新時期高校檔案館的功能建設(shè)與完善

于興成,孫揚民

(佳木斯大學 檔案館,黑龍江 佳木斯 154007)

高校檔案是集教育、教學、科研、管理于一體的歷史記錄,是高校的人才培養(yǎng)和科學研究諸領(lǐng)域中不可缺少的豐富信息資源。作為收藏、管理、利用高校檔案的檔案館就是永久保存和提供利用檔案信息的檔案工作職能部門,因而它的主要功能一是收集存貯,二是提供利用。加強高校檔案館的功能建設(shè),充分發(fā)揮高校檔案館的服務(wù)功能,為高校的建設(shè)發(fā)展提供詳實、全面的信息資源,是高校檔案館及檔案工作者面臨的重要課題。

一、新時期高校檔案館功能建設(shè)的內(nèi)涵

所謂的“功能”,據(jù)《辭海》的解釋,即為某一種事物的“效能、作用”,是對象能夠滿足某種需求的一種屬性。凡是滿足使用者需求的任何一種屬性都屬于功能的范疇。

關(guān)于檔案館的功能建設(shè)問題,檔案學術(shù)界歷來存有爭議。但不論是“一核心論”、“多核心論”還是“雙核心論”,究其根本,就是上世紀檔案“藏”與“用”關(guān)系爭論的延續(xù)。新世紀隨著爭論的不斷深入,檔案館的功能建設(shè)問題逐漸明晰,在新世紀的全國檔案局長館長會議上,檔案館的功能建設(shè)有了更明確的闡述,即“檔案館作為黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu),不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項基本功能,而且還具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟、宣傳教育等社會功能。要充分發(fā)揮檔案館的基本功能和社會功能,把檔案館真正建成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心。”這充分證明當前檔案學界諸多權(quán)威專家的論斷,就是檔案館的功能建設(shè)主要分為基本功能和社會功能兩方面,即“收集存貯檔案和提供利用檔案”。

作為永久保存和提供利用檔案信息的檔案工作職能部門的高校檔案館的功能建設(shè)的主要內(nèi)容也是基本功能和社會功能兩方面,即逐步增強高校檔案部門對檔案資源實施監(jiān)督管理職能,開發(fā)利用檔案信息,實現(xiàn)高校檔案資源的最大作用。確立高校檔案館功能建設(shè)的總體目標,逐步成為“資源豐富,師生滿意,保障有力,制度規(guī)范,組織合理,技術(shù)先進”的服務(wù)型高校檔案館,充分發(fā)揮其面向社會、面向公眾所提供的檔案服務(wù)功能,為高校的建設(shè)發(fā)展及社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、高校檔案館功能建設(shè)存在的主要障礙

實現(xiàn)高校檔案館功能建設(shè)的總體目標,是一項長期又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。社會對檔案館功能的認識主要體現(xiàn)在功能方面,即指檔案館的服務(wù)功能。隨著高校檔案館功能建設(shè)的不斷加強和完善,其服務(wù)功能也不斷強化。但多數(shù)高校檔案館的工作體制都是在計劃經(jīng)濟條件下形成,因而存在很多弊端,目前影響高校檔案館功能作用發(fā)揮的障礙主要存在以下幾個方面。

1.思想觀念陳舊。有學者曾有感言:在檔案部門工作時間長了,就可能使人的思想產(chǎn)生局限。這認識雖片面,但客觀地反映了一些檔案館工作者的思想現(xiàn)狀。長期以來,檔案工作由于處于封閉或半封閉狀態(tài),檔案工作者的思想深處或多或少存在著封閉落后、墨守成規(guī)、滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險、無所作為、保守松懈等不良的陳腐觀念,致使工作無動力,不思進取,服務(wù)質(zhì)量低下,阻礙了構(gòu)建符合時代發(fā)展要求的檔案館功能目標的實現(xiàn)。

