淺談電子文件的歸檔工作

郝明香

（河南鶴壁煤業〈集團〉有限責任公司 煤炭科學研究所，河南 鶴壁 458000）

近幾年，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸漸完善，使用“無紙化辦公”逐漸代替了以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上完成，文件從產生到處理結束幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術和管理方式產生了大量新的電子文件，面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應；因此，為適應現代管理制度和信息社會的發展，電子文件歸檔已成趨勢。與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒。我認為電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

1 電子文件歸檔的途徑

紙質檔案的載體較為安全，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；而電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。實踐證明，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，造成浪費。簡單而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

1.1 利用計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專門途徑

隨著單位計算機信息管理網絡的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術向檔案部門傳送，也可借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔的專門途徑，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統系統傳輸給檔案部門。檔案部門與辦公自動化和信息管理部門協商后，對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一的，應認可幾種通用性較強的軟件。

1.2 電子文件由計算機與信息管理部門負責歸檔

為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從“分散各異”轉向“集中統一”，打破立卷界限，更趨向于某一方或幾方職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或者直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件應存入光盤，最好不要用磁盤存貯。

2 建立電子文件歸檔制度，實現相關職能部門的交融

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的業務基礎，各單位都設定了分管分管領導和綜合檔案室，負責督促檢查本單位的檔案立卷歸檔工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像原立卷歸檔人員經常與檔案部門合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不能適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重托。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入人員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度。列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件的歸檔工作。

制定電子文件歸檔工作暫行規定，分別對歸檔范圍、歸檔單位與歸檔方法和要求做具體規定，設計電子文件歸檔目錄樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和歸檔人能夠盡快地接受這一新生事物，在對電子文件的來源進行廣泛調研的基礎上，選擇電子文件信息綜合性強的綜合辦和總工辦聯合做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。先后三次與他們專門研究電子文件歸檔工作，成立了電子文件歸檔工作小組，由總工程師擔任組長，綜合辦主任為領導小組成員，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出綜合辦、總工辦電子文件歸檔明細，經過多部門的配合與合作，現已將部分電子文件歸檔。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素較多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合相互配合與制約的工作方法。電子文件形成部門熟悉各項管理管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解大局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔工作中共同努力，形成質量較好的電子文檔。

3 歸檔“兩套制”的必要與簡化合一的可能

由于印章和簽名是文件生效的重要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性 ，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及地址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

在磁、光介質文件耐久性問題尚未解決之前，它于紙質檔案將并存很長時間，從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能增加檔案庫存的空間，緩解庫房緊張的狀況。

［1］關于加強電子文件歸檔工作的思考[J].檔案管理,2009,12.

［2］談現代辦公條件下電子文件與紙質文件的歸檔[J].山東電大學報,2008(3).

［3］關于推動電子文件歸檔工作的幾點思考[J].陜西檔案,2009(4).