基于知識(shí)管理的圖書(shū)館管理職能創(chuàng)新研究

呂光遠(yuǎn)

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江 哈爾濱 150076）

1.圖書(shū)館管理職能的一般認(rèn)識(shí)

1.1 決策

主要是對(duì)圖書(shū)館的奮斗目標(biāo)(包括長(zhǎng)期的和近期的)以及同實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)有關(guān)的一些重大問(wèn)題所作的選擇和決定。也就是為了取得預(yù)期的結(jié)果，從多種可以采用的備選方案中，有意識(shí)地選定一種行動(dòng)方案的過(guò)程。決策貫穿于圖書(shū)館管理的全過(guò)程，是管理的一個(gè)重要職能。

1.2 計(jì)劃

是指管理人員預(yù)先考慮和發(fā)現(xiàn)可以供他人采取的備選行動(dòng)方案的過(guò)程。計(jì)劃的內(nèi)容既反映出管理目標(biāo)的各項(xiàng)指標(biāo)，又規(guī)定著實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法、手段和途徑。因此，計(jì)劃是人們完成任務(wù)、進(jìn)行各項(xiàng)具體活動(dòng)的依據(jù)，是管理的另一個(gè)重要職能。

1.3 組織

就是根據(jù)圖書(shū)館的目標(biāo)設(shè)置工作機(jī)構(gòu)與確定分工的過(guò)程。組織職能有兩方面作用：一是按照管理目標(biāo)，合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，建立管理體制，確定各個(gè)職能機(jī)構(gòu)的作用，規(guī)定各級(jí)權(quán)力機(jī)構(gòu)的責(zé)任，合理地選擇和配備人員，建立一個(gè)統(tǒng)一有效的管理系統(tǒng)；二是根據(jù)各個(gè)時(shí)期任務(wù)所規(guī)定的目標(biāo)，合理地組織人、財(cái)、物，使圖書(shū)館的各個(gè)部門(mén)互相配合，各項(xiàng)業(yè)務(wù)與管理互相銜接，引導(dǎo)全體職員為完成計(jì)劃工作任務(wù)而努力工作。因此，組織職能是發(fā)揮管理功能的組織保證，是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的工具與手段。

1.4 指揮

就是管理者運(yùn)用組織權(quán)責(zé)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，按計(jì)劃目標(biāo)的要求，對(duì)下屬部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行指導(dǎo)和發(fā)令調(diào)度。指揮是通過(guò)下達(dá)命令、指示等形式，使系統(tǒng)內(nèi)部全體成員的意志服從于一個(gè)權(quán)威的統(tǒng)一意識(shí)，將計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)變成全體成員的統(tǒng)一行動(dòng)。因此，指揮是完成計(jì)劃任務(wù)、實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的有力杠桿，是一種帶有強(qiáng)制性的管理活動(dòng)。

1.5 控制

是指衡量當(dāng)前工作執(zhí)行情況并使之導(dǎo)向預(yù)定目標(biāo)的過(guò)程，也就是在執(zhí)行計(jì)劃過(guò)程中，對(duì)圖書(shū)館工作的標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析原因，采取措施糾正偏差，確保原定目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

1.6 協(xié)調(diào)

所謂協(xié)調(diào)，就是對(duì)圖書(shū)館的各個(gè)部門(mén)、各項(xiàng)工作實(shí)行統(tǒng)一的指揮和調(diào)節(jié)，使其趨向和諧，避免矛盾和脫節(jié)現(xiàn)象，以利于發(fā)揮圖書(shū)館系統(tǒng)的總體優(yōu)勢(shì)，保證計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在圖書(shū)館內(nèi)，協(xié)調(diào)的主要任務(wù)是從系統(tǒng)角度出發(fā)，平衡各個(gè)部門(mén)的人、財(cái)、物的分配，加強(qiáng)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的連接，解決部門(mén)與部門(mén)、部門(mén)與個(gè)人以及個(gè)人之間的矛盾，保證各部門(mén)及個(gè)人積極性的發(fā)揮，使其行為納入圖書(shū)館總目標(biāo)的軌道。

2.圖書(shū)館管理職能的調(diào)查分析

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，圖書(shū)館管理職能有何變化?對(duì)此問(wèn)題，根據(jù)盛小平教授的問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果顯示原有的6種職能——決策、計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制，雖然依舊存在，但是人們認(rèn)為知識(shí)共享、知識(shí)獲取、知識(shí)中介、知識(shí)轉(zhuǎn)化、交流、學(xué)習(xí)、教育、創(chuàng)新卻更加重要。

