淺談高效會議的管理策略

李宇龍

（寧夏大學 教育學院，寧夏 銀川 750021）

自古以來，會議始終都是社會管理活動的基本形式和手段,也是與會者在組織中的身份、影響和地位以及所起作用的一種重要表現(xiàn),同時會議是人與人之間溝通聯(lián)絡、思想情感交流的場所和機會,其目的都在于集思廣益,統(tǒng)一認識,從而達到步調一致,統(tǒng)一行動，最終能夠又好又快的解決問題。為此，學會管理會議的策略，掌握開會的藝術，是領導干部需要重點掌握的工作方法和藝術。

1.會議的功能

（1）信息情感溝通。通過會議，可以傳達上級的思想，公布企業(yè)整體狀況，了解下屬工作情況，明了下屬思想感情狀態(tài)，以及溝通其它信息。

（2）與會者身份以及地位的重要表現(xiàn)。按照我們中國人的價值觀念，許多人認為，參加會議越多，表示社會地位越高；因此，會議也成為一種地位象征、身份象征。

（3）統(tǒng)一認識。與會者在交流意見之后，就會產(chǎn)生一種共同的理想、價值觀、目標和行動指南。這種認識的一致性，不僅能夠更好地指導組織工作中的各個部分，而且使得每個與會成員能在核心思想指導下步調一致地行動，增強了組織的協(xié)調性。

（4）生成解決方案。通過會議的研究討論活動，可以產(chǎn)生解決問題或展開行動的方案。

（5）形成約束力。通過會議形成的決議，常常比單純的行政命令更具約束力。因為，會議決議含有民主的成份、集體的智慧；反對會議決議，一定程度上就是和眾人作對。

（6）發(fā)現(xiàn)問題。通過會議，能發(fā)現(xiàn)人們所未注意到的問題，并對其加以認真地考慮和研究。

2.會議存在的問題及效率低下的原因

會議對某些人來說，意味著本可以做一些有益事情的時間卻被白白浪費了。這是現(xiàn)在通常情況下，一些企業(yè)領導整天疲于應付的各種會議，淹沒在文山會海，但仍然有很多未解決的問題，本次會議的效率是非常低的。為了解決這個問題,下面從幾個方面來分析會議效率低的原因：

（1）沒有明確的目標和程序。有些領導認為開會是解決一切問題的靈丹妙藥,一遇到問題就開會,會議的目標不明確,甚至不知道為什么要開會，對開會要達到什么目的和取得什么結果此類問題沒有明確的回答就貿(mào)然開會，其結果必然是什么也得不到。

（2）會前沒有充分準備。很多與會者常常在會議開始前數(shù)小時才接到會議通知,或者即使提前得到通知卻沒有獲得任何有關會議議程安排、主要議題及相關背景資料等信息。導致與會者不知為何自己被列為出席者、要談什么事、要做什么貢獻。沒有預先被告知，所以在會議上只能當木頭人，無法響應會議的內(nèi)容。甚至出席者因無法脫身而請別人代理出席時，卻又不明確告知代理的權責，因此根本不可能在會議中提出任何有價值的建議。

（3）會議中的離題。“走題”，是最常見的毛病。如果主持者不善加控制，會議幾乎必定會“走題”的，而且，這種“走題”的過程都是稍稍的進行。每一次“走題”，看上去都是那么地合理；但是，經(jīng)過幾次“走題”以后，會議的主題就會變得面目全非，不知所云。不過更多的時候，它們只是和正在討論的問題有間接的關系。不管是哪種情況，在這些問題上花費時間都會影響會議真正目標的實現(xiàn)。

（4）沒有記錄及追蹤。對于所討論的事項及決議沒有做記錄，沒有納入追蹤系統(tǒng)，前次決議的事項到底執(zhí)行狀況如何沒有數(shù)據(jù)可查，無從就執(zhí)行的過程做回饋和修正。

（5）太多無關人參加。不要動不動就要全體人員都參加會議。很多公司有這樣一個毛病，認為開會人不多就不像個會。其實討論會中有這樣一個規(guī)律：發(fā)言的真實性與參加會議的人數(shù)成反比。參加會議的人數(shù)越多，發(fā)言者的顧忌就越多。因此沒有根據(jù)會議性質就讓太多人都參加會議反而會變的低效率。

（6）會議無法準時開始和結束。或許是文化差異的原因,這一問題在亞洲地區(qū)特別是中國尤為嚴重,并已成為一種直接導致會議效率低下的陋習。常常有一些領導干部參加會議總是晚來，這樣會議就得延時，而且以后的會議遲到者會更多。還有的領導干部一開起會來沒完沒了,本來半個小時就該有結果、就能把問題說清楚的會議非要開二三個小時,殊不知人的精力畢竟有限,并要受生物鐘影響,臺上人興致盎然高談闊論的時候,臺下人早已無心戀戰(zhàn)。

