高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與對策思考

夏 慧

（肇慶學(xué)院 檔案館，廣東 肇慶 526061）

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在大學(xué)期間個人思想品德、學(xué)習(xí)、特長等方面的真實記錄，其主要內(nèi)容有：高中檔案材料、高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生學(xué)年鑒定表、成績單、黨或團籍材料、獎勵或處分材料、教育實習(xí)（師范生）材料、社會實踐材料等。

一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理模式多，歸口不一。2008年9月1日，教育部、國家檔案局聯(lián)合制定的《高校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）頒布實施，其中第十五條在文件材料歸檔范圍中增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案部門統(tǒng)一管理，使其與黨群、行政、教學(xué)、科研等其他門類的檔案一并成為高校檔案歸檔范圍的重要組成部分。《辦法》的頒布與實施，為高校學(xué)生檔案采用納入式管理模式提供了依據(jù)和保障。但是筆者從廣東省檔案學(xué)會高校系統(tǒng)委員會了解到，實際上納入式管理模式在我省高校并未得到普遍執(zhí)行，至2011年底，廣東省成立了檔案館的13所高校中只有5所學(xué)校將學(xué)生檔案實體納入了檔案館管理，沒有成立檔案館（室）的高校中只有極個別的學(xué)校采用了納入式管理模式。據(jù)不完全統(tǒng)計，全省將學(xué)生檔案實體納入檔案館管理的高校不足6%。目前，學(xué)生檔案管理仍存在多種管理模式，有的歸口檔案部門管理，有的歸口各院（系）管理，有的歸口學(xué)生管理部門或就業(yè)管理部門管理。但是，除檔案部門外，其他部門的管理人員一般是兼職的，大多未經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和技能，難以達到檔案專業(yè)化管理的要求，工作難免出紕漏。

（二）管理缺標(biāo)準(zhǔn)，無規(guī)范。作為干部人事檔案重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案，國家沒有頒布專門的管理法規(guī)，《辦法》雖然將學(xué)生檔案單獨設(shè)類，但相關(guān)內(nèi)容只提及學(xué)生檔案的歸檔范圍，而對如何收集、整理、何時歸檔等問題卻只字未提，對人員編制、經(jīng)費、庫房等管理問題也未作出規(guī)定，其內(nèi)容過于簡單。因此，學(xué)生檔案管理工作只能參照中組部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》來進行，針對性不強。由于沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒有明確的收集歸檔規(guī)定，學(xué)生檔案存在歸檔不齊全，文件材料不符合歸檔要求，檔案材料利用價值不高等一系列問題。

（三）管理方式落后。目前，大多數(shù)高校學(xué)生檔案以紙質(zhì)檔案為主（除高中檔案外），管理手段仍限于手工操作，這種落后的管理方式與高校擴招特別是就業(yè)渠道多元化的現(xiàn)實極不適應(yīng)[1]。由于沒有專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，沒有電子檔案，學(xué)校無法為用人單位提供便捷的檔案查詢途徑和準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，學(xué)生檔案的查詢、轉(zhuǎn)遞效率十分低下，而且加大了管理人員的工作量。據(jù)華中師范大學(xué)檔案館統(tǒng)計，該校在利用校園網(wǎng)提供畢業(yè)生檔案去向信息之前，在每年的7-8月檔案轉(zhuǎn)遞、查詢高峰期，每日僅接聽相關(guān)電話就多達30多個，工作量相當(dāng)大[2]。

