淺談如何構建公司債權債務的內部控制體系

2013-08-15 00:51:28劉燕

時代金融 2013年11期

劉燕

（中交武漢港灣工程設計研究院有限公司，湖北武漢 430000）

債權債務一直是很多公司難以解決的問題。這是由于債權債務的特性決定的，其本質是公司同客戶及供貨商三者間關系的利益調整與維護。最近幾年，很多公司的經濟收益出現了嚴重的下降，其共同點之一就是大量呆賬、死賬、三角債等共同存在。所以，創建完善的債權債務控制系統就是當前公司內部會計控制的重要事情。

一、進行債權債務控制的原因

其原因主要分為兩點：其一，依照現實出現的經濟業務情況，根據《會計法》相關規定及國家統一的會計制度來進行債權債務控制；其二，要確保債權債務所涉及的內容收錄真實、準確、全面和及時，推行債權債務責任劃分制度，開展債權債務追究責任原則。按照“誰掛賬，誰銷賬”的標準，進而確保資金回收及時，縮短債權時間。另外，建立相應的債權模式，降低公司債務負擔，從而確保資金的正常流通及運轉。

二、公司債權債務的內部控制流程

（一）將債權債務責任劃分到部門

在進行債權債務的內容控制時，將其相關責任劃分到部門內。主要指的是同項目發生經濟往來或業務的相關部門，包含同對方進行溝通、商洽、簽署等，還包含已向財務部上交付款的部門。相關責任劃分的部門其主要辦理人就是其主責任人，負責清理所要處理的債權債務，相關責任劃分的部門中批次人及負責人是次要責任人。

（二）將債權債務職責進行分工

公司在對債權債務進行管理時，應根據其不同職責進行分工劃分。具體可分為后勤采購、相關業務、合同管理、財務等部門，通過相互分工、合作，保證公司經濟收益。其中，財務部門應安排專人對債務及債權的審核工作進行核算、簽署、清理。財務管理負責人負責對債權債務的清理工作進行監督、對債權債務的合理性進行審查等；后勤采購部門負責制定物資的購買規劃，簽訂采買相關合同等；相關業務部門負責對相關的工程業務進行保證，按時完成項目工作，同時簽署勞務合同。

三、公司債權債務的內部控制辦法

（一）對債權債務進行審核

財務人員在對債權債務進行核算工作時，首先要對初始資料進行檢驗，包含物資購買票據、訂貨單、項目驗收單、項目規格以及資金數量等。當確定其業務真實、有效后，找尋相關部門簽署章，確定其符合標準后再進行會計核算工作。

（二）對債權債務進行確定

財務人員依照現實出現的經濟業務對債權債務的內容進行確定，主要包含以下幾點內容：其一，對應收款項的確定，其過程是在勞動者已經履行其勞動義務，合同也已經生效，相關的手續已經全部齊全時進行的確定活動；其二，對票據的確定。當各種勞動及相關數據憑證都符合法律效益后進行票據確定工作，應用商業票據匯總的結算方法，對其內容，應收款項數目、債權票據等進行確定；其三，對預付款數目及項目的確定，根據我國《合同法》的相關規定進行合同的簽署工作，同時由單位的責任人進行批準、授權，依照合同的內容為供貨方提供一定數額的貨款，對預付款的數目及項目進行確定；其四，對其他應收取的款項進行確定，其他應收取的款項指的是企業沒有經過經銷活動的應收債權，主要包含各種保證金、賠款及備用金等，財務人員應依照單位主要負責人提供的批準，相關部門提供的初始數據及資料對其進行確定；其五，對沒有付清的款項進行確定，依照購銷合同把所要購買的商品權及沒有付清的款項進行確定；其六，對應該收付的票據進行確定，應該收付的票據來源與企業的購買貨物的環節，購買貨物的一方向售出貨物的一方提供的商業票據，在進行票據開具過程時，辦理人應對貨物的合同、清單及訂貨單、驗貨單都進行詳細的核實，同時核對發票數額，通過財務管理人員簽字蓋章后方可將票據交給簽發人進行簽發，另外，票據應在登記簿上進行記錄。辦理人不可以進行“應該收付票據”的核對工作；其七，對其他應該收付款項的確定。其他應該收付款項指的是非購銷或非接受勞務應付的款項，主要包含單位自身的承辦租金，暫時接受其他部門或個人的資金，保證金及養老金等，財務人員根據現實中的金額進行確定工作；其八，對應該繳納的稅金進行確定。在規定時間內，財務人員應對公司經營收入及利潤進行整理，按照相關規定對所應繳納的稅金數目進行確定。

（三）對債權債務進行記錄

公司會計人員在審核及確定債權債務內容后，在賬目中應進行詳細的記錄，保證以后有據可查。

（四）對債權債務進行清理

當發生債權債務以后，主要辦理人應盡快、積極地對債權債務進行清理，財務人員有責任督促相關人員進行債權債務的審查、檢驗、簽認等工作。同時輔助主要辦理人盡快清理債權債務，在一段時間后對債權債務的清理工作進行檢查。主要包含以下幾點內容；其一，當應該接收的款項到達時限時沒有交付資金時，財務人員應事前通知相關部門及主要辦理人對其進行催款；其二，如果應該接收的款項超過三個月仍沒有進行清理，財務人員就要定期向主要經辦人及相關負責人提供催繳通知；其三，對于那些由于個人原因超支或預支的資金，主要辦理人在進行債權債務業務辦理后，應盡快辦理報銷手續，同時將剩余的款項全部結算清楚。如果主要辦理人在資金借支、預支一個月后仍沒有辦理報銷過程，財務人員應出示書面材料給部門負責人，監督借支人進行清帳；其四，公司應該依據自身的賬務償還能力控制債權債務模式，同時根據合同規定上的時限還清債務，不可以隨意拖延還款時間；其五，對于那些時間較長或跨年的債權債務來講，財務人員應在每年的年底開具對賬單，交由主辦人同對方進行數據核對，并取得對方的簽字，如果出現問題要盡快查明緣由。