（7）會議頻率太高。很多時候過量的會議安排直接影響了正常工作的開展，且這一現(xiàn)象隨管理層級的上升而越發(fā)突出。時下各種傳達會、電話會、現(xiàn)場會、座談會、交流會、動員會、總結會、研討會，等等，會議名目多得數(shù)不清。特別是會期長、講話空、效果差，常常讓與會者苦不堪言，備受煎熬。

（8）會議上不民主。許多會議往往從頭到尾就是一個或數(shù)個領導的長篇大論，而大部分與會者不過是一群可有可無的發(fā)言對象而已。即便有群眾發(fā)言意見也不被尊重。或者只聽取部分人的意見，對于別人的意見，常常采取一種忽略或敷衍的態(tài)度。“兼聽則明，偏信則暗”。因此這種開會的模式是在浪費別人的時間。

（9）會議無法得出有效結論。在很多時候，由于會議主持者缺乏經(jīng)驗，駕馭會議能力不強，或者是怕?lián)熑危辉该鞔_表態(tài)，往往導致會議拖得很久卻仍然沒有得到任何有價值的結果而被迫結束。這種議而不決的會議，本身就無任何質量可言。

3.提高會議效率的管理策略

由以上問題可見，做好會議管理，保證會議質量，提高會議效率是管理者應潛心研究的問題，也是國內(nèi)外普遍關注的問題。因此只有找到提高會議效率的管理策略,才是真正意義上的最為行之有效的行政管理方法。然而,到底如何才能提高會議質量,獲取高效率的會議呢?針對以上問題，筆者以為,應該從抓好以下幾方面的工作入手。

（1）明確會議的具體目標。首先考慮一下開會是否是實現(xiàn)目標最好的方法，許多會議可以被其它花費較少的方法代替。如e-mail、傳真、備忘錄等，打電話和個人拜訪也是較好地解決爭議的方法。如果認為會議非開不可，那么會議的目標越明確越具體越好,比如說,會議目標“探討如何在12月底之前將公司職工裁掉10%”就比“探討如何精簡公司職工”更加具體、明確,這樣會議討論的效果會更好。因此要明確完成任務的達標要求，并且極具可操作性。

（2）認真做好會前準備工作。會議組織者應當提前一至兩周給與會者發(fā)出會議通知,主要包括會議時間、地點、出席人員、會議目的、對與會者的要求及其時間分配等內(nèi)容。更為重要的是把會議的議程、議題，以及相關的背景資料，分發(fā)給每個參與者的手中，使參與者有足夠的時間閱讀，理解和消化，并做好筆記，結合會議的疑點和難點提出各自的看法和意見。充分的會前準備,是獲取高效率的會議的必要前提。否則他們在會上才第一次拿到開會的材料，然后才開始閱讀，結果浪費了許多寶貴的開會時間。

（3）時刻注意會議方向，防止會議“離題”。在黨務會議上，時常有離題的現(xiàn)象。當出現(xiàn)離題的時候，主持者一般不宜直接打斷發(fā)言，這樣容易挫傷發(fā)言者的積極性，并容易使會議由熱烈急轉為冷場。在這種情況下，可以采取轉移的方式，接過討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進行啟發(fā)引導，把發(fā)言引導到議題上來。即使中斷某人離題的發(fā)言，也應注意婉轉。如“大家提到的問題確實值得討論，以后如有機會可專門開會討論，現(xiàn)在先解決今天應討論的問題”。這樣就能夠做到在心平氣和的情況下，使討論發(fā)言回到主題。

（4）會后重在抓落實。目前，有一些單位和部門熱衷于搞形式主義，而且動不動就開大會。但是如果開會只是說說而已，打官腔，這是不夠的。工作要做扎實，就必須加強執(zhí)行。各級領導需將工作列入議事日程，要具體部署，認真貫徹落實。會議結束后,應將會議內(nèi)容整理成會議紀要,會議紀要中應包括相關部門應承擔的責任、責任人,完成時間及驗收標準等內(nèi)容。會議的關鍵在于落實,應根據(jù)會議紀要的內(nèi)容檢查會議決定的落實情況,使會議做到議而有決、決而有行、行必有果。

（5）嚴格控制與會人數(shù)。一定要嚴格選擇與會人員，做到該參加的一個不少，不需要參加的一個不要。要讓與會議議題無關或關系不大的人員盡量不要參加會議。絕不可興師動眾，敲鑼打鼓，搞形式主義。即“不一定全體成員都參加，有幾個人一議就完了。

