簡(jiǎn)論加強(qiáng)高校院系資料室建設(shè)

孟姍姍

高校院系資料室作為本校圖書(shū)文獻(xiàn)資料服務(wù)工作的基層機(jī)構(gòu)，與圖書(shū)館共同構(gòu)成學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，同是為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)。但不少院系資料室服務(wù)功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)教學(xué)科研日益增大的文獻(xiàn)信息服務(wù)需求。如何加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，是一個(gè)亟需解決的問(wèn)題。本文就此作一些初步探討。

院系資料室的現(xiàn)狀

隨著高校的迅速發(fā)展，教學(xué)科研對(duì)文獻(xiàn)信息服務(wù)的需求越來(lái)越大。多數(shù)院系資料室在為教學(xué)、科研提供圖書(shū)資料信息服務(wù)方面付出了大量辛勤勞動(dòng)，作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。但為數(shù)不少的院系資料室存在的問(wèn)題較多，難以把為教學(xué)科研服務(wù)工作做得更好，無(wú)法滿(mǎn)足服務(wù)對(duì)象日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求。出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，主要有：

一是人員結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題比較普遍。不少高校院系資料室一方面人浮于事，另一方面缺乏圖書(shū)館管理專(zhuān)業(yè)人員，這種人員結(jié)構(gòu)不合理的結(jié)果，導(dǎo)致管理服務(wù)混亂，使文獻(xiàn)信息服務(wù)水平難以適應(yīng)教學(xué)科研的需要，有的相關(guān)服務(wù)甚至基本上處于架空狀態(tài)。

二是管理制度不健全的問(wèn)題比較突出。不少資料室正是因?yàn)槿狈χ贫缺Ｕ希瑢?dǎo)致了一系列本來(lái)可以避免的混亂現(xiàn)象：人力資源管理方面，人員編制、專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置，缺乏嚴(yán)格、明確的規(guī)范，造成人員配置與相應(yīng)的工作需要脫節(jié)。圖書(shū)資料信息管理方面，購(gòu)進(jìn)、借出登記制度不健全或雖有制度但未能?chē)?yán)格執(zhí)行，造成一些圖書(shū)資料損壞、丟。

三是缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展圖書(shū)資料信息服務(wù)，是強(qiáng)化院系資料室服務(wù)功能、提高服務(wù)水平的必然途徑。而多數(shù)院系資料室至今缺乏相關(guān)設(shè)施、設(shè)備，有的甚至沒(méi)有設(shè)置信息技術(shù)工作崗位的這個(gè)設(shè)想。

四是所需資金缺乏保障。校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)是納入學(xué)校開(kāi)支計(jì)劃的，一般都有比較可靠的保障。而院系資料室經(jīng)費(fèi)是“自主投入”的，由于缺少資金，文獻(xiàn)資料添置、必要的設(shè)施建設(shè)和設(shè)備購(gòu)置無(wú)法得到保障，創(chuàng)新服務(wù)方式、滿(mǎn)足服務(wù)需求基本停留在口頭上。

存在以上問(wèn)題的主要原因

首先，從主觀上看，一些學(xué)校和院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館的關(guān)心支持比較到位，而對(duì)院系所屬的資料室的建設(shè)與發(fā)展情況院則很少關(guān)注。其次，在傳統(tǒng)的圖書(shū)館和資料室管理體制下，一些管理方式不利于資料室的發(fā)展。通過(guò)對(duì)多數(shù)資料室存在問(wèn)題的原因加以分析，筆者以為這種管理體制方面的一些問(wèn)題值得探究。比如，圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)來(lái)源主要是學(xué)校統(tǒng)籌安排、保障所需，這是《普通高等學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程（修訂）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)程》）明確規(guī)定了的。而資料室的經(jīng)費(fèi)，則由院系“自主投入”，院系在經(jīng)費(fèi)緊缺的時(shí)候，“自主投入”資料室的經(jīng)費(fèi)就失去了保障。