2.管理制度不健全。高校檔案館的一些規(guī)章制度,多是在計劃經(jīng)濟時代所制定的,當前面臨的工作環(huán)境雖發(fā)生了本質(zhì)性的變化,但還抱殘守缺,死守過時的制度規(guī)范,阻礙了高校檔案館功能作用的發(fā)揮。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全,或雖有管理制度卻執(zhí)行不嚴,加之部分檔案管理人員責任心不強,致使檔案資源整理不及時,收集不全,借出檔案不履行借閱手續(xù),有借無還時而有之,嚴重損害了高校檔案利用價值。

3.檔案工作人員素質(zhì)相對低下。目前高校檔案專業(yè)工作人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,與高校發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員少,知識結(jié)構(gòu)不合理,學歷偏低,現(xiàn)代科學知識貧乏,更有甚者部分高校檔案館成為了單位老、弱、病、殘職工或“閑散人員”的“收容站”。這些情況極大地阻礙了高校檔案館功能作用的發(fā)揮。

4.社會認知度差。檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”,檔案館工作人員更是滿足于踏踏實實地做好本職工作,頭腦中缺乏對所從事的工作及取得的勞動成果進行宣傳的意識,加之館藏資源匱乏,服務(wù)手段落后等不利因素的影響,致使檔案館被社會的認知度很差,人們對檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能知之甚少。許多高校檔案館也是如此,很多學生和教職工不知道檔案館的工作內(nèi)容或地理位置,甚至竟有的人不知學校還有這樣一個職能部門。這不僅阻礙了檔案館社會功能的實現(xiàn),更是高校檔案工作者的極大悲哀。

5.技術(shù)硬件落后。由于檔案作用的發(fā)揮具有潛在性、滯后性等特點,不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益,因而檔案部門在高校的職能工作中總是處于從屬的輔助的地位,普遍存在財力、物力、人力不到位等現(xiàn)象。而我們知道,技術(shù)設(shè)備是實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)目標的必要條件。沒有現(xiàn)代技術(shù)的保障,檔案館功能建設(shè)的許多新目標不可能實現(xiàn)。近年來,隨著科學技術(shù)的進步,計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中廣泛運用,但在管理檔案中的運用卻不盡人意,基本還采用手工收集、檢索,如此小量的信息資源,不利于檔案的收集存貯、利用開發(fā)。

三、高校檔案館功能建設(shè)的指導(dǎo)思想

為適應(yīng)新時期高校快速發(fā)展的需要,就要加強高校檔案館的功能建設(shè),以實現(xiàn)服務(wù)功能的總體目標。當然高校檔案館的功能建設(shè)需要明確樹立增強服務(wù)、注重統(tǒng)籌、強化導(dǎo)向的指導(dǎo)思想。

1.服務(wù)思想。社會對檔案館功能的認知主要體現(xiàn)在社會功能方面,即檔案服務(wù)功能方面,因而在高校檔案館功能建設(shè)中確立優(yōu)質(zhì)服務(wù)為其指導(dǎo)思想。高校檔案工作者首先要樹立公平的服務(wù)理念,功能建設(shè)中應(yīng)體現(xiàn)“以人為本”,想利用者之所想,不分利用者的身份貴賤,為全校師生提供公開、公平、公正的檔案信息服務(wù)。其次要樹立及時有效的服務(wù)理念,注重功能建設(shè)的及時性和有效性的需要,始終體現(xiàn)“以事為先”的服務(wù)意識,合理安排館內(nèi)現(xiàn)有資源的使用,急利用者之所急,及時有效地滿足廣大師生的檔案信息訴求。

2.統(tǒng)籌思想。高校檔案館功能建設(shè)是一項長期又復(fù)雜的系統(tǒng)工程,應(yīng)該確立長期而有效的總體構(gòu)想和規(guī)劃,根據(jù)檔案館的自身條件和所處環(huán)境地位,對各功能進行分析,制訂有利于功能實現(xiàn)的目標和具體措施,明白檔案館功能建設(shè)各發(fā)展階段的基本任務(wù)和主要項目,做到目標明晰、分步實施,盡可能地避免“東一榔頭、西一棒”的盲目性做法,逐步實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的總體目標。

