淺談獨立學院二級院系行政秘書的自我提升

蔣華娟

（南京師范大學泰州學院，江蘇 泰州 225300）

獨立學院是我國高等教育辦學模式的一種新探索，是普通高等學校與社會組織或者個人合作，利用非國家財政性經費舉辦的實施本科學歷教育的高等學校，是民辦高等教育的重要組成部分，屬于公益性事業單位，俗稱“本三”學院。在獨立學院中，各院系都設有行政秘書，行政秘書作為院系領導的助手和綜合事務的處理者，承擔著紛繁復雜的具體工作。隨著各個高校院系結構大幅調整，管理重心向院系轉移，院系行政秘書的工作能力，在很大程度上影響著院系整體工作。作為按新體制創辦的高校，能否建設一支懂業務、善管理、勇開拓的二級院系隊伍，成為關系獨立學院健康發展的關鍵因素之一。

本文將結合工作中的實踐與體會，就獨立學院二級院系行政秘書如何自我提升從而創造性地開展工作略談看法。

一、獨立學院二級院系行政秘書的工作內容和特點

獨立學院較之普通本科院校具有人手少、工作強度大的特點，其二級院系一般只配備一個行政秘書負責教學、科研、學工之外的一切行政事務。因此，行政秘書工作瑣碎繁雜，幾乎涉及到學院工作的各個方面，主要內容如下：

1.日常工作：辦公室開門關門、保潔美化、消防檢查，接聽電話、連絡協調，制訂院領導一周工作安排表，節假日協助領導做好值班安排；

2.文件管理：做好上級來文的登記、傳達、傳閱、反饋、歸檔工作以及本院上報的各類文件的起草、校對、呈送和存檔工作；

3.資產管理：負責本院辦公家具、設備的管理、建賬工作和日常辦公物品的保管分發工作；

4.人事管理：協助院領導做好本院教職工的聘任、考勤、培訓、職稱申報等工作；

5.文字工作：負責起草、下達本院系通知，起草、校對學院的有關上報材料，及時更新學院網站，協助院領導制定工作計劃表和有關規章制度；

6.會務安排：根據會議內容，參會人員認真準備、合理布置，并做好攝像、報道等工作；

7.外聯工作：做好外來人員接待工作，如教工家屬、學生家長或相關單位人員；

8.突發工作：領導或教師安排的其他工作，如辦公室其他人員缺崗時的臨時替崗工作等。

以上工作內容表現出如下特點：

1.全面性和專業性相結合

獨立學院二級院系行政秘書從保潔工作到會議工作，從文字工作到協調工作，從學生到領導，從本院到外單位，頭緒多、范圍廣，需要具備全方位的個人素質才能得心應手。同時，行政秘書工作又需要很強的專業性，比如人事管理必須符合國家相關法律法規，起草文件要有很強的公文規范性，如果缺乏相關專業知識，就很容易出錯，甚至鬧出笑話。

2.單一性和全局性的統一

行政秘書工作表面上看僅涉及本學院的行政事務，具有單一性和局部性。然而，學校無小事，行政秘書的所有工作都是為教學、科研服務。學院的中心工作是教學工作，行政秘書的工作定位就是協助領導服務于教育教學中心工作。因此，行政秘書必須將自己的每一項具體工作融入到學校工作的全局之中，服從大局，服務大局，正確處理好單一性與全局性的關系。

3.紀律性和能動性相結合

行政秘書的角色行為的核心是服務，工作隨機性較大，事先難以預計，要遵守相關政策法規，按照領導的要求辦事，不能擅自做主，但又不能機械服從，要在授權范圍內主動地、創造性地開展工作，要善于打破傳統思維與習慣，勤于思考，努力為領導提供建設性意見。只有全身心調動起來，而不是撥一下、動一下應付差事，牢固樹立主人翁意識，工作才會有樂趣和實效。

