圖書館預(yù)算精細化管理芻議

唐 靜

(湖南圖書館 湖南長沙 410011)

1 圖書館實行預(yù)算精細化管理的背景和意義

圖書館事業(yè)發(fā)展的新局面需要資金保障。但政府撥款根本無法跟上圖書館事業(yè)發(fā)展的步伐，如何提高財政資金的使用效率，讓有限的資源配置發(fā)揮最大效率，已成為公共圖書館財務(wù)管理的重要內(nèi)容。早在20世紀(jì)50年代，日本的企業(yè)就提出一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的精細化管理理念。預(yù)算管理作為財務(wù)管理，直接影響著公共圖書館財務(wù)運行狀況和可持續(xù)發(fā)展能力。圖書館預(yù)算管理引進精細化管理理念，以精細化的管理模式對預(yù)算的編制、實施、執(zhí)行、績效考核等各環(huán)節(jié)進行有效管理，從而從物質(zhì)層面保證圖書館發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。

2 圖書館預(yù)算粗放化管理和精細化管理的優(yōu)劣分析

2.1 圖書館預(yù)算粗放化管理的劣勢

(1)預(yù)算編制依據(jù)不足，缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，難以有效控制。

一般財政撥款單位采用的是零基預(yù)算。對于公用性支出，主要是在借鑒上年度預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的基礎(chǔ)上，簡單地結(jié)合當(dāng)年財政狀況略加調(diào)整編制完成的，使得預(yù)算過于粗糙與寬松。對于新增的項目支出，由于缺乏可參考數(shù)據(jù)，沒有詳細的可行性分析，更沒有成體系的科學(xué)分析方式，編制結(jié)果往往帶有很大的隨意性，在最終的執(zhí)行過程中會發(fā)生較大的偏差。目前大多數(shù)圖書館實行的預(yù)算是財務(wù)部門根據(jù)上級要求的口徑進行編制的，在單位內(nèi)部并沒有形成整體制約力，不利于把圖書館業(yè)務(wù)活動經(jīng)費的需要同財務(wù)預(yù)算有效的控制起來，容易造成執(zhí)行與預(yù)算兩張皮的局面。

(2)預(yù)算執(zhí)行中調(diào)整較多，缺乏嚴(yán)肅性。

由于預(yù)算編制過程中的粗糙、不科學(xué)，使得很多單位形成了“重決算、輕預(yù)算”的觀念，認(rèn)為預(yù)算只是一個判斷趨勢的工具，因此變更是很正常的事，而沒有認(rèn)識到預(yù)算本身應(yīng)具有嚴(yán)肅性。尤為突出的是新增項目的預(yù)算，由于無可比性，從方案到預(yù)算被調(diào)整的機率非常大，往往容易造成資金短缺的局面，預(yù)算的實際執(zhí)行難度加大。

(3)預(yù)算編制科目陳舊，不能適應(yīng)業(yè)務(wù)開展及統(tǒng)計需要。

財務(wù)部門的預(yù)算是從經(jīng)濟科目的角度出發(fā)，同當(dāng)?shù)刎斦能浖榆墸A(yù)算編制的科目是所有行政事業(yè)單位通用的，雖然也設(shè)有個別的專用科目，如圖書館購置就有“其他基本性支出——其他”來對應(yīng)，但其他許多業(yè)務(wù)活動無法用通用科目來反映，即使反映了也不便于業(yè)務(wù)口徑的統(tǒng)計。圖書館業(yè)務(wù)部門的預(yù)算往往是從實際業(yè)務(wù)活動的需求出發(fā)，但是業(yè)務(wù)部門認(rèn)為財務(wù)部門不了解具體情況，制定的目標(biāo)過高或者過低，勢必會影響業(yè)務(wù)部門的發(fā)展規(guī)劃。在年終總結(jié)時，從業(yè)務(wù)活動角度出發(fā)的經(jīng)費統(tǒng)計數(shù)據(jù)無法從財務(wù)部門的科目中直接獲取，需要通過其它途徑間接獲得，給財務(wù)部門加大了工作量。

(4)預(yù)算執(zhí)行責(zé)任界定不明確，缺乏考評制度。

預(yù)算執(zhí)行責(zé)任界定不明確直接導(dǎo)致經(jīng)費監(jiān)督流于形式，進而造成經(jīng)費管理失控，比如，年終突擊開支、預(yù)算出現(xiàn)赤字都是由于執(zhí)行責(zé)任不明確造成的。當(dāng)前財政對“三公”經(jīng)費管理非常嚴(yán)格，嚴(yán)格壓縮，絕不能超支，但實際支出過程中涉及單位的部門多、人員廣，責(zé)任沒有明確到個人，往往真正需要開支該項經(jīng)費時卻無錢可花。財務(wù)部門只能從單位總量來控制，不能具體控制，這也是預(yù)算執(zhí)行責(zé)任不明確造成的后果。在預(yù)算管理上缺乏考評量化指標(biāo)，監(jiān)督處罰的板子打不到個人身上，預(yù)算的嚴(yán)肅性也沒有保證。