關(guān)于加強(qiáng)院系資料室建設(shè)的幾點(diǎn)建議

院系資料室需要加強(qiáng)和改進(jìn)的問(wèn)題是多方面的，筆者僅就以下問(wèn)題談幾點(diǎn)建議。

1.關(guān)于管理體制改革問(wèn)題

加強(qiáng)資料室建設(shè)是院系師生和科研人員共同關(guān)心、重視的一件事情，更有不少人參與了深入探討，提出了寶貴的建議。概括起來(lái)主要有兩種意見(jiàn)：

第一種意見(jiàn)是將高校圖書(shū)館改為圖書(shū)總館，將院系資料室改為分館，由總館直接領(lǐng)導(dǎo)管理，仍承擔(dān)直接為院系服務(wù)的職責(zé)。認(rèn)為這樣有利于加強(qiáng)管理，促進(jìn)資料室提高管理水平。這個(gè)意見(jiàn)存在的主要問(wèn)題一是經(jīng)濟(jì)條件好的院系資料室因分館是總館的分支機(jī)構(gòu)，受總館領(lǐng)導(dǎo)可能“受制于人”而不樂(lè)意改為分館，其所屬人員也會(huì)因個(gè)人收入可能減少而未必愿意納入校圖書(shū)總館。勉強(qiáng)將其納入總館系列，可能會(huì)引發(fā)一些新的矛盾。二是將資料室改為分館后脫離院系領(lǐng)導(dǎo)而直接由圖書(shū)館管理，使資料室和院系的關(guān)系由密切變?yōu)槭柽h(yuǎn)，會(huì)產(chǎn)生弱化院系服務(wù)的問(wèn)題。三是按照《規(guī)程》的規(guī)定，設(shè)立分館僅限于“規(guī)模大、院系多或校園分散的高等學(xué)?！?而不適用于所有高校。

第二種意見(jiàn)是“實(shí)行一體化”。即建立以高校圖書(shū)館為主導(dǎo)，各院系資料室共同參與的校園資料協(xié)作系統(tǒng)。所謂協(xié)作系統(tǒng)，是指參照類(lèi)似上海市文獻(xiàn)資源共建共享協(xié)作網(wǎng)和全國(guó)范圍的CALIS文獻(xiàn)保障系統(tǒng)建立的校園資料共建共享系統(tǒng)。協(xié)作網(wǎng)成員單位和參建單位可以開(kāi)展館際互借、館際文獻(xiàn)傳遞、通用閱覽證等資源共享服務(wù)。這種更大范圍內(nèi)的共享，有利于減輕會(huì)員館或參建單位的服務(wù)壓力，提高服務(wù)效率。這種區(qū)域性甚至全國(guó)性的協(xié)作網(wǎng)或文獻(xiàn)保障系統(tǒng)的創(chuàng)立已取得成功，是高校資源共享的一個(gè)重大創(chuàng)新，受到普遍歡迎。

筆者認(rèn)為以上兩種意見(jiàn)各有其長(zhǎng)，特別是第二種意見(jiàn)：建立以高校圖書(shū)館為主導(dǎo)、各院系資料室共同參與的校園資料協(xié)作系統(tǒng)，有利于擴(kuò)大信息共享范圍、提高信息服務(wù)工作效率，具有廣闊的發(fā)展前景。但各個(gè)高校的情況不同，不論哪種意見(jiàn)，都難以作為普遍通行的圖書(shū)機(jī)構(gòu)管理模式推行。筆者認(rèn)為，資料室管理體制改革不管采取哪種做法，都應(yīng)從本校圖書(shū)館和院系資料室的實(shí)際情況出發(fā)，按照《規(guī)程》關(guān)于完善職責(zé)、健全制度，加強(qiáng)管理，強(qiáng)化服務(wù)功能的要求，在此基礎(chǔ)上爭(zhēng)取加入?yún)^(qū)域性或全國(guó)性的協(xié)作網(wǎng)，獲得更廣闊的文獻(xiàn)信息共享權(quán)，有利于把信息服務(wù)工作提升到更高更新的水平。

