現代高等學校檔案管理工作的探析

鄒晏秋 李育紅

（吉林化工學院，吉林 吉林132022）

0 引言

檔案是高校整個發展歷程中真實的記錄， 是不可再生的珍貴財產，在高校的事業發展中占有重要位置。 隨著現代科學技術和網絡技術的高速發達， 高等學校檔案的建設要充分認識檔案管理的特點，加快信息化建設的步伐，更好的為高等學校的生存與發展服務。

1 高等學校檔案管理工作的特點

高等學校檔案管理工作的歷史性。高等學校檔案記錄著學校的發展歷史，真實的反映了學校各個發展時期的精神面貌，是高等學校管理的重要組成部分。 學校為了生存和發展做出大決策時和在管理、教學、科研等日常工作時需要參考和研究檔案材料，借鑒歷史，展望未來，體現了高等學校檔案的歷史價值。

高等學校檔案管理工作的基礎性。 完整系統的檔案材料、準確規范的檔案檢索，是學校的教學安排、教學秩序、教學質量、科學研究和開展各方面管理工作的基礎和依據，通過高等學校檔案管理工作可以衡量學校管理水平的高低，影響著學校的整體發展。

高等學校檔案管理工作的多樣性。高等學校的管理部門和教學部門比較復雜，形成的檔案材料也就多種多樣，如傳統的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案，新時期形成的電子檔案等。 在傳統管理的基礎上，運用計算機軟件進行現代化管理， 即使用現代化工具對文件收集整理、復制傳真、查詢借閱等進行便捷管理。

高等學校檔案管理工作的廣泛性。 高等學校從社會招入學生，培養成高級專門人才又輸送回社會， 高等學校的科研成果也服務于社會，所以決定了高等學校與社會的緊密聯系。從學校建校起，積累了培養人才產生的招生、學業、畢業、學歷等全部的檔案材料。 高等學校的科研立項和技術開發過程中也會產生科研立項協議、技術專利、成果鑒定書等有價值的檔案材料，因此高等學校檔案為社會服務和被社會所利用是檔案管理的一個發展方向。

2 轉變觀念，強化服務意識

“以人為本，服務至上”是高等學校檔案管理工作的服務理念。 為適應高校教育事業發展的需要，檔案管理者必須明確工作職責，不斷強化服務意識，變被動服務為主動服務，主動與各部門溝通，了解學校發展的需求，隨時改進服務方式和方法。改變“重藏輕用”的現狀，尋求檔案管理工作的新途徑，針對服務對象和范圍，采取必要的措施，提高檔案的利用率。

2.1 為教育教學服務， 高等學校的教育教學工作面臨著深化改革和長遠發展，從課程設置至教學計劃安排，從高等學校重組到專業調整，無論改革之路走到哪一步，都會產生檔案材料，并在這一過程中利用檔案信息，積累總結經驗，做好決策工作，避免走彎路，高等學校檔案管理工作要為教育教學工作服好務，鋪平改革道路。

2.2 為科學研究服務，高等學校是進行科學研究、培養高級人才的搖籃。 科技檔案的價值體現在科學研究的整個過程之中，科技檔案材料中存儲的先進科技成果記錄， 為開展科學研究工作提供了重要依據，為科學研究的突破提供了重要保障，為取得科學研究成果打下了良好的基礎。

2.3 為教學評估服務， 高等學校的教學評估是衡量一所高校教學重量質量高低的重要標志。 大量的檔案材料是進行教學評估的基礎，為教學評估工作提供精準的檔案數據和真實的檔案材料，具有一定的參考價值。 對高校取得公平、公正的評估結果，做出了貢獻。

3 加快信息化建設

檔案信息化建設是社會發展的需要。所謂檔案信息化建設就是應用現代化科學技術手段和管理軟件對檔案信息資源進行整理、 保存，并提供現代化、網絡化服務的一種檔案管理模式[1]。

3.1 實現網絡管理

現代網絡技術的普及，加快了高等學校檔案管理信息化建設的進程。 通過檔案管理軟件可以實現檔案的網上管理，將各個部門需要歸檔的材料上傳到檔案管理網絡上，檔案管理者按檔案管理的要求進行整理和驗收，對大量的文字、報表、聲像等信息進行數字轉換、歸檔入庫、分類檢索等綜合處理，從文件的產生、歸檔、檢索、利用形成系統化管理，為實現高等學校檔案信息化建設打下了良好的基礎。

3.2 推行文檔一體化管理

所謂文檔一體化管理，就是將目前工作現實中各部門相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，取消案卷概念，按照文件材料的自然形成規律隨時組卷，實行一文一檔的管理模式，依據文件在不同階段所具有的不同性質而采取相應的手段統一籌劃管理[2]。 利用計算機設備把文件管理和檔案管理納入辦公自動化管理系統，從收文、發文、擬辦、簽發、傳閱等文書處理的過程，到接收、分類、檢索等檔案管理過程，做好銜接工作，進行一體化綜合管理，強化文件管理工作的規范化和標準化， 承接檔案管理工作的優良發展，完成了文檔一體化管理，有助于提高檔案管理的水平，推動了高等學校檔案管理信息化的建設。

3.3 做好設施管理

檔案信息化建設的相關軟、硬件和數據庫建設，是實現高等學校檔案信息化建設的前提條件。 高等學校擁有先進的科學技術資源，檔案管理工作要借助這一優勢，進行檔案管理應用軟件的開發和先進設備的配置。如配備相應數量的計算機設備和檔案管理軟件、復印機、掃描儀、打印機等，不僅要熟練操作這些先進設備，還要做好日常的維護和保養工作，使其發揮高數量、高效率的作用。

3.4 注重安全管理

高等學校檔案管理信息化建設過程中也會發生一些安全性的問題，應利用先進的科學技術手段來采取有效的安全措施。 制定嚴格的檔案信息化安全制度，責任落實到人；對檔案施行安全控制技術，訪問者需要身份驗證，拒絕非法訪問；引入科學有效的網絡安全策略，結合多種多樣的安全防范手段，及時對計算機病毒和黑客入侵等不安全隱患進行排查和清除。檔案的存儲安全和利用安全是信息化建設的重要保障。

［1］徐凱歌.高校檔案信息化建設與管理探索[J].中國教育信息化，2010（19）：23-24.

［2］趙靜.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].東省青年管理干部學院學報，2009（05）：150-151.