如何更好發揮檔案館的社會功能

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案館的社會功能就是指檔案館面向社會，面向公眾所具有的檔案服務功能。它不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項基本功能，而且還具備保存人類文化遺產、維護歷史真實面貌、資政襄政、繁榮科研、發展經濟、宣傳教育等社會功能。發揮檔案館社會功能創造社會效益是檔案館的生命力之所在。

對于推動全國各級檔案館進一步加強服務功能建設，全面提高檔案館工作水平，應該在以下方面加大工作力度：

一、綜合檔案館的建設要科學規劃，投資到位，設計到位，加大力度

綜合檔案館是按行政區域設置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關資料，并向社會提供利用的機構。它更是面向社會，面向大眾，為本地區廣大群眾服務的信息中心和文化陣地。如果不突出重點，不管它發揮的作用大小，也不管它是否與當地的經濟發展相適應，一味地強調檔案館要上規模、上檔次，將有限的資金一點一點地分割，將對綜合檔案館的進一步發展構成威協，同時也會影響其他各級各類檔案館的發展，其最終結果將影響到整個檔案事業的向前發展。

二、加強檔案館的建設，提高整體結構布局

傳統管理模式上追求檔案館小而全的觀念，造成布局不合理，投資分散的現象，使資源得不到優化配置，盡管基層檔案工作者付出了很多辛勞，卻難以發揮它的社會功能，也很難長久立足于社會。

當前，在我們檔案館的布局上也要予以高度重視，要注意它的科學性、合理性，避免出現小而全，投資分散，功能不全的狀況。投資要盡量集中，保證重點，使其效益充分發揮，并帶動其他各級各類檔案館的發展。這也符合國家抓大放小的方針。對于一些部門檔案館、專業檔案館、或產生檔案數量不多、結構單一的地區應少設，或不設檔案館。避免出現爭相設立部門和專業檔案館的傾向。過于龐大、過于分散的布局，一方面使資金使用分散，造成人、財、物浪費，另一方面將使一地區形成的有價值的檔案保存過于分散，不利于檔案信息資源的合理流向；也會使檔案館館藏內容仍局限于“黨政檔案”，造成結構單一，與檔案館名實不符，難以發揮其社會功能。因此，國家檔案行政管理部門要充分認識這一點，同時要爭取國家在政策導向，資金投入上向檔案館傾斜，以保證檔案事業的持續發展。

三、開展多種多樣的檔案館宣傳工作

社會大眾對于檔案館的認識不夠深入，大多只是知道它是存放檔案的一個場所，這就需要我們加強宣傳工作。各級檔案館應抓住每一個機會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。

檔案館可創辦刊物在自己的宣傳媒介上設立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內容簡介、介紹檔案館知識，并在一定范圍內發行，以達到宣傳檔案館的目的。借助傳媒進行宣傳也是一個效果明顯的方式。電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所，是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團結協作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內容勢必會收到良好的效果。還可以通過設立宣傳欄，擴大人們對檔案館的認知程度，檔案館在自家門前或選擇適宜場地，長期設立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內容，定期介紹給公眾，也是一種行之有效的辦法。

四、優化館藏檔案結構，提高館藏檔案質量

目前各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著精蕪混雜，結構不合理的問題。盡管在上世紀80年代國家檔案局制發的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》中規定了收集建國后檔案的范圍，但實際上，館藏檔案中各級黨政機關、群眾團體產生的文書檔案多，科技檔案、專門檔案極少。使其名為綜合性檔案館，實為黨政機關檔案館。加之，還存在著大量重復的檔案及長期卷檔案沒有及時進行鑒定。這一系列問題嚴重影響了檔案館功能的發揮。

雖然政府的檔案可以看作不只是政府機構的歷史記錄，而且是一種重大的文化和科學的信息資源，在國家信息系統中，機構成了其中一個有意義的、基本的和對各方面都有用的要素具有廣泛的利用價值，但是，檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應該包括經濟、政治、科學、文化等各個方面的內容，即包括國家歷史發展的全貌，是國家和人民集體記憶的關鍵。為此，綜合檔案館應增強優化館藏檔案種類、結構的意識，正確認識處理檔案完整與精煉的關系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個國家、地區發展變化的全過程，同時從規章制度上減少重復文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優質的館藏資源為社會服務。

五、加強檔案人才培養，提高其素質和專業水平

社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。“檔案工作由保管、記錄活動的證據，變為確保這種證據的確實產生，進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變為檔案遺產的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變為在檔案形成過程中，明確歷史責任感的積極干預者。”

檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案館的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務，開展深層次的研究工作，發揮檔案的價值，為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。通過鉆研業務，提高工作水平。另外，檔案館工作者必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會，同時將新的形象展示給社會。筆者認為檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案館工作者應不斷增加自身的學識，提高自身的修養，陶冶自身的情操，以自己的博學以及良好的職業道德，贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案館的社會地位，更好地實現檔案館的社會功能。

六、加強檔案館之間的橫向聯合，并形成合力

我國不同檔案館的檔案信息資源的構成狀態，無論是數量上，或是質量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、各自的優勢，如果加強橫向聯合，發揮各檔案館館藏的綜合優勢和互補效應，打破區域界限，從更廣闊的空間加強聯系，提供綜合服務，聯合開發檔案信息資源，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，使檔案的利用向廣泛、縱深發展，那么檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立檔案館網、或以檔案信息服務集團的方式，實現檔案信息資源的交流與協作，形成合力，為今后加入社會的信息網絡打下基礎。

七、抓好檔案館各項業務工作，充分發揮其社會功能

檔案館為社會提供服務，使檔案價值得以實現，從而發揮其社會功能，要通過各項業務工作的良好運轉才能得以實現。因此做好館內各項業務工作，是使檔案館社會功能得以發揮的前提。

首先，豐富館藏、創造條件。沒有豐富的館藏“實現檔案館社會功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠因而也一直是檔案館工作者乃至專家、學者關注的焦點。

多年來由于國情的限制，認識的不足以及有關法規的不完善，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏數量的增加。量的多少成為檔案館是否壯大的標志，甚至被作為檔案館增編進人的條件，從而導致了館藏量的大幅度增加，大部分無價值的檔案被冠以“永久”、“長期”之美名，多年藏于庫內留之無用棄之可惜，既無助于檔案價值的發揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此，豐富館藏必須克服重量不重質的缺陷，在修改、完善有關規定的基礎上，將確實具有保存價值的檔案收集進館。

其次,加強檔案館的開放工作。檔案開放就是在無損國家和個人利益的前提下，將檔案向社會公眾開放以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作，是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規認真篩選，審慎鑒定符合開放條件的檔案，必須向社會開放。另外，應做好開放檔案的宣傳工作，通過發布公告等方式，向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內容，以便社會公眾知曉，為開放檔案之利用創造條件。

再次，提高編研工作水平。編研工作開展起來，周期長，見效慢。因此，在一些檔案館未得到領導的高度重視。無論在機構的設置上、人員的配備上，還是職能的安排上，都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入，為編研工作開展創造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平。

撰寫出具有較高使用價值、實用性較強，易于傳播的編研成品才能說明編研工作，在檔案館社會功能的實現中發揮了應有的作用。提高編研產品的質量要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應貫穿編研工作的整個過程。

最后，運用電腦參與檔案館的管理與利用工作。現在一部分檔案館雖然配備了電子計算機，錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現電子計算機檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺，另一方面有些檔案館把電子計算機的應用看作是實現現代化管理的“花架子”尚未認識到實現計算機檢索的迫切性。因而，檔案館工作效率不高，影響了其社會功能的實現。檔案館工作人員要提高認識，并與科研部門積極合作，盡快實現電子計算機檢索。

檔案作為一種信息若要充分發揮其作用，必須進入信息高速公路，進入社會的大信息網絡，這是實現檔案館社會功能的最佳手段。筆者認為目前應做到兩點，第一，檔案系統內盡快實現三級聯網。即市館、區縣館、檔案室三級聯網，使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流，為檔案價值的實現創造條件。第二，盡快加入公共信息網，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發揮檔案館的社會功能。

拓展檔案館的社會服務功能，既是全面建設小康社會對檔案工作的要求，也是檔案工作自身發展的需要。不斷拓展檔案館的社會服務功能，是檔案部門的一項長期任務。我們必須繼續深入探索拓展檔案館社會服務功能的有效方式和新的途徑，不斷提高檔案館服務廣大人民群眾的能力和水平，為實現全面建設小康社會的宏偉目標做出應有的貢獻。

[1]國家檔案局教育處.檔案文獻編篡學概要.

[2]李財富.中國檔案學史論-檔案管理（中國人民大學檔案學院2002屆博士生）.

[3]王宇暉.21世紀數字檔案館發展之我見.檔案與建設，2000（3）.[4]杜鵑.數字化檔案協調機構的建立.檔案與社會，2002（1）.