2.關(guān)于缺乏資金和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施的問(wèn)題

資料室資金短缺，主要是建設(shè)和發(fā)展（設(shè)備購(gòu)置、設(shè)施建設(shè)、大批量圖書(shū)資料添置）所需的大筆資金沒(méi)有保障。這一部分資金由院系“自主投入”的做法，筆者認(rèn)為是不妥的。根據(jù)《規(guī)程》第三十三條關(guān)于“高等學(xué)校應(yīng)保證圖書(shū)館正常運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展所必需的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)條件”和第三十四條關(guān)于“高等學(xué)校圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算”的規(guī)定，資料室的經(jīng)費(fèi)應(yīng)包括在“高等學(xué)校圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)”之中，共同由學(xué)校管理。因?yàn)榈诎藯l關(guān)于：“高等學(xué)校的院系（所）資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分”的規(guī)定，已經(jīng)明確了資料室與圖書(shū)館是同一個(gè)序列的，既然同屬一個(gè)序列，經(jīng)費(fèi)就應(yīng)當(dāng)由學(xué)校像“保證圖書(shū)館正常運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展所必需的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)條件”一樣統(tǒng)籌安排，而不應(yīng)當(dāng)由院系“自主投入”。這樣既有利于資料室的資金保障，也有利于學(xué)校加強(qiáng)對(duì)院系的財(cái)務(wù)監(jiān)督，避免院系占用資料室資金。

3.關(guān)于加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題

為了提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，改變隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀，必須采取得力措施：

①建立嚴(yán)格、科學(xué)的用人制度，為加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)提供制度保障。糾正“安置性”用人，避免“人浮于事”和缺乏專(zhuān)業(yè)人員的現(xiàn)象的長(zhǎng)期延續(xù)。

②選用人員注重素質(zhì)。在考察思想素質(zhì)的同時(shí)，必須重視其文化程度和圖書(shū)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及能力的考察，擇優(yōu)選用。

③確定合理的人員結(jié)構(gòu)比例，有計(jì)劃地聘任多種學(xué)科的專(zhuān)業(yè)人員，形成以專(zhuān)業(yè)人員為核心的骨干隊(duì)伍，為強(qiáng)化服務(wù)功能、提高服務(wù)水平提供專(zhuān)業(yè)人才資源保障。

④建立完善培訓(xùn)機(jī)制，采取多種方式和途徑培養(yǎng)、提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

⑤建立完善激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)隊(duì)伍的進(jìn)取精神。

4.關(guān)于健全制度的問(wèn)題

按照《規(guī)程》關(guān)于“高等學(xué)校圖書(shū)館應(yīng)以讀者第一，服務(wù)育人為宗旨，健全服務(wù)體系，做好服務(wù)工作”的規(guī)定健全和完善圖書(shū)資料的信息服務(wù)工作制度。首先要突出服務(wù)觀念。所謂“讀者第一”，應(yīng)當(dāng)以急讀者之所急的意念和作風(fēng)，用快捷便利的方式最大限度地滿(mǎn)足教學(xué)科研的需求。尤其是學(xué)生的需求，還應(yīng)當(dāng)從他們對(duì)圖書(shū)資料信息缺乏了解的實(shí)際出發(fā)，建立相關(guān)的圖書(shū)信息介紹等輔導(dǎo)制度。與此同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的制度進(jìn)行必要的完善，不論是對(duì)資料室自身還是對(duì)服務(wù)對(duì)象，相關(guān)制度都應(yīng)當(dāng)做到權(quán)利與義務(wù)對(duì)稱(chēng)，糾正重視管理忽視服務(wù)的現(xiàn)象。對(duì)違反制度的行為，必須按照校紀(jì)、法規(guī)予以處理。不能擅自擬定處罰條款，對(duì)一些重大問(wèn)題的處理決定，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人不服處理決定有申訴的權(quán)利。

參考資料：

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