淺談電子文件的生成特點、歸檔及管理原則

張 晶

（哈爾濱晶體管廠 黑龍江 哈爾濱 150018）

在我國大多數檔案館同時存在著紙質檔案和電子檔案，如何對兩種載體的檔案進行管理，需要檔案工作者不斷探索。電子文件作為一種新型的信息載體，不同于紙質文件的記錄形式，它帶給了檔案工作者全新的管理理念，它沖擊著傳統的檔案觀念和理論學說，在管理形式和管理方法上需要我們檔案工作者不斷學習和掌握，對傳統的檔案管理模式也產生了深刻的影響。記錄載體的革命，引起文件與檔案在內的記錄管理的革命，這場革命反映在管理技術、體制、方式、理念的各個層次環節上。由于任何一個方面的滯后都可能對管理目標的實現、管理系統的有效運轉帶來不良的影響，因此我們必須對電子文件管理原則進行探討，以適應電子文件、電子檔案發展的要求，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性和有效性。

一、電子文件的生成及其特點

1.電子文件的生成。在檔案名稱基本術語中被叫做“在數字設備及環境中生產，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。它的產生是人類社會政治、經濟和文化發展的必然結果，是現代技術的產物。

2.電子文件的特點。電子文件是通過計算機進行操作、傳輸和處理的文化，它“包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并符合文件的定義要求”。載體的特殊性，決定了電子文件具有與傳統的紙質文件不同的特點：即“信息的非人工識讀性”、“對系統依賴性”、“信息與載體間的可分離性”、“信息的易變性”、“信息存儲的高密度性”、“多種信息媒體的集成性”、“信息的可操作性”、“信息對元數據的依賴性”等等。

二、電子文件管理原則

1.全程管理原則。電子文件從其形成到銷毀或永久保存整個生命周期，建立一個完整的管理體制。

（1）全面的管理：從文件的生成到流程、管理規則、管理方法及質量要求，須建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標管理體系、程序體系和技術方法體系。

（2）系統的管理：建立在“大文件”的概念基礎之上，注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統事例和總體效應。注重充分利用管理系統的各種資源，以知識管理的理念，追求系統資源和信息資源最大共享和最大效益。

（3）過程的管理：對每個過程監控以過到對最后結果的控制，使系統產生的信息自動記錄體現。通過管理體制與模式的確定，管理系統的設計與運行，管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在整個生命周期受到嚴密的控制，體現全程管理的內容和理想。

2.前端控制原則。前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。文件形成為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，銷毀或永久保存為末端。要對文件形成前端的有效管理，電子文件的管理必須延伸到系統設計前端，把各項管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，功能納入到系統功能之中，是電子文件管理的重要保障，只有納入到前端，才能進行全程管理。

3.真空性保障原則。電子文件的真實性是指文件的內容、結構、背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。隨技術環境遷移，法律憑證作用維護其真實性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實性的維護。二是系統的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。

4.完整性保障原則。它是指電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。它包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形成的相關文件數量齊全；二是每份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責。

5.有效性保障原則。電子文件的有效性是指文件經過存儲、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內容的真實性。包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時應根據電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環境、相關的數據信息參數等。對電子文件的鑒定要從內容和技術狀態兩個方面進行分析，有效性檢測是技術分析的內容之一。在實際工作中應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

電子文件的真實性、完整性和有效性保證，應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。

三、電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔，是以數碼形式將整理好的電子文件的信息內容和它的環境條件一并轉存在磁盤或光盤等載體上保存。要在文件設計和形成階段就開始做起，要有檢查和更換制度，要確保安全性和可用性。

在實際工作中一個很突出的問題是，電子文件的設計和管理缺乏工作者的參與，或者因檔案工作者相關知識薄弱而無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。作為檔案工作者應當積極參與電子檔案的管理，了解和把握電子檔案的管理內容和基本目標，以便更有針對性地做好電子檔案管理工作。

1.保證電子文件載體物理上安全。這是使其能夠通過計算機的軟、硬件平臺完整準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。電子文件是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，因此，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，以確保電子文件的安全。

2.保證電子文件內容邏輯上的準確。電子文件的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺對電子文件的內容加以轉換，還原成人們能夠直觀理解與習慣閱讀的格式進行顯示。所以，必須采用積極的辦法，使保存的電子檔案適應新的技術，以達到永久保存和準確轉換與還原的目的。

3.保證電子文件的原始性。對于一些較為特殊的電子文件，必須以原始形成的格式進行還原顯示。

4.保證電子文件的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份電子文件，需要保存與其內容相關的信息。這些信息應包括相關的其他檔案文件系列名稱、存儲位置以及相互關系等。

5.對電子文件載體進行有效的檢測與維護。電子文件載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。即使是良好的保存環境，也難免不發生信息丟失或者讀出錯誤的現象。因此，對所保存的電子文件載體，必須進行定期有效的檢測與維護，以確保電子文件信息的完整性、可靠性。對電子文件的有效保存和維護，是一項重要而又復雜的工作，采用的技術和方法很多，其作用也各有不同。在對電子文件的保存與維護過程中，應當充分考慮環境、設備、技術、人員及電子文件的特點等綜合條件，制定可行的技術方案和工作模式，并采取行之有效的措施，以確保電子文件的安全可靠，使其能夠永久地處于可準確提供利用的狀態。

綜觀全局，在電子時代，要使人類活動的真實記錄保存下來，我們應認真研究電子文件的特點，及時總結出電子文件管理的原則，電子文件的歸檔管理；從而使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，這也正是我們全體檔案工作者應盡的職責。