3.圖書(shū)館管理職能的變化

3.1 知識(shí)獲取

在現(xiàn)代社會(huì)中，圖書(shū)館應(yīng)當(dāng)是一個(gè)知識(shí)中心、文化中心、信息中心，各種知識(shí)信息的組織、傳播與利用是現(xiàn)代圖書(shū)館的工作核心。圖書(shū)館管理理應(yīng)走到以管理知識(shí)為核心的工作重心上來(lái)，最大限度地捕獲、挖掘、利用與傳播知識(shí)。因此，圖書(shū)館應(yīng)該發(fā)揮本身在信息組織的原有優(yōu)勢(shì)，挖掘并利用其知識(shí)獲取的管理職能。所謂知識(shí)獲取，就是從各種信息源中發(fā)現(xiàn)、提取和挖掘知識(shí)的過(guò)程。它可分為人工獲取、機(jī)器輔助的人工獲取、機(jī)器自動(dòng)獲取三種類(lèi)型。

3.2 知識(shí)中介

吳慰慈先生指出：圖書(shū)館是幫助人們利用文獻(xiàn)進(jìn)行間接交流的中介物。在知識(shí)管理時(shí)代，圖書(shū)館不應(yīng)再局限于文獻(xiàn)信息的管理，而應(yīng)根據(jù)不同用戶對(duì)知識(shí)的不同需求，通過(guò)為用戶提供有效的知識(shí)共享平臺(tái)來(lái)加速知識(shí)的流通與利用，充分發(fā)揮圖書(shū)館的知識(shí)中介功能與作用。

3.3 知識(shí)轉(zhuǎn)化

在圖書(shū)館管理實(shí)踐中，時(shí)常在進(jìn)行隱性知識(shí)與顯性知識(shí)、個(gè)人知識(shí)與集體知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化。圖書(shū)館的隱性知識(shí)分為個(gè)人隱性知識(shí)與集體隱性知識(shí)兩部分。個(gè)人隱性知識(shí)與個(gè)人有密切的關(guān)系，包含技術(shù)要素、認(rèn)知要素、經(jīng)驗(yàn)要素、情感要素和信仰要素。技術(shù)要素包含具體的訣竅、手藝、技巧和技能；認(rèn)知要素包括個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、吸收新知識(shí)的能力、判斷力、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力；經(jīng)驗(yàn)要素包括工作經(jīng)驗(yàn)、生活閱歷、思維模式、人際關(guān)系、興趣特長(zhǎng)等；情感要素包括人的喜怒哀樂(lè)、直覺(jué)、偏好和激情；信仰要素包括人的信仰、價(jià)值和奮斗目標(biāo)。集體隱性知識(shí)是圖書(shū)館全體員工長(zhǎng)期以來(lái)通過(guò)相互交流和相互協(xié)作所形成的工作理念、默契、信仰、經(jīng)驗(yàn)、親和力與凝聚力、技術(shù)、工作方式與方法、館員之間和館員與讀者之間的溝通與交流機(jī)制、圖書(shū)館對(duì)內(nèi)外環(huán)境和事件的應(yīng)付能力和協(xié)調(diào)能力、圖書(shū)館對(duì)外服務(wù)的整體水平和信譽(yù)等。促進(jìn)隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化是知識(shí)管理的首要任務(wù)。

3.4 知識(shí)共享

知識(shí)共享是指知識(shí)在所有者與其他人之間的交流、傳遞與應(yīng)用的過(guò)程。它包含兩個(gè)方面：一是知識(shí)所有者向組織貢獻(xiàn)自己的知識(shí)，使個(gè)人知識(shí)變成集體顯性知識(shí)，從而不斷壯大集體顯性知識(shí)；二是個(gè)人從集體知識(shí)或知識(shí)庫(kù)中吸收新知識(shí)，豐富自己的隱性知識(shí)。在管理實(shí)踐中，圖書(shū)館可通過(guò)實(shí)施兩種知識(shí)管理策略來(lái)履行知識(shí)共享的職能：一是編碼化策略(codification)，它是指通過(guò)圖書(shū)館內(nèi)部的管理機(jī)制和溝通渠道(如電子館務(wù))，將個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)化為編碼化的工作流程、數(shù)據(jù)庫(kù)或知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容。二是個(gè)人化策略(personalization)，它是指將沒(méi)有掌握某種知識(shí)的人和掌握該知識(shí)的人緊密地聯(lián)系在一起，主要通過(guò)人與人之間的直接交流實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。

