完善高職院校收費內部控制的對策

潘超英

（武漢鐵路職業技術學院 財務處，湖北 武漢430205）

近年來我國高職教育迅速發展，高職教育從擴大規模建設到進入內涵建設發展階段，在提高教學質量、人才培養模式改革創新、加強硬件建設、改善辦學條件、適應經濟社會發展等都體現資金保障的重要性。這對加強財務管理提出了更高的要求。目前公辦高職院校資金來源總額中財政撥款僅占30%左右，70%左右為學費收入和少量的其他收入。學費收入已成為高職院校的主要資金來源，更凸顯高職收費工作管理的重要性，而完善內部控制制度是做好收費工作的重要手段之一。

高職院校收費內部控制是指為了規范收費行為，保證收費資金安全，促進收費工作正常開展，在崗位職責和分工上產生相互制約、相互聯系的關系，使其形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規范化、系統化，并成為一個嚴密完整的控制體系。

一、完善高職院校收費內部控制制度的重要性

（一）完善高職院校收費內部控制制度，是確保高職院校主要經費來源的及時、準確、足額、安全到位的重要管理手段。目前高職學院的學費收入已成主要經費來源，因此學生收費工作已成為各高職院校的重要工作之一。健全和完善高職院校收費內部控制制度，使收費行為符合國家的政策法規，確保國家的各項收費政策、助學政策等得以有效貫徹落實，對于加強高職院校內部財務管理，促進高職教育持續、健康發展有著重要的作用。

（二）完善高職院校收費內部控制制度是進一步規范高職院校收費行為，保證收費信息的真實完整的必要因素。健全有效的內部會計控制，有助于在收費信息及資料的采集、記錄、匯總過程中，堵塞漏洞、消除隱患、防止舞弊行為，及時發現問題和糾正錯誤。有助于提高收費信息的正確性和可靠性，提高收費工作效率，提高會計報告質量，為高職學院管理者在預測和決策時提供真實完整的會計信息。

（三）完善高職院校收費內部控制制度是加強財務管理，提高財務人員素質的重要措施。高職院校收費工作有其特殊性，高職學生相對于普通本科學生來說貧困生占比較大，在校三年期間，社會實踐實習時間長、專業調整和在校住宿時間隨就業需求而變動，學生信息異動頻繁，學費住宿費收費標準隨信息異動調整較多，使收費工作更加復雜。完善高職院校收費內部控制制度是非常必要的。

二、高職院校收費內部控制存在的問題

（一）崗位設置未真正做到不相容崗位相分離。高職院校的學生規模一般在一至二萬人之間，所以高職院校所配備的財務人員較少，安排在收費崗位的人一般為一至二人。有些高職學院日常收費目前采取的是一人完成即開票據又收款 （包括刷POS和收現金）的收費全過程工作，即使是有二人收費，也是各收各的，待每日收費結束時才清理收費賬，將所收現金交出納進賬（刷卡POS單交制證會計）。收費崗和出納崗職責不清，使收費管理工作缺乏監督和制約，違背了不相容崗位相分離的內部控制原則，存在資金安全隱患。

（二）收費基礎工作薄弱，信息資源共享存在缺陷，造成學生信息不準確、異動調整不及時。各高職院校學生的基本信息均由招生處、學工處和教務處編制審核后由教務處提供給財務處作為學費收取依據。但由于許多高職院校的收費系統與教務處的學生信息管理系統還未聯網，相關學生信息未實現資源共享，造成財務的收費系統學生總人數以及各院系學生人數、各班級人數與教務信息系統的學生基本信息長期處在不一致狀態，異動調整不及時，往往在統計各院系欠費情況時造成財務提供的數據有誤、不準確，影響了財務信息的真實可靠性，直接影響了欠費的清理工作。財務與教務處及各院系等相關部門溝通不夠，也不利于欠費催繳工作，影響了學院收入的及時入賬和學院建設的資金需求。

（三）票據管理欠規范，未嚴格按票據管理辦法履行領取、使用、未使用完的票據保管、作廢票據及存根聯保管、及時核銷票據的職責。高職院校一般均設有專人負責收費票據管理工作，但只重視票據的購領、登記、使用領取工作，不重視已領取使用和還未使用的票據的保管工作，不重視使用過的票據存根和記賬聯的整理保管和登記歸檔工作。因目前有些財政部門還未要求各單位將已使用過的收費票據及時送到票據購領中心核銷，因此該項工作還未引起各高校的重視。

（四）收費系統檔案管理不規范，紙質收費信息和電子信息未同時存檔。隨著會計電算化的不斷深入，收費管理系統的不斷升級完善，財務人員早已適應“無紙化”的管理模式，收費情況統計表在系統里每天自動生成，體現了收費工作的方便快捷，電腦里的電子收費信息資料可以自動備份到服務器，確實很方便。但是卻忽視了每年紙質的收費信息統計表的打印歸檔工作，不符合會計檔案管理的規范要求，收費系統資料的備份、保管工作尤為重要，一旦電腦發生故障或電子信息被破壞和丟失，會出現無法挽回的后果。

（五）收費風險防范管理缺失，收費審核、收費審計工作未落實到位。收費工作因每天與資金（含現金）打交道，存在多處風險點。特別是高職院校的學生貧困生較多，欠費較嚴重，一人繳費次數多，外出實習批次多、實習人數多，收費信息及標準異動頻繁，使收費工作更加復雜。因此核對收費賬與財務賬不符、漏收、錯收、當天收款不進賬等時有發生。有的高職院校不能堅持收費審核工作，不能及時發現收費工作中的內部控制問題，對收費風險認識不足，收費風險防范意識淡薄，風險管理缺失。