（四）部分高校檔案部門不愿意接管學(xué)生檔案。主要原因有：一是保管期限問題。學(xué)生檔案屬于人事檔案范疇，學(xué)生離校走上工作崗位之后，檔案就被納入其工作單位的人事檔案中，在高校只是短暫保存，具有周期性和流動性的特點。因此，相當(dāng)多的檔案人員并不主張將學(xué)生檔案實體存放在學(xué)校檔案部門，認(rèn)為學(xué)生檔案既不能豐富館藏，又非學(xué)校資產(chǎn)，不具備收藏的意義，納入管理后反而占用了檔案館（室）有限的庫藏空間[3]。二是存在協(xié)調(diào)難的問題。據(jù)調(diào)查，實踐中將學(xué)生檔案實體完全納入檔案部門管理的效果并不十分理想。學(xué)生檔案工作涉及校內(nèi)較多部門，檔案管理部門需要擁有一定的協(xié)調(diào)管理職能，但目前除少數(shù)高校的檔案館是學(xué)校直屬單位外，大部分高校的檔案部門是非獨立機構(gòu)，只是執(zhí)行部門，不是職能部門，一般掛靠校長辦公室，有的甚至只是校辦的一個科室，這樣的檔案部門無法對全校檔案進行綜合管理與協(xié)調(diào)。三是檔案管理人員不足的問題。近幾年，高校由于“跨越式”的發(fā)展，萬人大學(xué)屢見不鮮，如筆者所在的這類建校時間并不是很長的地方本科院校，在校生已突破20 000人，而學(xué)校綜合檔案室只有2～3名專職人員的情況相當(dāng)普遍。據(jù)“廣東高校檔案信息服務(wù)情況調(diào)研報告”所反映的對全省52所高校（其中本科院校28所，高職高專學(xué)校24所）檔案工作人員隊伍狀況進行調(diào)查的情況是：省內(nèi)除了早在1989年就成立了檔案館的中山大學(xué)有20多名專職檔案人員外，有10所高校的專職檔案人員是4～9人，其余約79%的高校只配備了1～3名專職檔案人員，與高校擴招的規(guī)模相比，檔案管理人員嚴(yán)重不足[4]。而學(xué)生檔案收集、整理具有時間集中性的特點，在每年的6月份學(xué)生畢業(yè)離校前夕和9月份新生入學(xué)時，這兩個時段有大量的檔案流出或流入學(xué)校，特別是畢業(yè)生檔案，數(shù)千份檔案必須在1～2個月內(nèi)整理、轉(zhuǎn)遞完畢，工作量相當(dāng)大。加上畢業(yè)生檔案寄出后，有些學(xué)生并不重視個人檔案的落實情況，沒有在規(guī)定的時間內(nèi)查詢檔案下落，直到畢業(yè)多年后，才查詢檔案的去向和寄發(fā)情況，這種情況的電話和面詢次數(shù)非常頻繁，這也增加了檔案人員的工作量。雖然一些學(xué)校將原來管理學(xué)生檔案的工作人員一并納入檔案部門管理，但與增加的工作量相比，檔案人員的數(shù)量還是遠遠不夠。

二、改進和完善學(xué)生檔案管理工作的措施

學(xué)生檔案能從各個側(cè)面客觀地反映出一個學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的能力、水平及最終的培養(yǎng)結(jié)果，能夠為用人單位提供選拔人才的依據(jù)，同時也是檢驗學(xué)校教學(xué)成果和提高教學(xué)質(zhì)量的重要參考資料。為此，高校檔案管理部門必須認(rèn)真分析并解決目前高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，不斷提高學(xué)生檔案管理水平。

（一）增強意識，理順管理體系。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門應(yīng)增強檔案管理意識，從思想上重視學(xué)生檔案工作，制定出學(xué)生檔案管理條例，從而厘清檔案機構(gòu)與學(xué)生管理職能部門、院系之間的職責(zé)范圍和工作流程，使學(xué)生檔案管理部門與各院系、機關(guān)各部門形成良好的聯(lián)絡(luò)體系。同時，還應(yīng)制定和完善學(xué)生檔案管理制度，明確檔案工作職責(zé)范圍和崗位職責(zé)，并將學(xué)生檔案管理工作列入有關(guān)部門的目標(biāo)管理考核范圍之內(nèi)。其次，應(yīng)創(chuàng)新管理模式。在目前學(xué)生檔案納入式管理條件普遍不具備的情況下，高校可采取逐步過渡的管理方式。例如：華南理工大學(xué)采取“雙重管理”模式，這種模式是比較可行的。具體來說就是學(xué)生檔案實體暫不納入檔案館保管，在經(jīng)費、人員不變的情況下，將學(xué)生檔案室列為學(xué)校檔案館的一個分室，實行分級管理，檔案館對學(xué)生檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃，提出具體的管理要求，統(tǒng)一業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案分室在所在部門領(lǐng)導(dǎo)下自主管理學(xué)生檔案，這也符合《辦法》第七條有關(guān)分室單獨保管的規(guī)定。再次，建立學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。無論學(xué)生檔案實體是放在哪個具體部門管理，都應(yīng)有專人負責(zé)，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量配備適量編制的專業(yè)人員。此外，各院（系）還應(yīng)配置以學(xué)生檔案管理工作為主的兼職人員，并明確專、兼職管理人員的工作范圍和崗位職責(zé)，以保證大學(xué)生檔案從入學(xué)接收到日常大學(xué)生檔案管理以至畢業(yè)轉(zhuǎn)遞，每一項工作程序都有人員負責(zé)。