二、獨立學院二級院系行政秘書工作的困難和問題

1.工作繁瑣，壓力巨大

行政秘書不像專任教師，上課按教學計劃，科研有目標要求，看得見、摸得著，其工作內容包羅萬象，常常讓人抓不著重點，加班是家常便飯，處于繁雜的超負荷運轉狀態。另外，高學歷人才云集使得行政秘書提升學歷的壓力也很大，但他們學習的時間很難保證。隨著時代的發展，獨立學院對院系行政秘書從各個方面提出了更高的要求，使得他們在高效服務、科學管理、自我發展的時間、精力分配上很難找到平衡點。

2.收入微薄，地位不高

獨立學院作為自負盈虧的組織，在教職員工工資待遇上的投入每年都有所增加，但院系行政秘書的收入增長微乎其微，他們的總收入水平絕大部分處于平均水平以下。這幾年，物價水平不斷提高，工薪階層普遍生活壓力加大，而作為基層行政人員，獨立學院院系行政秘書生活壓力更大，相對社會地位進一步降低。

3.前途迷茫，缺乏活力

社會和教育系統的評價體系都將教學、科研、學生素質作為衡量高校辦學水平的標準，獨立學院在這些方面較為欠缺，往往將教學、科研、學生就業放在首位，更多注重教學人員的培養，容易忽視基層行政人員的培養，這使得獨立學院二級院系行政秘書在校內得到提拔的機會非常小，職稱晉升困難，個人發展空間有限，對個人的前途感到茫然，常常產生一些消極情緒，對于未來感到憂慮。另外，行政秘書工作看似簡單，其實非常細致繁雜，在學校行政管理中起橋梁紐帶作用，上聽命于學校領導和職能部門，下服務于廣大師生，常常糾纏于各項具體事務，工作缺乏活力，常常習慣于按領導指示和既定文件處理問題，大多靠經驗辦事，主動參與意識不強，科學預見能力較差。許多獨立學院對二級院系行政秘書重使用、輕培養，送出去培訓學習、交流進修的機會很少，導致其知識更新不足，大大制約了行政管理能力的提高。

三、獨立學院二級院系行政秘書自我提升的途徑和方法

獨立學院二級院系的行政秘書工作內容面廣量大，對個人素質也提出了較高要求，需要像幼兒教師和兒科醫生那樣的“全能王”。因此，二級院系行政秘書必須不斷學習提高，實現工作到位和個人發展的雙贏。

1.轉變觀念，調整心態

想做好任何事情都要端正態度，否則會把事情搞砸，這是一個淺顯的道理，如果觀念錯誤、心氣浮躁，往往容易視而不見。端正工作態度是做好行政秘書工作的基本要求。只有態度端正，才會產生強烈的責任感，才能更好地發揮主觀能動作用。

2.加強學習，提高素養

高校秘書應具備較高的政治理論水平，如馬克思主義、毛澤東思想和中國特色社會主義理論、科學的世界觀和方法論都是行政秘書的必修課。政治理論水平提高了，就能在實際工作中快速準確地領會黨的政策和領導的意圖，透過復雜的表象抓住事件的主要矛盾，從而有效地解決實際問題。行政秘書經常做文字工作，如草擬文件、寫調查報告、回復函件等，這都要求具有一定的文字功底，能根據需要寫出符合要求的書面材料。另外，秘書在做上傳下達、迎來送往工作時，常常是靠口頭來完成的。如果言語得體，縷晰條清，勢必會對學院工作起到重大作用?！叭诵校赜形規煛薄，F代傳媒發達，可以利用網絡、電視、手機學習，也可以讀書看報，或者向周圍的同事和老師學習。

3.注意方法，提高效能

古語云:“凡事預則立，不預則廢?！毙姓貢鎸Μ嵥椤⒎彪s的日常事務性工作，工作方法顯得尤為重要。平時要注意養成良好的工作習慣，善立計劃、勤做筆記。大事小事一大堆，頭緒多、易出錯，因此，工作中要特別注重效率，要對一天的工作甚至一周的工作進行梳理，先急后慢，先重后輕，做到多快好省，不能眉毛胡子一把抓，最后事情沒做好，人卻已累倒。

行政秘書是獨立學院院系行政管理層的重要環節，發揮著重要作用，也承擔著重大責任。行政秘書只有心系學校、不斷學習、寬以待人、立足長遠，才能在工作中擺正位置、端正態度，達到學校發展、自我成才的理想目標。

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