（六）事業單位會計制度還在實行收付實現制，致使年末財務報告不能真實反映高校學費收入和結余情況，造成收費系統與財務賬收入不相符。目前每年高校的收費收入只有通過上繳財政以后，在申請支付使用時才能作為學校的事業收入列賬，每年末高校結余的學費收入只有暫留在財政國庫賬上，高校在財務處理上既不能將其列作收入，也不能列作結余處理，造成財務賬的學費收入與收費系統的已收學費收入嚴重不符，也使收費內控工作收到影響。年末財務報告不能真實反映高校學費收入和結余情況，不能給高校領導層對重大事項的預測決策提供真實的財務信息，也給與學院有關聯的外部業務往來單位和相關機構了解高校的資金狀況帶來不利因素。

三、完善高職院校收費內部控制的對策

（一）遵循不相容職務相分離原則，規范崗位責任控制。建立合理、嚴密的崗位責任控制,確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監督、相互制約,權責分明,將風險降到最小程度。 結合本校實際，在高職院校財務人員相對較少的情況下，也要明確收費系統管理員職責，收費工作應至少設置收費主管、收費員，數據審核、檔案管理等工作可不單獨設崗，由其他不相容崗位的財務人員擔任，也可由收費主管擔任。收費主管負責全校各類收費項目、收費標準的確立、報批,負責學生學籍異動及收費軟件重要操作的審批等，負債定期統計欠費情況；系統管理員負責學生信息的獲取導入，并按物價局核定的學院收費項目及收費標準初始化收費系統,負責每天收費系統的備份和收費系統的日常安全維護，負責變更學生學籍異動信息等；收費員負責日常學生學費、住宿費等相關費用收取信息的錄入和收據打印并交出納辦理繳費手續,收費員不得收取現金；負責按規定程序辦理學生退費,負責每日核對收費帳,負責領用收據,負責對已領收據的保管和使用。數據審核員負責對系統管理員錄入的學生信息、學籍變動情況、收費員的收、退費過程、記錄進行審核，及時催繳；檔案管理員負責全校收費票據的購買、登記、收回、銷毀,負責監督票據的正確使用，負責及時核對票據金額與上繳金額，及時催繳欠款。收費軟件系統中,包括系統管理員、收費員、數據審核員在內的使用者的權限設置也應參照上述分工進行合理設置,并設置密碼控制,保證各使用者不會出現越權操作行為。以上各崗位除特殊情況下收費主管兼任數據審核和檔案管理外，其他崗位不能兼任，保證各崗位的相互制約、相互聯系的制衡關系。

（二）加強收費基礎工作，保持教務管理網學生信息與財務收費系統學生信息對稱。財務領導要高度重視學生信息的正確錄入和初始化控制工作，對每年的新生信息錄入和老生的信息變更，教務處需向財務處隨時傳遞經過嚴格審批程序的，并同時以電子的和紙質的形式報經相關領導簽字后的學生信息。系統管理員在導入數據前應首先做好系統備份,導入后,數據審核員應及時根據紙制材料核對收費系統的數據是否真實、完整，保證數據在第一環節不出現任何紕漏。同時應隨時與教務處、各院系進行信息溝通,及時更新相關數據,確保系統初始數據的真實性。加強學生信息異動控制，如學生轉學、開除、休學、復學、轉專業等特殊情況。辦理學生信息異動變更必須有教務處、學工處、宿舍管理中心等相關部門出具的簽批手續齊全的加蓋公章證明文件,經系統主管審核同意后由收費員負責辦理。涉及到退費的必須嚴格按照退費程序經相關人員簽字同意后辦理。只有堅持經常與相關部門做好溝通工作，才能保持教務處學生信息與財務處收費系統信息對稱，保證財務數據的真實性和正確性。

（三）制定完善的票據管理內控制度，規范票據的購買、領取和使用保管程序。高職院校的收費票據管理員負責全校收費票據的購買、保管和領用登記工作，內控制度必須寫明收據領用程序、已領取未使用的收據保管規定（下班前應將其收好并鎖進保險箱柜妥善保管）、作廢收據必須保留完整聯次，并加蓋作廢章留存、機打收據使用完后應及時清理并裝訂成冊，并及時將收據存根裝訂后交由票據管理員妥善保管。收費主管（或兼票據管理員）應經常檢查各票據領用部門的收據使用情況，監督收據使用是否合規，所收款項是否與收據一致，是否存在無規定、無標準或擅自改標準隨意收費的行為。票據管理員應定期對已使用并已審核后的票據存根匯總登記，按財政的要求和相關規定進行繳銷或移交檔案部門保管。

（四）建立和完善收費檔案管理制度，加強收費信息資料的內部控制。高職學院應根據目前電算化收費管理的特點,建立相應的檔案管理制度，特別強調每年按學期收費結束時應將收費臺帳打印裝訂成冊保存。收費系統應定期備份數據,數據檔案包括紙質的和電子檔案，兩種數據檔案都應由專人負責收集、保存、調用。電子檔案應采用雙重備份,分開存放政策，以免同時毀壞，無法恢復。

（五）提高收費風險意識，完善收費風險控制制度。高職收費內部控制是一項長期艱巨的任務，需要有關部門相互協調、互相配合共同完成。 高職院校有關部門應定期對收費管理的內部控制問題進行監督檢查,及時發現內部控制中存在的問題，提出改進意見和建議，進而更好地完善高校收費內部控制制度，降低收費風險，保證收費工作在良好的環境中開展。

（六）制定每日收費核賬制度，通過登記收費備查賬記錄每年實際收費情況、應收款及欠費情況。編制每月及年終收費系統反映的已收、應收及未收費信息統計表，作為對目前在收付實現制下事業單位決算報表對學費收入所反映信息的補充資料，以便于進行年末財務狀況分析。

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