（二）加強學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。為改變高校學(xué)生檔案管理“八仙過海，各顯神通”的現(xiàn)狀，國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在《檔案法》的指導(dǎo)下，從學(xué)生檔案管理的實際出發(fā)，盡快制定高校學(xué)生檔案管理工作準(zhǔn)則或細則之類的法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依，有章可循，使《辦法》更具操作性[5]。然而，在國家還沒有頒布相應(yīng)規(guī)章制度的前提下，各省也可借鑒江蘇、四川等省的做法制定本省的高校學(xué)生檔案管理辦法。

（三）加強學(xué)生檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，學(xué)生檔案數(shù)量也逐年增多，在信息需求與利用呈多樣化、綜合化和社會化的趨勢下，實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是學(xué)生檔案建設(shè)與管理工作的客觀要求。高校必須采取有效措施，建立學(xué)生檔案信息庫，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補充，保證數(shù)據(jù)的真實完整；建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式，使電子檔案與原始檔案相互結(jié)合，互為補充[1]。電子檔案的應(yīng)用不僅可以減輕管理人員的工作負擔(dān)，也可以簡化不同主體間查閱學(xué)生檔案的復(fù)雜流程，還能一本多讀，提高工作效率。目前，已有部分高校開始利用校園網(wǎng)提供畢業(yè)生就業(yè)信息和畢業(yè)生檔案去向信息，以滿足畢業(yè)生及用人單位的需求。如中國人民大學(xué)、華中師范大學(xué)、中國地質(zhì)大學(xué)等高校檔案館的網(wǎng)頁上都設(shè)有“畢業(yè)生檔案去向查詢”窗口，畢業(yè)生只需輸入學(xué)號和姓名即可在線查找到自己的檔案轉(zhuǎn)遞情況，減少了電話查詢次數(shù)，節(jié)約了社會資源。

（四）加快管理隊伍建設(shè)。只有素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強的管理隊伍，才能滿足社會發(fā)展對學(xué)生檔案管理工作所提出的新需求。為此，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取以下措施：一是通過各種途徑將思想好、責(zé)任心強、愿意做學(xué)生檔案工作的人才充實到專、兼職管理隊伍中來，并且保持隊伍的相對穩(wěn)定；二是加強對學(xué)生檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；三是通過業(yè)務(wù)交流、進修、培訓(xùn)和深造等方式提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

總之，學(xué)生檔案管理工作是高校的一項重要工作，是學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、使用人的可靠憑證。因此，高校應(yīng)認(rèn)真貫徹落實《辦法》，進一步加強學(xué)生檔案管理工作，真正實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，以更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的服務(wù)作用。

[1] 徐靜娟.貫徹27號令，完善高校學(xué)生檔案管理工作[J].檔案與建設(shè)，2010（8）：54-55.

[2] 劉婧.高校服務(wù)型檔案網(wǎng)站建設(shè)的實踐與對策——以華中師范大學(xué)檔案館網(wǎng)站為例[J].檔案管理，2011（2）：38-40.

[3] 彭勁.高校學(xué)生檔案不宜采用納入式管理模式[J].蘭臺世界，2007(5)：10-11.

[4] 唐啟軍，陳艷歡.走出困境迎接挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2008（8下）：24-25.

[5] 夏文.高校學(xué)生檔案管理的問題及發(fā)展方向[J].北京檔案，2010（9）：21-22.