淺析人事檔案管理信息化建設

（石家莊市橋西區勞動就業服務局 河北石家莊 050000）

在世界信息化潮流的沖擊下，檔案工作將面臨更多的機遇與挑戰。隨著人事制度改革不斷深入、市場經濟的發展以及用工形式多元化，作為“信息資源之源”的檔案部門如何把握機遇、合理利用自身的優勢，避免劣勢和威脅，是人事檔案信息化建設能否順利發展的關鍵。結合目前人事檔案普遍存在內容失真、材料不全等問題。綜合考慮普遍存在現象，規避檔案或管理中不利因素，采取積極措施，以促進人事檔案管理的信息化建設。

一、人事檔案管理中存在的問題

人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料,記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程,真實和客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現在以下幾方面。

1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足

領導對人事檔案管理重視不夠,表現在人事檔案管理工作中,有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區,認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作,只要不丟失,不泄密,能做好外調、查閱就行了。因此,忽視人事檔案工作的管理,誠然檔案存在的問題也不會解決,其辦公場所、經費、人員沒有保障,檔案工作也就做不好。

管理人員配置不足，管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理,單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足,人事檔案管理工作量大,通常人事檔案管理大多數是由人事部門的工作人員兼職去做,屬于非專業人員管理,并且人員變動頻繁,管理水平不高,管理手段落后,對檔案工作投入不足,因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。

管理手段也較陳舊,在檔案管理手段上,由于沒有單獨的人事檔案管理軟件,管理人員一直采用手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時整理歸檔,出現檔案資料不完整的情況。調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。

管理人員業務不熟，大多數的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓,業務不熟,對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉,難以適應人事檔案管理工作。

2、人事檔案保密性不強

根據國家人事檔案管理制度的規定,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理,正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性,“組織意見”本人是不知道,而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3、人事檔案存在弄虛作假

人事檔案的生命在于其真實性,在現有人事檔案管理模式下,“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等,個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。或者是為了競聘較高級領導職位,偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復,給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現象屢屢出現,使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰。

4、人事檔案材料不完整

人事檔案內容短缺,材料內容不完整:如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強,沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料,導致收集檔案材料不全;有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放,沒有及時對材料鑒別歸檔;對檔案材料內容未認真審核,造成內容殘缺不全。

干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時,有的人能省則省甚至不填寫,敷衍了事;有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中,認為自己保管更安全,用起來也更方便,不愿意將材料交給檔案管理部門。

5、管理制度落后于人事制度改革

隨著人事制度改革不斷深入,人才流動日漸頻繁,選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理落后,沒有得到及時補充和修正,阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案,造成人事檔案材料不完整,給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。

二、人事檔案管理的信息化是市場經濟發展要求

隨著我國經濟發展、科學技術和文化的進步，傳統的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統人事檔案管理是以紙質版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術的發展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統的紙質管理變為現代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡??；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發揮，應該引起有關單位或部門領導的高度重視。

三、如何實施人事檔案管理信息化建設

1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識

領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理。

2、加大人事檔案管理信息化建設的投入

俗話說物質決定意識。實現人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。

3、培養人事檔案管理信息化建設隊伍

以人為本，培養人事檔案管理信息化建設隊伍，實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養復合型人才意識，定期組織相關專業技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業道德和素養，不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現貢獻出自己的力量。

4、實現人事檔案信息“三化”

通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現的目標是“三化”。即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，是為了改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規整分類，實現人事檔案信息數據的分類管理。所謂服務利用網絡化，是指借助于計算機網絡這一媒介實現人事檔案管理信息化，為單位內部實現資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網絡技術。只有實現檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。

5、人事檔案管理工作要制度化、標準化、現代化

隨著企業規模不斷擴大、人事制度改革和人員模式改變,對人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。作為企業的人力資源管理部門或組織部門,應該把當代管理學中的科學理論和方法與企業的人事檔案管理工作實際相結合,形成一套適合企業人事檔案管理制度化、標準化的管理方法,制定一系列管理制度。如:企業人事檔案管理管理條例、檔案管理機構及其職責、人事檔案保管制度的基本內容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉遞應遵守有關規定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規范,保證人事檔案管理工作在企業人力資源管理中取得最佳的效益?！?/p>