筑牢基礎 應用創新促文書檔案管理工作新發展

趙 月

（黑龍江省東煤建筑基礎工程有限公司 黑龍江 哈爾濱 150008）

舉世矚目的中國共產黨第十八次代表大會，于2012年11月8日在北京隆重召開，黨的十八大是黨在全面建設小康社會、深化改革開放關鍵時期和加快轉變經濟發展方式攻堅時期召開的一次十分重要會議，確定了今年經濟社會發展的各項工作，確定了深化社會發展的各項工作，確定了深化改革的重要任務。在這樣的大背景下，筆者通過學習十八大并結合多年文書檔案工作經驗，就加強文書檔案管理談幾點拙見。

1、強化文書檔案管理的基礎，嚴格公文制發順序，力求標準規范統一。從根本上說，檔案來源于文書。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案是由文書轉化而來的。文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。一是公文紙張尺寸規范統一；二是統一頁面排版形式并左側裝訂；三是檢查制發文是否履行簽發手續、是否符合審批權限、公文標題是否準確、主送抄送單位是否準確等；四是確保公文字跡清晰牢固；五是要注意合理使用文種，規范擬制格式，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，為檔案工作實施標準化管理奠定牢固的工作基礎。

2、要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作既是公文處理工作的最后一個環節，也是檔案管理工作的開始，直接關系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發到歸檔、管理，做到全過程監督管理，不遺漏每一個環節。文件材料辦理完畢，收集事件相關材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎性工作，定期按文件形成的規律及文件的性質，依據事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

3、強化“文檔一體化”意識。隨著現代科學技術，特別是計算機網絡技術的發展，傳統的文書工作和檔案工作分塊管理的狀況，在某種程度上已不能適應實際工作的需要，兩者在具體實際操作和銜接過程中存在著諸多不規范和脫節的現象。針對這種現象，檔案界提出了文檔一體化管理模式。所謂“文檔一體化”，就是從文書工作和檔案工作的全局出發，在公文生成制發到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統，體現出檔案工作的要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規范一體化，實現文書工作和檔案工作規范銜接和信息共享。文書工作是“文檔一體化”的工作基礎，文書人員必須具有較強的檔案意識，按照“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份文件。

4、提高檔案管理人員的專業化素質就必須注重人才的培養。實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備，檔案管理手段越是先進，對檔案工作者的專業化素質要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業務，還要掌握現代化信息技術，熟練運用計算機來進行電子信息的制作、使用、維護和管理，否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統的規劃和設計。同時，還要加強外語知識的學習，培養具有開拓進取和創新意識的復合型人才。只有這樣，檔案管理人員才能立足于現代化技術陣地，為檔案的現代化管理開辟一條新出路。另外，要建立起激勵機制，加強人才的培養，加快人才的成長速度，并讓這些人才穩定在檔案部門中，以建立起一支既掌握現代化科技知識與技能、了解檔案管理業務知識結構，又具有專業熱情，有為檔案事業做貢獻思想的檔案人才隊伍。

5、強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質量管理意識。不論文書工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都有樹立質量第一的觀念，明確認識各自的崗位責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理及公文歸檔工作均作了明確規定，檔案工作人員應該認真學習熟練掌握，在精通的基礎上認真執行。第三，要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。這是“全過程管理“的基礎。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范要求辦理公文。第五，配置的設備和工具是”全過程管理”的關鍵。同時還應注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決禁止。

文書檔案管理工作是一項系統工程，需要在高度重視的基礎上，積極采取科學、有效的工作舉措全力推進。只有在實際工作中把握關鍵，務求實效，文書檔案管理工作才能實現新的跨越，更好的為單位、各個部門開展公務活動服務。