高校檔案館和圖書館協作研究

宋云馳，常散丹

（內蒙古科技大學，內蒙古 包頭 014010）

一、高校檔案館和圖書館的現狀

我國目前高校檔案管理和圖書管理工作分別由檔案館和圖書館獨立完成，兩者工作相對封閉，沒有合作關系，兩者都是高校中具有文化教育功能的重要機構，兩者的資源配置是否協調對高校師生的學習研究工作有著直接影響。由于缺乏協作，加之高校檔案館在高校中利用效率較低、導致知名度偏低，部分領導和師生沒有意識到檔案館的作用，對其保管的文件、論文和科研檔案等了解不全面，更無法利用檔案館中的文獻資料，在高校檔案館和圖書館中出現了資源浪費和重復建設，無法為高校師生提供便捷高效的服務。

兩者作為提供高校信息資源服務的兩大機構，在高校中地位十分重要。圖書館作為高校中最熱門的機構之一，對高校師生有著巨大影響，借助圖書館的影響力，可以幫助高校師生了解和利用檔案館，實現其對科研和教學的價值。兩者實現協作共建，能夠使檔案館和圖書館發揮更大作用，改變高校檔案館利用效率低的現狀。從兩者的整體發展考慮，走協作共建之路是克服目前存在的缺點，提高資源利用效率的關鍵。

二、高校檔案館和圖書館的作用

（一）高校檔案館

高校檔案館作為高校內部獨立的檔案事務管理機構，能夠有效地滿足高校內部科研和行政需求，對高校的正常運行具有十分重要的作用。其基本作用如下：

1.保存學校歷史文件，傳承學校精神。一個高校的大學精神是由其學校歷史和文化積淀而成，對高校歷史重視程度都反映在檔案管理工作中，高校檔案館通過保存與學校有關的歷史文件能夠將充分展示學校方方面面的精神沿續與傳承，通過編撰校史體現本校文化，見證學校的輝煌的發展歷程，獲得社會的認同，是高校文化傳播的紐帶。

2.保管論文和科研檔案。高校檔案館作為保管高校論文和科研檔案的機構，在教師和學生需要查詢和參閱過往論文或者科研報告時，提供相關服務，以便為教學科研提供資料，指導學生寫作論文。同時分析高素質人才的教育檔案，總結教學經驗，研究學生培養的科學方法。保存和展示高校研究成果，對于科研項目進行細致總結，為高校后續科研項目提供借鑒。并對高校科研成果進行有效的宣傳和推廣，使高?？蒲谐晒嬲軌虍a生社會經濟效益。

3.保管學校教師與學生的檔案信息。在高校行政工作中，高校檔案館負責保管教師與學生的檔案原件，進行檔案信息管理，為相關工作提供準確的信息。在必要時進行檔案資源確認，提供檔案憑證，維護師生的權益。

（二）高校圖書館

圖書館在高校中擁有最為豐富的信息資源，是高校師生查閱資料和學習的最佳場所。高校圖書館為高校師生提供了優良的文化環境和優質的服務，能夠有效地幫助師生研究和解決各種問題，是高校教學資源最重要的組成部分。其作用如下：

1.提供優良的學習環境。優良的環境對于讀者學習研究來說非常重要，圖書館提供了一個便于尋求知識的平臺，促進了讀者對疑難問題的分析研究。在查閱書籍的過程中，讀者能根據需求進行選擇，這種方便的學習環境增強讀者自習意識，實現真正的自主學習。圖書館也是高校師生課外活動的重要場所，提供了一個良好舒適的活動空間。

2.高校重要的信息源，提供大量的學習科研資料。高校圖書館中大量館藏書籍文獻以及各種信息資源是高校師生學習研究的重要資料。其擁有的豐富知識信息，成為師生的學習研究的重要資料，優秀的高校圖書館能夠以豐富的資料和準確的信息來滿足師生的需要。

3.以豐富的書籍資料，提升學生道德素質。除了服務學習科研，高校圖書館作為學生課外閱讀的重要場所，通過向大學生宣傳推薦優秀書籍，能夠對大學生的思想文化和道德素質進行全方位的引導教育。塑造高尚的品德和價值觀，培養大學生成為具有高尚道德的高素質人才。

（三）高校檔案館和圖書館協作的必要性

1.兩者的協作可以更好的促進高校檔案館和圖書館與時俱進，在信息化大時代，網絡對高校檔案館和圖書館波及巨大，因特網具有海量的信息，相比之下信息查詢在網上更加簡便，兩者都有被邊緣化的危險，因特網對傳統檔案館和圖書館產生極大影響。因此高校檔案館和圖書館必須進一步發掘自身的潛能。高校檔案館和圖書館協作共建，相互補充，共享資源，即方便利用者獲取信息，也提高了信息資源的效率。

2.兩者的協作能夠將信息資料與科研報告論文結合。高校圖書館中具有豐富資料文獻，但是其科研和實踐報告數量遠遠不足，與檔案館的協作能夠補充大量的一線科研項目資料和論文。在兩者協作下，利用者能夠同時檢索到有關資料文獻和相關科研報告論文，這能夠使深利用者在更廣闊的領域中獲得最新科研動態。