2.2 圖書館預(yù)算精細化管理的優(yōu)勢

預(yù)算精細化管理順應(yīng)了公共財政制度改革不斷深化，事業(yè)單位自身改革發(fā)展逐步推進的要求。我國2013年1月1日正式啟用新的《事業(yè)單位會計制度》和《事業(yè)單位會計準(zhǔn)則》，將更進一步規(guī)范事業(yè)單位會計行為，提高事業(yè)單位會計信息質(zhì)量，從而達到加強事業(yè)單位預(yù)算管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理和績效評價的目的。新會計準(zhǔn)則中也首次提出“財務(wù)會計與預(yù)算會計信息并重”，從預(yù)算精細化管理的角度來實現(xiàn)預(yù)算績效的“提高監(jiān)督績效”和“控制成本”的“雙目標(biāo)”。

預(yù)算精細化是加強圖書館財務(wù)管理，規(guī)范圖書館財務(wù)流程的具體實踐。圖書館的財務(wù)管理始終是圍繞著為圖書館業(yè)務(wù)工作服務(wù)而開展，既要保證業(yè)務(wù)工作的順利開展又要保證資金合理使用。而預(yù)算精細化管理是將財務(wù)部門控制的資金進行合理化分配，所有業(yè)務(wù)活動的開展以預(yù)算為標(biāo)尺，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，從而提高預(yù)算管理科學(xué)化水平，發(fā)揮預(yù)算管理的最大效能。同時也優(yōu)化了圖書館業(yè)務(wù)流程，二者取得相互平衡，達到雙贏。

3 圖書館預(yù)算精細化管理的幾點建議

3.1 加強制度建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行，為單位預(yù)算順利進行提供制度保障

近年來上級財政部門要求預(yù)算單位預(yù)算便是決算，預(yù)算如何例示，決算如何執(zhí)行。要保證預(yù)算順利的執(zhí)行，做到不隨意調(diào)整預(yù)算，需要用制度進行約束。

建立完善的會計核算和會計信息披露體系，是提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、加強事業(yè)單位成本核算與績效評價的客觀要求，是配合公共財政體制改革、促進圖書館事業(yè)健康發(fā)展的重要內(nèi)容，也是落實財政科學(xué)化、精細化管理的制度基礎(chǔ)和重要舉措。

資產(chǎn)管理部門應(yīng)建立一套完整的采購、維護、使用、報銷的管理制度，建立各種資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的動態(tài)采集機制，保證全面掌握各類資產(chǎn)的采購更新、使用年限、維修次數(shù)、維修金額及報銷年限等資產(chǎn)信息的變化情況，為預(yù)算編制提供了全面準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)管理部門的實物賬同財務(wù)部門的資金賬要建立一一對應(yīng)關(guān)系，無論是在采購還是剔除都要同時登賬，以便發(fā)揮圖書館的資產(chǎn)使用的最大效果。

此外，還需建立財務(wù)管理制度，如財務(wù)人員崗位職責(zé)、現(xiàn)金管理制度、備用管理制度、固定資產(chǎn)使用管理制度等;還包括與圖書館業(yè)務(wù)工作相關(guān)的管理制度，如圖書館業(yè)務(wù)窗口延誤費收取制度、車輛管理制度、出差報銷制度等，逐步規(guī)范基礎(chǔ)工作，分清各部門職責(zé)權(quán)限，互相配合，嚴(yán)格按制度辦事，最大限度地提高各項資金的使用效益。

3.2 項目支出預(yù)算精細化，業(yè)務(wù)活動整合處理，合理例示會計科目

圖書館除了圖書借閱以外還涉及到各種活動、展覽、講座、社會培訓(xùn)等等，各業(yè)務(wù)部門在編制各自的業(yè)務(wù)活動經(jīng)費預(yù)算時是從業(yè)務(wù)活動具體開展的實際情況出發(fā)的。由于在財務(wù)部門的預(yù)算編制科目中并沒有對應(yīng)這些業(yè)務(wù)活動的科目，需要分散到對應(yīng)的會計科目中，為了預(yù)算編制和執(zhí)行的方便，采取對涉及的各類業(yè)務(wù)活動的經(jīng)費進行整體打包的編制方法，把各類相似的活動放在一個項目中，再在項目中合理的細分到對應(yīng)的會計科目，并對各類活動按其規(guī)模、影響力、重要性進行項目排序，既要確保重點活動的順利進行，也要確保了全年日?；顒拥捻樌_展。

