淺析現代合同管理問題及對策研究

■李玉林 新疆塔里木油田建設工程有限責任公司

2010年4月，我國五部委頒布了《企業內部控制應用指引》，主要針對企業的內部控制進行規范，這其中就包含合同管理。合同是現代企業之間用于規范各方權利、義務的協議，是現代企業之間進行合作的主要形式。合同的重要意義決定了合同管理在企業管理中的重要地位。

一、合同管理的內涵

合同管理主要是指與合同的訂立、合同的轉讓、合同的變更、合同的履行以及合同的終止有關的一系列活動的總稱。合同管理是企業之間貿易往來和經濟合作的重要基礎。良好的合同管理對于保護合同利益相關者具有重要的意義，防止企業產生不必要的糾紛、舞弊等行為的發生。因此，合同管理的好壞直接關系到企業的生存。

現階段，我國理論界對于合同管理的過程進行了階段式的劃分。第一個階段為合同談判與簽訂階段的管理。由于我國的法律賦予合同相應的法律效應，因此，做好合同簽訂前的準備工作顯得尤為重要，合同一旦簽訂，公司將必須按照約定履行其責任，否則將會承擔相應的違約責任。第二個階段為合同履行階段的管理。通過內部的監督等措施，促使合同約定的義務按時履行。第三個階段為合同歸檔階段。即在合同責任與義務履行完畢之后，對合同進行整理，并按照歸檔程序保存，以備查閱。

二、當前我國合同管理存在的問題

隨著我國企業管理水平的提高，越來越多的企業意識到合同管理的重要性，開始加大對其管理的力度。但是我國合同管理方面的研究起步較晚，多是借鑒西方發達國家理論的基礎上得來的。因此，在應用的過程中遇到很多困難，如：

1.合同管理認識上的誤區。合同管理工作在企業中不能良好實施的一個重要原因即是企業高級管理人員對于合同管理認識上的誤區，認為合同管理是浪費時間和精力，完全沒有必要的事情。合同管理屬于企業的內部控制的內容，內部控制包含五要素，分別為；控制環境、風險評價、控制活動、信息系統與溝通、監督。高管人員對于內控的態度奠定了企業內部控制的基調，如果高級管理人員都不能認識到合同管理的重要性，要想其在企業順利推行，恐怕存在困難。

2.合同管理運行部門和監督管理部門獨立性較差。企業中的合同管理往往涉及到多個部門，因此，存在一些利益沖突。只有保持合同管理的運行及監管部門獨立于合同的執行部門，才能保證管理的效率。但是，當前一些企業中，合同管理運行部門和監督管理部門不具有獨立性，甚至一些企業根本沒有合同管理的部門或者專職人員，這都將會造成合同管理的漏洞，使得企業合同風險加大。這是合同管理現存的問題之一。

3.合同管理缺乏監督管理的動力。企業合同管理往往針對其自身的管理，完善合同簽訂前的審批、準備，完善合同變更的相應手續和審查、完善合同后續的歸檔工作等等，這無疑是為企業管理人員增加了工作量，因此，企業的管理人員并不樂意實施這項額外的工作。同時，對于自己監督自己，高管人員往往都是排斥的。這些因素均造成了合同管理缺乏監督管理的動力。

4.合同管理模式存在缺陷。現代企業往往將合同管理歸責于法律事務，大型的公司一般設立有法務部，中小型企業出于節約成本的考慮，往往是外聘法律人士為其提供咨詢，這就是法務模式的合同管理，也是當前最流行的一種合同管理模式。但是，深入分析后發現，這種管理模式存在一個較大的缺陷：法務部門往往關注的只是合同內容的法律風險。對于合同管理的其他方面的關注較少。同時，現實生活中也存在一些現象比如一個法律咨詢員一天要簽上百份合同，往往粗略的瀏覽下即簽字報出。這都是合同管理模式存在的缺陷。

三、針對當前我國合同管理存在的問題的對策研究

針對上文分析的合同管理存在的問題，本文提出了以下解決問題的對策，以期我國的合同管理更加的規范，真正為企業帶來經濟利益。具體的對策有如下幾點：

1.推進企業合同管理信息化。隨著信息化技術的應用，現階段企業均已經采用了信息化的管理系統，合同管理可以作為一個新的模塊引入企業現有的信息系統中，對企業來說并不需要增加許多成本，但卻可以發揮信息化技術帶來的管理效率的提高。一方面，信息化的合同管理可以有效規避人為舞弊、人為的錯誤等，另一方面，信息系統經過授權后，只有相關人員才能進行操作，防止合同內容丟失。計算機的操作往往會留下痕跡，因此，一旦出現問題，事后問責時也能快速找到相關的責任人。

2.建立合同管理的培訓機制。針對企業管理人員對合同管理認識上的誤區以及合同管理的動力不足問題，企業可通過組織相關的培訓活動予以解決，之所以存在誤區、不予支持，是因為高級管理人員并沒有意識到合同管理所帶來的好處，因此，培訓無疑是最快速、有效的方式。培訓的內容應當主要關注合同管理的流程講解、合同管理的重要意義、合同管理的案例分析等方面。

3.建立合同管理的機制。機制是企業的制度順利實施的基礎，因此，要想合同管理在企業中順利實施，必須建立相關的合同管理機制，將合同管理各方面的內容制度化。使得員工在操作的過程中有據可依，也方便事后追究或獎勵相關人員提供參考。

4.建立合同管理流程。合同管理的流程的建立可以使得合同管理工作更加有序進行。企業應就調查與談判、審核與批準、合同文本擬定、合同文本的會審、簽署、蓋章、履行、補充與變更、結算與解除、后續評估等環節的具體內容制定詳細的規章制度。這樣以來，合同管理變得有據可依、有法可循，大大提高管理的效率。

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