3.兩者的協作能夠建立聯合信息資源數據庫，加快信息化進程。高校師生對所需信息的電子化和網絡化要求不斷增加，建立館藏資源豐富、高效快捷的各類信息資源數據庫十分必要，高校檔案館和圖書館只有協作共建聯合信息資源數據庫，才能發揮自身的館藏優勢，滿足高校師生對知識信息的多樣化需求。將兩者的信息資源借助計算機網絡化、數字化和信息化，也有助于實現高校檔案館和圖書館的現代化管理，方便高校師生和社會利用資料信息。

（四）高校檔案館和圖書館協作的可行性

在歐洲和美國等發達地區，已有諸多高校檔案館和圖書館進行協作，構建了一個能夠提供海量信息的信息化服務體系，隨著信息化的加快，我國高校也具有了兩者相互協作共享資源的可能，兩者協作共建是十分可行的。高校檔案館和圖書館應該借助計算機信息技術，協作共建，為高校圖書館和檔案館都找到新的活力。

1.兩者的性質類似，檔案館作為保存高校檔案資料的機構，圖書館作為保存圖書文獻資料的機構，兩者都是收集、加工、保存文獻信息的機構，都是高校中保存傳播知識信息的載體，具有協作共建的可行性。

2.兩者的工作方式類似，兩者對高校師生的服務方式都是閱覽和外借，在保存文獻資料的方式上也相同，都需要對保存的信息進行進一步的整理加工，保證讀者能夠更好地利用文獻信息。兩者的協作在工作方式上并無變化，相同的工作方式也是兩者協作共建的良好基礎。

3.服務對象的主體都是高校師生，都是以提供其所需要的信息資料為主要工作。相似的服務對象，使得兩者協作后的信息資源管理更加簡單，保證了兩者的協作共建能夠使高校師生享受到更加便捷高效的服務。

4.計算機信息技術的發展，使得兩者的協作更加簡單可行?，F代計算機技術和網絡技術保證了兩者大量信息資源的順利整合，建立聯合信息資源庫和信息查詢系統，讀者能夠借助信息系統查詢兩者的信息資料，使得兩者的協作成為可能。

（五）高校檔案館和圖書館協作的建議

1.對于檔案館和圖書館進行一體化管理。在檔案館和圖書館原有的管理部門基礎上設立協調管理機構，對兩者的館藏資源進行統一的管理和規劃，將兩者的信息資源做到利用率最大化。借鑒國外高校檔案館和圖書館協作的成熟經驗，從整體出發，考慮檔案館和圖書館的內在聯系，應當先建立合適的一體化管理模式，逐漸實現檔案館和圖書館的一體化建設。制定統一的管理政策，針對兩者協作中存在的各種問題，制定相應的管理辦法，規范管理兩者協作共建的過程。就目前而言，統一管理檔案館和圖書館是協作共建的關鍵，統籌安排兩者的日常工作，滿足高校師生學習科研的需求，實現協調發展。

2.將兩者的文獻資料進行整理，資源互補。如：高校師生進行研究學習時，不僅需要參閱圖書資料，也需要查閱論文及科研檔案，圖書館作為借閱書籍的主要場所，圖書閱覽場所比檔案館更具優勢，因此可以把檔案館保管的科研報告、學術論文等高校師生需求較多的文獻資料轉移到圖書館中，設立專門的論文檔案閱覽室，方便借閱，通過協調兩者的信息資料來實現高校檔案館和圖書館的協作。

3.對檔案館和圖書館的協作共享資源進行宣傳，在高校師生中，許多人對檔案館并不熟悉，對檔案館中收藏的學術論文和科研報告并不了解。借助圖書館這個平臺加強檔案館的介紹，通過對兩者共享資源的宣傳，可以讓更多的師生在檔案館找到所需要的資料，借助統一的查詢系統，幫助師生更好的研究問題。因此，檔案館和圖書館應該共同舉辦各類講座，介紹檔案館收藏的各類論文和學校歷史，培養高校師生對檔案館館藏的重視，同時也能展示學?？蒲谐晒?，進一步促進兩者的協作。

4.協作共建信息資源數據庫，將檔案館和圖書館收藏的信息一同收入統一的信息資源數據庫中，管理者能夠對檔案館和圖書館的信息進行整體管理。高校師生可以在數據庫中同時檢索到檔案館和圖書館的館藏資料，提高了文獻利用率，兩者的協作使得讀者獲得的信息資源更加全面。

5.引進信息資源管理系統，進行高校檔案館和圖書館的協作管理。信息資源管理系統對兩者的協作共建管理十分必要，目前已有諸多成熟的管理系統，如清華同方RFID圖書檔案管理系統。利用計算機網絡技術，提供網絡圖書檔案查詢服務，只需要在系統輸入檢索詞，就能夠隨時隨地通過網絡查詢檔案館和圖書館的信息資源，獲得全方位的服務，充分發揮高校檔案館和圖書館的作用。

總之，高校檔案館和圖書館的發展應當跟隨時代的變化，與時俱進，不斷修正與發展，以滿足高校師生和社會不斷增加的需求。兩者的協作共建，能夠共享和充分利用兩者的信息資源，通過構建高效完備的立體式全方位網絡管理體系，滿足利用者更多的有效信息需求。

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