3.導(dǎo)向思想。在功能建設(shè)的實踐中,高校檔案館應(yīng)有明確的結(jié)果預(yù)期和清晰的效果預(yù)判,參與者都應(yīng)明確,通過功能建設(shè)與完善,高校檔案館的社會地位和價值體現(xiàn)會有怎樣的改變,距離實現(xiàn)檔案館功能建設(shè)的總體目標還有什么不足。以此作為結(jié)果導(dǎo)向的目標控制系統(tǒng),整合資源,共同努力,增強檔案工作的計劃性和條理性,力爭避免“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的隨意做法,使高校檔案館的功能建設(shè)取得成效。

四、高校檔案館功能建設(shè)的策略與途徑

“功能”的定義告訴我們,事物的內(nèi)部要素匹配合理、與環(huán)境保持和諧的狀態(tài),該事物功能就會展現(xiàn)出積極作用和價值。所以說,任何事物都可以通過改變它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)要素的方式來改變其功能。探索新時期高校檔案館功能建設(shè)策略和途徑也是如此,只要我們遵循高校檔案工作的客觀規(guī)律,勇于摸索和實際,增加功能建設(shè)新要素,更新觀念,改善檔案館已有功能,進行功能要素重組,就會逐步開創(chuàng)高校檔案館功能建設(shè)的新局面,為高校的教學、科研、管理和各項工作提供優(yōu)質(zhì)、全面的信息資源。

1.增加功能建設(shè)新要素。高校檔案館功能建設(shè)總體目標,可以通過增加新要素來實現(xiàn)。首先,引入全新思想觀念。實踐證明,新的思想觀念是實現(xiàn)高校檔案館功能建設(shè)目標的必要因素,觀念陳舊,就不能有好的結(jié)果。高校檔案工作者要充分認識高校檔案在學校發(fā)展建設(shè)中的地位和作用,努力挖掘檔案資源信息,正確處理好“藏”與“用”的關(guān)系,樹立服務(wù)觀念、用戶至上的思想,從根本上提高檔案信息服務(wù)的針對性和主動性。其次,豐富館藏,增加資源。在檔案館功能建設(shè)中,沒有館藏資源支撐的功能建設(shè)目標,就會成為“泡影”。高校檔案館要打破傳統(tǒng)的館藏思路,努力拓展獲取檔案資源的渠道,轉(zhuǎn)變等、靠、要的工作狀況,不斷豐富自身的資源儲備和資源擁有量。只有擁有了豐富的檔案信息資源,才能不斷增強檔案館的社會服務(wù)能力。再次,協(xié)調(diào)發(fā)展,推陳出新。檔案館功能建設(shè)要與機構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、管理機制建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展,如果沒有做好,會制約檔案館功能建設(shè)目標的實現(xiàn)。在實踐中,高校檔案館要按照所確定的功能建設(shè)目標,優(yōu)化制度建設(shè),提高制度意識,逐步健全檔案館的對內(nèi)、對外的行為規(guī)范,成立相應(yīng)的組織管理機構(gòu),配備合理資源,規(guī)范管理制度及流程,就能部分實現(xiàn)功能建設(shè)的目標。

2.改善檔案館已有功能。相對而言,高校檔案館功能建設(shè)的總體目標是相同的,但實現(xiàn)程度卻存在著較大的差距,所以我們應(yīng)清楚地看到已有功能的改善問題。高校檔案館要清晰地明了自己的已有功能和需要實現(xiàn)的功能,充分做到“知己”。首先完善已有功能,根據(jù)功能建設(shè)目標的需要,調(diào)整現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu),完善相應(yīng)的組織架構(gòu),明確各組織單位的職能和任務(wù),制定規(guī)范的工作流程與保障措施,提高工作效率,提升工作效果。其次,設(shè)計需要實現(xiàn)的功能,實行要素重組。即根據(jù)新的工作內(nèi)容或目標要求,改變組織機構(gòu)、資源分配、人員安排、制度內(nèi)容等要素原有態(tài)勢,來實現(xiàn)功能建設(shè)的目的。

[1]王英瑋,尹美京.現(xiàn)代檔案館功能建設(shè)與完善的思考[J].北京檔案,2008,(3).

[2]王保國.談?wù)劸C合檔案館的功能建設(shè)[J].山西檔案,2006,(2).