成人教育檔案管理中存在的問題及對(duì)策＊

陳小華

（濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041）

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國家教育政策的調(diào)整，普通高校函授教育的規(guī)模也不斷擴(kuò)大。成人教育檔案數(shù)量明顯增加，已經(jīng)成為學(xué)校檔案的重要組成部分。成人教育檔案是在教學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料，完整的成人教育檔案包括學(xué)籍檔案和教學(xué)檔案。學(xué)籍檔案包括注冊(cè)學(xué)員的名單、學(xué)員考勤表、考試成績冊(cè)、畢業(yè)生登記表等。教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、課程表、面授通知、任課教師一覽表、教師教學(xué)測(cè)評(píng)表、班主任職責(zé)、工作總結(jié)等。做好成人教育檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)成教事業(yè)發(fā)展，提高成人教育管理質(zhì)量具有重要的作用。

1 成人教育檔案的特點(diǎn)

1.1 學(xué)員來源社會(huì)性強(qiáng)

成人教育的對(duì)象大多是在職人員，學(xué)員數(shù)量多，涉及面廣，因此不像普通教育檔案那樣集中、單純。

1.2 培訓(xùn)形式多樣

成人教育按學(xué)習(xí)形式可分為脫產(chǎn)、函授、夜大、網(wǎng)絡(luò)教育等；按學(xué)歷可分為本科、專科、培訓(xùn)等層次，這就決定了成人教育檔案的多樣性。

1.3 學(xué)員檔案復(fù)雜性

成人教育生源復(fù)雜，學(xué)員中有在職職工、待業(yè)青年、學(xué)生，他們擁有不同的社會(huì)背景。新生除學(xué)籍檔案外還有其他有關(guān)的材料，這就構(gòu)成了檔案材料的復(fù)雜化。

成人教育的特點(diǎn)決定了成人檔案材料的復(fù)雜性，給成人教育檔案管理增加了難度。

2 成人教育檔案管理存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理缺乏重視，制度不健全

目前，成人教育的學(xué)生主體大部分是社會(huì)在職職工，學(xué)生生源比較復(fù)雜，且學(xué)校對(duì)成人教育檔案工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，因此，在檔案管理機(jī)構(gòu)中檔案員多為兼職，檔案管理人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理不規(guī)范，沒有對(duì)成人教育檔案工作進(jìn)行必要的檢查和創(chuàng)新，只是采用傳統(tǒng)的管理模式，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用，成為成人教育檔案管理工作很難適應(yīng)教育發(fā)展的重要原因。同時(shí)，成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學(xué)校對(duì)成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性，歸檔材料不明確、管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象都制約著成人教育有關(guān)資料的整理歸檔工作。

2.2 成人教育檔案管理隊(duì)伍薄弱，管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)

學(xué)校成教學(xué)生檔案管理隊(duì)伍普遍比較薄弱，大多數(shù)的學(xué)校沒有設(shè)置專門的成教檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員往往兼職其他工作，大多數(shù)未受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，在實(shí)際工作中無法鑒定材料的價(jià)值，如永久材料、長短期材料混合歸檔，還有一些需要?dú)w檔的成教材料沒有及時(shí)歸檔，這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數(shù)兼職其他工作，無法投入較多的時(shí)間和精力來完成檔案管理工作，大大降低了檔案的質(zhì)量。

2.3 成教檔案管理模式陳舊、效率低下

學(xué)校成教檔案材料普遍隨意放在幾個(gè)柜子里，容易丟失。還有部分歸檔材料內(nèi)容不全，不按照檔案管理中規(guī)定要求去做。現(xiàn)代教育是一種信息化教育，目前成教檔案管理軟件很少，嚴(yán)重影響檔案的查閱和利用，難以形成服務(wù)功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動(dòng)。

3 改進(jìn)成人教育檔案工作的建議

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

成人教育的檔案工作是學(xué)校辦好和發(fā)展成人教育事業(yè)的重要基礎(chǔ)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是搞好檔案管理的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作納入到教學(xué)工作計(jì)劃中，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時(shí)解決檔案中遇到的問題。

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)就是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)成教相關(guān)資料都必須存檔的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理在成人教育工作中的重要意義。

3.2 建立完善的檔案管理規(guī)章制度

為保證檔案的規(guī)范、完整，應(yīng)根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定一套適合自己學(xué)校的規(guī)章制度，從而規(guī)范學(xué)校的成人教育檔案管理方法和程序，使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證，使成人教育檔案工作進(jìn)程與學(xué)校保持同步發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)是做好成教檔案工作的重要保障。針對(duì)成人教育檔案工作的基本內(nèi)容，必須專人管理、職責(zé)分明，以加強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任心。對(duì)成人教育的檔案管理人員可通過請(qǐng)專家講課、定期培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)規(guī)范化的檔案管理等形式開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，掌握過硬的專業(yè)技能。

3.4 改革傳統(tǒng)管理模式，加快檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)前成人教育檔案工作落后于飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著教育改革和發(fā)展形勢(shì)的要求，成人教育檔案必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)成人檔案的管理，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案的信息化管理，提高成人教育檔案的利用率，更好的為成人教育工作服務(wù)。

4 結(jié)束語

成人教育檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，管理的好壞影響著學(xué)校的辦學(xué)水平及其在社會(huì)上的聲譽(yù)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，成人教育檔案管理也有了更高的要求，以往的檔案管理知識(shí)和管理模式不再適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，所以必須增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視管理隊(duì)伍的建設(shè)，增強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，這樣才能提高工作效率，提升檔案的使用價(jià)值，為社會(huì)進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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