3.5 交流

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，交流變得更加頻繁與重要。建立一個(gè)有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍，使員工之間的交流暢通無(wú)阻。這樣才能最大限度地使信息和知識(shí)在交流過(guò)程中得到融合和升華，使知識(shí)交流者得到啟發(fā)和提高。只有在交流過(guò)程中，才能更好地完成知識(shí)的學(xué)習(xí)、利用與創(chuàng)新。因此，交流成為圖書(shū)館管理的一個(gè)重要職能。

3.6 創(chuàng)新

現(xiàn)代圖書(shū)館管理的本質(zhì)在于創(chuàng)新，也就是說(shuō)，創(chuàng)新是圖書(shū)館管理的一種內(nèi)在功能。圖書(shū)館管理創(chuàng)新是多層面、全方位、全過(guò)程、全員性的，包括管理觀念創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理體制創(chuàng)新、管理機(jī)制創(chuàng)新、管理方法創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新等。管理創(chuàng)新實(shí)質(zhì)上是一種知識(shí)創(chuàng)新，它能使圖書(shū)館打破常規(guī)，改革管理工作流程，提高管理效率；能使圖書(shū)館以敏銳的觀察力密切關(guān)注圖書(shū)館未來(lái)發(fā)展的新趨勢(shì)、新動(dòng)向、新問(wèn)題；能以超前的意識(shí)進(jìn)行果斷決策，適應(yīng)未來(lái)的發(fā)展。因此，創(chuàng)新既是圖書(shū)館發(fā)展的原動(dòng)力，也是圖書(shū)館管理的一種重要職能。

3.7 學(xué)習(xí)

對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，學(xué)習(xí)變成了一種真正的競(jìng)爭(zhēng)要素和生存方式。這種學(xué)習(xí)實(shí)質(zhì)上是指組織學(xué)習(xí)。所謂組織學(xué)習(xí)，是指組織不斷努力改變或重新設(shè)計(jì)自身以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境的過(guò)程，是組織的創(chuàng)新過(guò)程。從知識(shí)管理的角度來(lái)看，組織學(xué)習(xí)是指知識(shí)狀態(tài)的改變，包含知識(shí)獲取、傳播、提煉、創(chuàng)造與實(shí)現(xiàn)，即獲取不同信息、分享共同認(rèn)識(shí)來(lái)開(kāi)發(fā)知識(shí)，以及增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)、知識(shí)和聯(lián)合過(guò)去與未來(lái)行為的能力。圖書(shū)館可以通過(guò)系統(tǒng)思考、戰(zhàn)略學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)、對(duì)話、建立共同愿景、信息系統(tǒng)的使用、反饋系統(tǒng)的利用、自我管理、知識(shí)共享宋推進(jìn)組織學(xué)習(xí)，使圖書(shū)館成為一種學(xué)習(xí)型組織，從而發(fā)揮圖書(shū)館管理的組織學(xué)習(xí)功能。

3.8 教育

圖書(shū)館從誕生的那一刻起就擔(dān)負(fù)著社會(huì)教育功能，是學(xué)校教育的有益補(bǔ)充。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)知識(shí)工作者而非體力勞動(dòng)者的需求越來(lái)越旺。繼續(xù)教育和各種形式的教育就成為全社會(huì)的行為。圖書(shū)館由于能夠提供大量知識(shí)信息的公益性服務(wù)，成為人們進(jìn)行素質(zhì)教育、繼續(xù)教育和終身教育的理想場(chǎng)所。因此，教育職能在圖書(shū)館管理中日益顯得重要。這體現(xiàn)在：圖書(shū)館一方面要通過(guò)舉辦多種方式的培訓(xùn)班、講座或?qū)W歷學(xué)位教育來(lái)加強(qiáng)用戶教育，培養(yǎng)用戶從數(shù)量龐大、紛繁復(fù)雜的信息中鑒別、檢索、選擇和利用知識(shí)的能力；另一方面要對(duì)圖書(shū)館員進(jìn)行多種方式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與知識(shí)更新教育，提高員工識(shí)別、組織、管理和創(chuàng)新知識(shí)的能力。

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