跟蹤報道，實時滾動更新等形式，形成宣傳聯動效應，構建檔案宣傳集群，使各種宣傳途徑各司其職、揚長避短、協調發揮功能。最大限度地擴大宣傳范圍，加強宣傳效果，吸引更多的網友關注檔案，進而更深入地了解、參與檔案工作。

（四）微博傳播的不穩定性和高風險性。微博的便捷性和新穎性帶來了諸多好處，但其快速的擴散性能也給信息的安全使用帶來了挑戰，如何把握其傳播特性并制定使用策略是檔案館應用微博進行檔案宣傳時需要重點準備的事項。微博傳播信息十分快速，一些不實的信息會以驚人的速度傳播開去，需要第一時間反應，妥善合理處置。此外，傳統檔案宣傳技巧更多的是以信息傳播者的方式來傳播，轉換到微博平臺后，這種單向的、宣教的慣性傳播方式很容易激發網友的逆反心理，宣傳工作收不到應有的效果。微博是草根聚集、微言大義的平臺“，說官話、打官腔”不受歡迎，甚至會引來網友的反感。在發布微博信息時，語言文風既要實事求是，又要有親和力，盡量使用口頭語和網絡熱門詞匯，拉近與網友的距離，必要時甚至可以采用一些具有強烈感情色彩的詞匯，改變一成不變、生硬的官話風格，塑造檔案館親切友好、權威可信的新形象。

國內檔案館對微博的應用尚處于起步階段，只要認識到利用微博進行宣傳的先進性，針對各自的實際情況和宣傳需求，充分利用微博平臺，不斷積累經驗，推動檔案事業又好又快地發展。

[1]劉恒等著.政府信息公開制度[M].北京：中國社會科學出版社，2004.

[2]【美】休·休伊特著，楊竹山、潘浩譯：信息革命最前沿的定位]M].北京：中國鐵道出版社，2006.

[3]魏楠.淺析黨政機構和官員“微博熱”[J].理論導刊.2011（8）.

[4]馬少鋒.檔案利用需求心理研究[D]，2005-06-09.

[5]王妙婭.國內圖書館微博應用現狀及建議[J].圖書館學研究.2010（12）.

[6]武琳,謝曉靜.國內外檔案博客的發展與影響分析[J]北京檔案.2008(12).