關于檔案征集工作規范化管理的若干思考

王建偉

（魚臺縣人力資源和社會保障局，山東 濟寧 272300）

檔案管理在檔案管理體系中屬于核心部分，進一步強化檔案管理的征集工作能夠豐富館藏。要想提升檔案征集工作水平，就必須嚴格按照相關法規加強檔案征集工作的規范化管理，從而保護好和充分利用檔案。作為一名檔案征集工作人員，必須遵循相關法規制度對檔案征集工作流程加以梳理，以編制一套工作規范。

1 檔案征集工作的流程

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規范的程序征集對象進入館內，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。我們可以將檔案征集工作的這五個環節細化為十一個工作步驟，即檔案征集計劃的制定、檔案征集意向的提出、征集對象的評估、基于征集對象開展相關專家鑒定會、檔案征集的審批、締約，征集檔案的接收、征集檔案的移交處理、針對征集對象構建財務檔案、把征集對象移交庫房、業務檔案的構建，檔案征集工作可根據這一流程順利的運轉。

2 檔案征集工作規范化管理的途徑

2.1 檔案征集計劃的制定。檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用，并且，其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容。檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容：征集對象評估報告（副本）、征集對象專家鑒定會會議紀要（副本）、檔案征集協議（正本）、征集經費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。

2.2 提出檔案征集的意向。檔案征集前，應由兩名或者以上的檔案征集工作人員提出征集檔案的意向，并且，還要提供有關的征集資料，具體要提供的材料有：檔案征集意向書、申請表、征集對象原件、有關材料。之所以向上級遞交檔案征集意向書，根本目的是為了明確征集對象持有人實際是否是甘心情愿的出讓征集對象。檔案征集意向書中應詳細的記錄下征集對象的實況以及征集對象持有人提出的具體要求。比如，征集對象的名稱、所在地、數量等一些基本情況，清楚的記錄下征集對象持有人包括出讓價格與所有權在內的分配情況要求。與此同時，要留下征集對象持有人的有效聯系方式。檔案征集申請表的制定主要是幫助檔案征集工作人員及時提出征集建議與意見，也便于評估專家的明確。

2.3 征集對象評估。檔案征集工作人員主要負責征集對象的評估工作，該環節中，征集工作人員應充分準備以下材料：檔案征集意向書、申請表、征集對象相關資料、檔案原件等，征集檔案的評估專家應由檔案館的相關領導者決定。

2.4 基于征集對象開展的專家鑒定會議。開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，具體有：檔案征集意向書、申請表、征集對象原件等。擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。

2.5 檔案征集審批。該環節的材料準備工作還是由征集工作人員負責，具體應準備以下材料：檔案征集意向書、申請表、審批表、征集對象圖片等。征集檔案應由檔案持有人轉交到征集人手里，同時，將征集經費的支付憑證和檔案的征集收據當做形成文件。

2.6 檔案征集締約。該過程需要征集員和檔案持有人積極配合完成。形成文件也就是檔案征集協議要一式三份，持有人一份，還有兩份放到檔案館內保存。檔案征集協議的清單中要有檔案的名稱、所在地及數量等。

2.7 接收征集檔案。檔案征集人員從持有人手中接收檔案，形成文件具體應涵蓋檔案征集的收據、經費支出憑證，并且，還應有檔案征集的詳細清單，清單中的內容要符合于合同中附有的清單。

2.8 征集檔案的移交整理。檔案持有人把征集檔案及其相關資料移交到征集人員手中，涵蓋了征集檔案意向書。審批表合同評估報告、移交目錄等諸多資料的正本，同時，還包括征集對象的相關資料和圖片以及經費支出憑證的副本。形成文件是征集檔案的點交記錄表與文件清單。

2.9 構建財務檔案。主要是把征集對象的評估報告、專家鑒定會的會議紀要和審批表這三方的副本、征集協議與經費支出憑證的正本予以歸檔處理。檔案征集人員是歸檔人應交給財務管理人員（接收人）歸檔。

2.10 移交庫房。檔案整理人員擔任移交人，由庫房管理人員接收。移交之前，要保證檔案已經根據相關要求進行了著錄和整理。主要移交檔案目錄、征集檔案，要構建移交目錄和庫房接收登記表。

2.11 構建業務檔案。整理工作人員要把有關的檔案資料移交到業務檔案管理部門。移交的內容不僅要涵蓋檔案申請中移交的資料，還應涵蓋庫存接收登記表的正本。

3 結論

綜上所述可知，檔案征集工作具有技術性與政策性強的特點，實施規范化管理，不但為征集工作的管理提供了良好的服務，同時，還有助于征集工作人員高效率、高水平的完成工作任務。

[1]徐艷艷.新形勢下如何加強企業檔案管理工作[J].科技創新與應用,2012年11期