3.3 實行經(jīng)費配合業(yè)務(wù)歸口管理，做到各司其職，有計劃的微調(diào)預(yù)算

財務(wù)部門年初將日常業(yè)務(wù)經(jīng)費按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分配到各業(yè)務(wù)部門，由部門負(fù)責(zé)人合理配置資金，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人既對這部分資金使用負(fù)責(zé)，也對由此產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動負(fù)責(zé)。各業(yè)務(wù)部門及時向財務(wù)部門反饋業(yè)務(wù)活動的實際變化情況，財務(wù)部門進行有計劃的微調(diào)預(yù)算。這樣財務(wù)部門既對預(yù)算的使用范圍、進度情況進行控制和監(jiān)督，實現(xiàn)了經(jīng)費歸口管理、預(yù)算的精細化管理，也確保了預(yù)算的準(zhǔn)確性。如，圖書購置經(jīng)費按文獻類型、讀者需求類型等進行經(jīng)費預(yù)算總額分配到對應(yīng)的部門，由具體部門負(fù)責(zé)所管轄的這部分文獻的采購，一方面在資金總量上有控制，不會出現(xiàn)預(yù)算超標(biāo)的現(xiàn)象;另一方面從業(yè)務(wù)角度提出一系列的相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，如借閱總量、借閱率、借閱總?cè)舜蔚?，將預(yù)算執(zhí)行考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)有效的結(jié)合在一起。

3.4 圖書館預(yù)算精細化管理需要績效考評體系

績效考評體系目前通認(rèn)的評價內(nèi)容為5E，即經(jīng)濟(economy)、效率(efficiency)、效果(effectiveness)、公平(equity)、環(huán)保(environmental protection)。圖書館需要在預(yù)算管理的效率和效果兩方面實現(xiàn)可量化考評，對績效目標(biāo)的的各階段實施事前、事中及事后的考核與評價，并建立相應(yīng)的獎懲和激勵機制，強調(diào)考核結(jié)果對部門和個人行為的約束作用，不斷提高預(yù)算編制與執(zhí)行水平，最終實現(xiàn)預(yù)算管理精細化目標(biāo)。

有了前面的項目支出精細化和經(jīng)費歸口管理則方便對各業(yè)務(wù)部門進行績效考核。如，對各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人管理的那部分日常業(yè)務(wù)資金按月度、季度、年度進行預(yù)算執(zhí)行效率考核，提高這部分預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。又如，對于項目預(yù)算執(zhí)行，可以按業(yè)務(wù)項目進度情況表同時考核項目資金執(zhí)行情況，項目結(jié)束后應(yīng)總結(jié)該項目的社會收益。一來可以為以后的同類項目做比較，二來可以規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程。再如，對于圖書購置經(jīng)費可以按月、季度進行資金使用進度考核，也可以通過新購圖書的使用率等數(shù)據(jù)來考核經(jīng)費使用是否達到預(yù)期效果。最后，經(jīng)費績效考核不能單從財務(wù)數(shù)據(jù)一方面來考核，而必須是要結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來共同考核。

4 結(jié)語

圖書館是為公眾服務(wù)的文化傳播之地，作為圖書館的財務(wù)人員，肩負(fù)著把有限的經(jīng)濟能效轉(zhuǎn)化成文化效益的重任。圖書館預(yù)算精細化管理是一項非常系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，需要在實踐中不斷完善和優(yōu)化。建立有效的預(yù)算精細化管理機制，摒棄傳統(tǒng)的粗放型財務(wù)管理方式，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行預(yù)算，那么就能最大限度地提高圖書館各項資金的使用效益，切實地做到為公眾的文化需求服務(wù)。

(來稿時間:2013年5月)

1.謝發(fā)權(quán).行政事業(yè)單位預(yù)算精細化管理淺探.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2013(3)

2.馬亮.精細化管理在高校財務(wù)預(yù)算管理中的應(yīng)用.金融時代，2013(18)

3.顧雨彬.預(yù)算精細化管理之我見.現(xiàn)代金融，2013(7)

4.趙九龍.淺談高校經(jīng)費預(yù)算精細化管理.會計師，2013(12)

5.王素云.精細化管理在高校預(yù)算管理中的應(yīng)用.商業(yè)會計，2013(3)

6.郭艷紅.預(yù)算精細化管理之我見.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2012(18)

7.陸宏如.高校預(yù)算精細化管理研究.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2012(12)