淺談疾預防控制機構儀器設備檔案的管理及利用

丁秀芝

新疆塔城市疾病預防控制中心 834700

疾病預防控制機構在保護人們健康，控制傳染病的爆發流行等作出了較大貢獻，隨著政府部門對公共衛生的逐步重視，疾病預防控制機構的投入也明顯增加，特別是各種儀器設備的投入方面也逐步加大，也為加強對儀器設備檔案的管理工作提出了更高的要求，為此，筆者結合工作實際和有關文獻報道，對疾預防控制機構儀器設備檔案的管理及利用情況進行探討，現闡述如下。

儀器設備的檔案管理

儀器設備的檔案管理工作內容:對檔案管理檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的一項工作［1］，儀器設備的檔案管理是針對儀器設備進行管理，內容包括儀器設備的論證報告、儀器型號、購買、驗收、調試、運行、維護、維修、參觀人員進入重大儀器設備間的時間及人員登記、報廢等全部過程，在每個環節都要注明時間和經辦人簽字，特別是儀器出現異常時，要及時登記并上報有關部門或生產廠家或經銷商［2］，維修過程等均要有詳細的文字記錄。

儀器設備檔案的資料收集:在儀器設備購買前夕，要收集購買儀器設備的論證報告，招標文件、購買合同、價格、付款方式、保修合同等。在儀器設備來到單位后，儀器設備檔案管理人員要會同采購人及有關領導共同開箱，檢查儀器設備是否齊全、完整，查看有無破損等，檔案管理人員要認真登記儀器設備的型號、出廠日期、生產單位、購入價格、保修時限、出廠合格證書、環保證書、操作手冊、相關的SOP文件等。在上述資料完善的情況下，開始安裝調試，要做好安裝調試記錄，發現問題及時處理并做好記錄。在試運行過程中，每天均要做好記錄，有的儀器設備對運行情況均有記錄，可以根據儀器設備資料打印出來進行存檔保存。在正常使用后，做好開始正常使用時間，維護時間和處理方法，特別是對于儀器設備發生故障時，要做好故障現象、原因、維修措施和維修效果，在每年的技術質量監督局進行儀器設備檢測時做好記錄，并保存好技術質量監督局提供的檢測合格證書。儀器設備轉移使用單位時，儀器設備檔案應一同轉交，凡報廢的儀器設備，應盡快處理，在儀器檔案中做好報廢儀器注銷記錄，儀器設備報廢后結檔。儀器設備檔案管理人員在對儀器設備檔案進行立卷時，應進行科學系統的整理、分類、編目、建賬［3－4］。建檔時將儀器設備驗收單，連同使用說明書、產品合格證、保修卡、配件表及其它所有的相關資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進行整理編排，歸為一個案卷，并填寫卷內目錄、檔案編號。對于檔案的借閱，要嚴格按照借閱手續進行辦理，不得涂改、丟失，對于重要的如合同、說明書、線路圖等一般不外借，特殊情況需有關領導審批后方可借閱。

儀器設備檔案利用:在設備的采購、使用、維修及管理工作中充分利用，更好的發揮其社會效益和經濟效益，通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對較為貴重的設備檔案采取預防性維修，充分做好維修前的準備以縮短停機時間，減少維修費用，減少設備對人身的傷殘，減少事故隱患的發生等［5－6］。

綜上所述，對于疾病預防控制機構設備檔案管理工作，領導要給予足夠的重視，加強對設備檔案管理工作的管理，同時加強對檔案管理人員的培訓，提高業務素質和政治素質，提高責任心，加強管理，為儀器設備管理工作作出應有的貢獻。

1 李素芬.談談疾病預防控制機構設備檔案管理［J］.醫學動物防制，2007，13(9):19.

2 曲英杰，李春來.建立醫院制劑室儀器設備管理體系，以達到規范化管理［J］.中國社區醫師(綜合版)，2007(20):172.

3 余曉燕.談機關檔案信息資源開發利用［J］.廣西檔案，2007(1):43.

4 葉光雷.儀器設備檔案管理工作中的幾點感悟［A］.2011年浙江省醫學會醫學工程學分會第九屆學術年會論文匯編［C］.2011.

5 朱憶，范家林.實驗室認可工作中的儀器設備管理探討［J］.中國公共衛生管，2004，10(5):485 －486.

6 趙志強，吳兵.儀器設備檔案多媒體管理應用系統的設計與開發［J］.醫療設備信息，2004(5):15－17.