關于做好辦公室工作的幾點思考

□ 雷學剛

作者：重慶交通大學、四川外語大學教授，重慶作協會員，高級政工師

黨的十八大報告中的“四個必須”對科學發展觀的第一要義、核心立場、基本要求、根本方法作了最新的闡釋和要求，表明了我們黨高度的理論自信、道路自信和制度自信。“四個必須”的要求為我們做好辦公室工作提供了方向指南、基本遵循和強大動力。我們一定要深刻領會 “四個必須”的內涵和精神實質，更好地把握辦公室工作的基本規律，切實把科學發展觀貫徹落實到辦公室工作的全過程，努力把辦公室打造成“能參會謀”的核心樞紐。

一、服務是辦公室工作的第一要義

發展是我們黨執政興國的第一要務，是科學發展觀的第一要義。辦公室工作講發展就是講服務，追求又好又快發展就是追求又好又快的服務，在又好又快的服務中推動辦公室又好又快的發展。具體應該做到“四精”：

（一）職能定位要“精準”。辦公室肩負著承上啟下、聯系左右、協調各方、服務全局的重要職能，位置關鍵，任務繁重，使命光榮，責任重大。辦公室的主要任務是為領導服務、為部門服務、為基層和人民群眾服務。各部門各單位辦公室的基本職能主要是負責各部機關文秘、行政管理工作。說到底就是辦文、辦會、辦事。當然，辦公室工作千差萬別，不同的單位對辦公室有不同的定位。因此，一定要準確站位，到位不越位。

（二）配備人員要“精干”。辦公室工作很多人不愿干，一般人又干不了。辦公室配備工作人員不在多而在于精。辦公室人員配備一定要選調政治強、業務精、作風實、會管理、善協調的干部，既要注重有序流動，又要防止“青黃不接”。辦公室上至主任下至一般干部的崗位職責要明確具體，確保事事有人干，人人有事干。堅決杜絕“濫竽充數”和“人浮于事”的現象。

（三）辦公條件要“精用”。既要堅持精打細算、厲行節約的原則，適當增加投入，不斷完善辦公設施，改善辦公條件，實現辦公室工作的信息化、數字化、現代化，又要大力推進辦公區綠化、亮化、凈化、美化工程，為單位干部職工的工作生活創造一個心曠神怡的辦公環境。

（四）機制運行要“精效”。辦公室工作千頭萬緒，千絲萬縷，我們一定要千方百計建立健全工作流程，實行鏈條式管理,無縫式對接，主動式服務。辦公流程要清晰化，按“圖”索“驥”，力爭辦公零失誤。辦文流程要制度化，發文工作從草擬、校核到簽發都要形成制度，確保內容準確無誤、文字言簡意賅、格式規范標準；收文工作要規范傳閱傳批程序，確保運行順暢高效。辦事流程要規范化，調查研究、督查督辦、領導交辦事項、政務接待、財物管理、政務值班、機要保安等日常工作都要具體規定，做到有條不紊，忙而不亂。

（五）辦文細磨出“精品”。辦文是辦公室工作的核心競爭力。要打造辦文的精品，就必須精雕細刻。辦文的最高標準是領導滿意和群眾歡迎。因為我們的“文”一定要體現領導的意圖、氣質、個性、風格、要求，不然忙了半天，辦的“文”領導不滿意，群眾不認可，辦的“文”就是無用功。辦文的最低要求是報刊發表。一個好的“文”，除了領導滿意外，至少要有在報刊發表的水平。辦文要成為精品必須堅持 “四有”：即：“言之有物不空洞”、“言之有理不膚淺”、“言之有情不呆板”、“言之有序不雜亂”。辦文必須有理論家的風采，寫出的文章才有思想高度、生活廣度、實踐深度。辦文要有文學家的風采，才能寫出語言清新雋永的好文章。

