淺析電子檔案與紙質檔案并存

□文/孫毓川 閆建勛 朱璐華

（1.河北聯合大學；2.河北聯合大學冀唐學院信息中心 河北·唐山）

隨著信息技術和網絡技術的飛速發展，各類信息處理技術和設備的大量運用，辦公自動化的普及，電子商務的廣泛開展，我國檔案管理打破了傳統單一的紙質管理模式，電子檔案應運而生，使檔案管理工作發生了深刻的變化。國家檔案局局楊冬權在2012 年全國檔案局長館長會議上提出，在全國檔案事業發展“十二五”規劃基礎上，到2020 年全國各級綜合檔案館紙質檔案數字化數量要比2010 年翻兩番。如何使紙質檔案與電子檔案更加合理地并存，成為檔案管理又一新興課題。

一、高速信息時代發展對檔案管理的影響

當今社會已步入一個高速的信息時代，網絡與通信的飛速發展，各種新型信息處理技術、多媒體技術的廣泛應用，已滲透到我們日常的工作和生活當中，同時也影響到檔案的管理工作中，使現階段的檔案管理工作翻開了嶄新的一面。網絡化、數字化、信息化是現代檔案管理工作的發展方向。

二、紙質檔案與電子檔案并存現狀

在當今飛速發展的信息時代，人們獲取知識與信息的習慣已經發生根本性的變化，紙質檔案的傳播雖然沒有電子檔案的方便、快捷。但紙質檔案一旦形成，由紙張、字跡材料、字跡這三大構成元素就將永遠結合在一起。反之，電子檔案雖然速度快、效率高，但由于其真實性、可靠性方面存在風險。

在實際檔案管理工作當中，不僅要求有紙質檔案，同時還要求有相應的電子檔案，這就是我國目前檔案工作管理中的“雙軌制”。通過電腦生成電子文件，再通過打印形成紙質文件，或者將紙質文件掃描生成數字化進行處理，形成相應的電子版本。其產生，是基于電子計算機及網絡技術在社會各個領域的廣泛應用。

三、紙質檔案與電子檔案并存的必然性

在各行業實際工作當中，大量的會議記錄、手稿、領導批示、原始數據等這些紙質文件因為其重要性，還是以紙質為載體實行紙質檔案管理，對其進行長期、穩定的安全管理，可作為重要和可靠的依據憑證存在。而電子檔案的最大特點在于其占用空間小，存儲信息量大，利于保存，使使用者能夠隨時隨地檢索，并實現信息的共享。二者各有優劣。從利于工作角度來看，紙質檔案與電子檔案并存是必然的。

從其載體而言，對于紙質檔案來說環境的變化、空間的要求、紙質的質量等都對其保存壽命上有很大的影響。相對電子檔案，其載體主要由光盤構成，其構成材料多為聚酯底基，其對外界因素，包括物理因素、磁性現象等，都是電子檔案的不利因素。從保管的角度而言都存在缺陷。但二者之間缺一不可。

四、紙質檔案與電子檔案并存階段管理中存在的問題

1、認識上不足。在日常的管理工作當中，對于電子檔案的概念我們從其功能和作用上還沒有一個充分的認識，尤其對于一些一線的檔案工作者，往往沒有及時轉變觀念，在工作當中把更多的精力放在了紙質檔案的傳統管理方式上，加之年齡層次、業務水平、學歷層次等諸多因素的影響，造成對電子文檔收集、歸類不齊全，管理上不規范、不完整，或者出現資源上的過度浪費。

2、檔案管理人員年齡、學歷層次分差大。檔案部門作為一個職能部門，一直以來是一個清閑養老的地方，得不到有效的重視。就目前來講，檔案管理人員年齡層次偏大，業務水平老年化非常嚴重，而許多年輕人又不愿意從事檔案管理工作，這就導致檔案管理得不到有效的銜接，出現管理落后、制度不健全等諸多弊病。

3、管制制度不健全。傳統的管理模式一直以紙質檔案管理為主，從接收、整理、保管已構成一套完整規范的體系，但相對于電子檔案還未有一個成熟的管理模式。各個檔案管理單位都在自己的日常管理工作中自行摸索。其安全性、保密性得不到有效的保障。

4、安全隱患。電子檔案自1998 年出臺《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標準開始，已有10 多個年頭。由于電子檔案信息極易被篡改，且很難找到篡改痕跡，并且隨著高端電子技術的迅速發展，破壞檔案真實性的技術手段也更加先進。其次，計算機和網絡技術日新月異，舊的存儲檔案內容是否被未來新的高端設備準確無誤的解讀？面對自然災害時，電子檔案是否可完整復原等諸多問題。如何更行之有效地做好電子檔案的安全管理是我們當前檔案管理的又一新興課題。

五、紙質檔案與電子檔案并存管理策略

由于行業不同，工作的性質不同，紙質檔案和電子檔案在各領域中都發揮著它們的重要作用。就目前來看，電子檔案在信息的存儲、處理、傳輸和共享方面更能行之有效地發揮作用。基于實現檔案管理的現代化，進一步搞好檔案信息資源的合理開發利用這一角度來看，大力開發電子檔案就顯得非常必要。而紙質檔案其表現出的原始性、直觀性、真實性，其重要作用也不容忽視。合理的將紙質檔案與電子檔案并存，相輔相成，共同發展是至關重要的。一要有創新理念，從其本身的性質、特點、功能、屬性等多方面入手，從而擴大研究范圍；二要建立健全檔案管理的各項規章制度和相應的法律法規；三要提高檔案管理人員的業務素質水平。對檔案管理人員結構實行優化組合，合理搭配人力資源。多方吸納檔案管理的高科技知識型人才；四要更新檔案管理設備，加大對陳舊檔案管理設備的更新換代，以確保紙質檔案和電子檔案的安全性。■