（6）掌握會議時間,做到按時開始,準時結束。事實上1小時以內(nèi)的會議是最高效的，超過2小時以后會議效率就會直線下降，當然在很多時候我們確實很難做到這一點，此時適當?shù)闹虚g休息或許對提高會議效率有所幫助，但應注意時間千萬不能過長。但無論如何，組織者應盡力使會議的每一項議題均嚴格按照議程中的時間安排正常進行，特別要做到會議準時開始和準時結束。有些與會人員，特別是領導干部參加會議總是晚來，這樣會議就得延時，不光使得會議無法準時開始和結束，而且還會形成惡性循環(huán)。因此，必須養(yǎng)成準時開會的習慣，不管誰缺席，甚至領導干部還沒有到場，也要到時間就開會，這樣做對遲到者是一種無言的批評。對于經(jīng)常遲到者，還要點名批評。這樣長期堅持下去，大家就會養(yǎng)成準時開會的習慣。

（7）嚴格會議管理,削減會議數(shù)量。會議特別耗費時間、人力、財力和物力，在某些情況下,會議并不是最有效率地進行溝通信息的手段,也不是所有的難題都可以通過開會來得到解決,所以,每次開會前都有必要對是否有必要開會進行質疑,力求做到能不開的會堅決不開,可開可不開的會盡量不開,必須召開的會盡量少開。因此要嚴格會議管理,削減會議數(shù)量，將行政人員從“文山會海”中解放出來。

（8）開民主會，使每個人都有發(fā)言的機會。鄧小平曾經(jīng)說過，他“很希望同志們研究各種問題，多提意見，哪怕是一個片面的意見，也比沒有意見好”。主張“一切提到會議上的問題，都必須經(jīng)過討論，允許提出異議。如果在討論中發(fā)現(xiàn)重大的意見分歧，而這種分歧并不屬于需要立即解決的問題，就應該適當?shù)匮娱L討論，并且進行個人商談，以便求得大多數(shù)的真正同意，而不應該倉促地表決，或者生硬地作出結論。做領導人的，總要取得大多數(shù)人的同意，事情才好辦，絕不能一個人講了就算數(shù)。對少數(shù)人要尊重，少數(shù)人的意見不一定就是錯誤的。即使是錯誤的，他們的意見也不是孤立的，只有重視這些意見，才能很好地去加以糾正，幫助改正錯誤”。因此，會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言時間。在會議召開前就應將日程安排分發(fā)給與會者。這樣，一方面可以給那些不善言辭的人一個準備的機會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

（9）好的建議應鼓勵，質量不高的建議不能批評。每位下屬，在提出自己建議之前，都是認為自己的建議是有效的，并且，下屬并不能確切地預知上級對自己的建議的反應。如果，對于質量不高的建議予以批評，就會堵塞言路，使人不敢發(fā)言。因此，主持者對于質量欠佳的建議予以批評、指正、糾偏，絕對是一個壞習慣；有這樣壞習慣的主持者，是開不好討論會的。正確的方法是：聽到了好的建議，主持者應該通過口頭表揚、點頭致意、滿面笑容、追問細則等行為，來鼓勵發(fā)言者繼續(xù)發(fā)言。對于所聽到的、質量欠佳的主意，只須裝作沒聽見就可以了。

（10）會議要有議有決。議而不決是會議的大忌。因為議而不決的會議，本身就無任何質量可言。因此要想達成高質量的決議，就必須要包含以下幾個層面:第一,會議必須達成決議,否則純屬浪費時間。如果，一次會議不能做出整體結論，也必須做個階段性的小結，使得會議的成果有具體的體現(xiàn)；第二，決議是無異議的，這里主要指“形式上的無異議”，即大部分與會者同意而少數(shù)人不反對，因為“絕對無異議”的情況是很少出現(xiàn)的,決議本身就是一個妥協(xié)與平衡的產(chǎn)物；第三，決議應具備可操作性,即履行決議所需的現(xiàn)實條件已得到充分討論和基本認可,每一項相關任務都已經(jīng)明確分配給具體的個人或小組,并要求得到及時反饋；第四，最終決議在所有與會者可接受的備選方案中是最優(yōu)的。

4.結語

學會管理會議策略、掌握開會藝術、保證會議質量、提高會議效率是我國在新時期下各行各業(yè)面對全球化挑戰(zhàn)的必然選擇，是適應我國經(jīng)濟快速發(fā)展的必然要求，也是提高企業(yè)效率和效益的一個重要方面。因此，各級組織管理者應該引起足夠重視，切實做好這項工作。

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