（六）辦會仔細出“品牌”。所謂品牌，就是國際通行、舉世公認、品質高貴。一聽會議的名稱就知道會議的規格、檔次和水準。辦會必須從方案制定到會議組織的每一個環節超前謀劃、精心策劃、周密計劃、耐心細化，大到會議講話、小到席位牌擺放、音響調試等，必須責任到人、各司其職、跟蹤問效。通過優質高效和人性化的服務，精心打造會議品牌，全面提升會議質量。

（七）辦事精明出“形象”。形象就是旗幟，形象就是方向。辦事要出形象，就必須精明強干。辦事就是組織協調、檢查督導、跟蹤問效。辦事的好壞將直接關系到一個單位或部門的形象與聲譽。因此，辦事必須具備外交家、演講家的風采。辦事既要看對象、時間、空間和任務，更要看對象的情緒、性格和氣質，切忌千人一面、千篇一律。必須堅持原則性靈活性有機統一，真誠的溝通協調，我們的事才能辦得圓滿，自身的能力和形象才能得到最佳展示。

二、以人為本是辦公室工作的核心

以人為本是科學發展觀的核心。辦公室工作始終圍繞“人”做服務工作，要牢固樹立和落實以人為本的理念，把握人性需求，體現人情關懷，營造人文氛圍，努力使辦公室工作與服務對象的意圖盡量同頻共振。具體應該堅持“三講”：

（一）服務領導“講人格”。辦公室要始終圍繞本部門本單位中心工作轉，圍繞本部門本單位領導轉，圍繞本部門本單位主要領導中心工作轉。在服務工作中，既要尊重領導的風格和氣質，按領導意圖辦事，堅決服務領導決策，切實維護領導權威，又要在大是大非的問題上堅持原則，不搞將就迎合，始終保持自己獨立的人格和尊嚴。做到幫忙不添亂、解難不增憂、管家不誤事。

（二）服務部門“講人性”。辦公室更多側重于部門或單位內部管理與服務，是本部門本單位的“內當家”。要創新管理方式，提高服務水平，實行人性化管理，既不能高懸利劍、苛刻過分，也不能隨心所欲、無為而治。要積極發展部門或單位和諧文化，大力創建和諧部門或單位，促進內部和諧共處、合作共進。對待干部職工要以干事業為重，由重管理轉變為重服務，更加自覺、更加主動地為干部職工在工作上鋪路搭橋，生活上排憂解難，努力創造一種用事業留人、用感情留人、用適當的待遇留人的良好工作環境。

（三）服務基層“講人情”。辦公室不管有多忙，為基層、為人民群眾服務的傳統絕不能丟。從事政務服務的同志，要圍繞領導所關注的熱點、難點、焦點和重點問題，經常到一線廣泛深入地調查研究，推動理論與實踐的創新，把基層的新鮮經驗上升為推動全面工作的思路，把基層的困難矛盾提供給領導決策參考。從事事務服務的同志要盡可能地與群眾、與基層多接觸，增強對基層干部群眾的感情，力所能及地提供優質服務。對到辦公室辦事的人員，無論是部門或單位同事、基層干部，還是群眾來訪，都要始終以誠相待、熱情服務，讓人感到親切溫暖，堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風。

三、全面協調可持續是辦公室工作的基本要求

只有客觀認識辦公室工作面臨的新形勢新要求，突出內容的系統性、方法的和諧性和效果的務實性，才能實現辦公室工作全面協調可持續發展。具體應該做到“三個突出”：

（一）突出內容的“系統性”是辦公室工作把握“全面”的基礎。辦公室工作大致包括綜合協調、政務信息、調查研究、督促檢查、文稿起草、公文處理、機要保密、目標考評、會議承辦、政務值班、政務接待、事務服務等方面。這既涉及政務服務，又涉及事務管理，共同構成一個全面完整的系統。我們既要抓好政務服務，又要搞好政務管理，既要推進智力服務工作出新出彩，又要實現后勤服務工作保障有力，使辦公室工作平衡推進、全面發展。

（二）突出方法的“和諧性”是辦公室工作把握“協調”的關鍵。協調既是一種狀態，也是一個過程，更是一種藝術。辦公室工作處于協調的“中樞”，一定要把握協調方法，講究協調藝術，方能協調有力和到位。從方向上看，縱向協調要在“親合”上下功夫，使一個系統、每一條戰線、各部門各單位辦公室形成一盤棋，親如“一家人”；橫向協調要在“配合”上下功夫，搞好左右協調，為本部門本單位營造良好的外部環境；內部協調要在“整合”上下功夫，協調好領導與領導、領導與干部、干部與干部、干部與群眾的關系，發揮整體優勢，提高整體效能。從對象上看，要區別不同的人、不同的事，采取不同的方式、方法，或開會協調、或電話通氣，或登門通報，或個別商談，以求收到最好的協調效果。

（三）突出效果的“務實性”是辦公室工作把握“可持續”的重點。“辦公室工作無小事”，每件小事都連著大事，小事做不好就會釀成大錯。因此，辦公室工作尤其承受不起“亡羊補牢”的代價。辦公室工作一定要堅持正確的政治方向，恪守忠誠；堅持一切從嚴、一切從高，注重細節，在實干之中勤于思考，在忙碌之余善于總結，使辦公室工作不斷得到改進。要長計劃、短安排，量力而行，留有余地，不能寅吃卯糧。要強化節約意識，建設節約文化，倡導節約文明，合理添置辦公用品、降低辦公用品消耗、科學安排公務用車、嚴格公務接待標準等，大力推進節約型聯線建設。

四、統籌兼顧是辦公室工作的根本方法

辦公室是一個綜合辦事機構，工作涉及方方面面，必須在統籌下有序推進，在兼顧中從容應對。具體應該做到“三個切忌”：

（一）統籌兼顧，辦公室工作切忌“只見樹木，不見森林”。辦公室工作牽一發而動全身，不能局限于自己的“彈丸之地”，“只見樹木，不見森林”，要準確把握宏觀大勢，做到自覺服務服從大局。要吃透中心工作，對中央和上級部門的中心工作、重點部署，對本部門本單位工作的熱點難點、關鍵環節，近期抓什么，遠期抓什么等，心中隨時都要有一張清晰的運行圖和坐標系。只有這樣，辦公室工作才能謀而有略，謀而有備，謀而有術，參到點子上，謀到關鍵處。

（二）統籌兼顧，辦公室工作切忌“一招不慎，滿盤皆輸”。這一“招”不是普通的一“招”，而是在整盤棋中具有成敗意義的關鍵一“招”。辦公室工作點多線長面廣，如果眉毛胡子一把抓，不分輕重緩急，工作難以取得突破。要善于抓重點帶一般，就是要強化精品意識、精深意識、精細意識、精當意識、精到意識、精準意識、精美意識、精華意識、精靈意識，集中人、財、物，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦，重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失、圓滿成功，努力實現點上突破、面上開花，整體推進。

（三）統籌兼顧，辦公室工作切忌“千里之堤，毀于蟻穴”。任何一個組織的各個部分往往是優劣不齊的，劣勢部分往往決定整個組織的水平，這就是“木桶原理”，木桶裝水的容積不取決于最長的模板，而取決于最短的模板。同樣，辦公室各方面工作也是不平衡的，也有這樣或那樣的“短板”。“千里之堤，毀于蟻穴”。我們一定要始終保持清醒的頭腦，善于發現和解決辦公室工作中的薄弱環節，采取有力措施，拉長“短板”。要善于發現辦公室干部隊伍中的“短板”，下功夫重點培養，提高整個辦公室的整體素質；努力提高工作的整體效應；要善于發現辦公室各項工作中的“短板”，下功夫優化內容組合，提高整個辦公室的整體實力。