淺議檔案管理標準化建設

□文/徐 英

（常州市出入境檢驗檢疫局武進辦事處 江蘇·常州）

《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。在社會主義建設中推行標準化，是國家的一項重要技術經濟政策。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有高質量、高速度。”對現代化社會中的檔案工作來說，也是如此。無論是政府機關、企事業單位、各類社會組織等等，各種組織涉及檔案種類越多，數量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會帶來的實際的經濟效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學的、統一的標準，這樣才便于利用現代化科技手段對檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處為例，就檔案管理方面導入ISO9001質量管理體系，以標準化理念實施全程規范化檔案管理做一簡單分析。

一、常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處檔案管理現狀

1、辦事處情況簡介。常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處（以下簡稱武進辦）成立于2007年12月份，位于武進高新技術產業開發區南區。建立之初主要由三個部門組成：綜合科、機電科、輕紡科，主要負責受理武進區出入境貨物的檢驗檢疫報檢，簽發各類檢驗檢疫證單，各類產地證書，通關放行；負責實施武進區進出口商品的檢驗鑒定和監督管理；另有負責武進區出口主管產品生產企業的日常監管工作，業務資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要歸口于常州局本部動植檢科室管理，武進辦起到從旁協助作用，主要負責武進出口加工區檢驗工作。

2、辦事處檔案管理現狀分析。作為一個機構較全面的大辦事處，較為全面詳實的檔案資料能為領導者提供判斷依據，能為日常檢驗監管工作者反映真實情況，為企業提高辦事效率，基礎的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點之一。現階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業務檔案管理。其中，業務檔案管理又主要分為企業報檢資料檔案管理以及日常質量控制檔案管理。各科室設立兼職檔案管理員，負責監督、收集、整理本部門的檔案資料，按規定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網絡。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負責，所有辦事處層面的活動資料、榮譽資料、各種機構信息往來、接待、后勤等均由辦公室專人負責收集整理，而各業務科室則主要負責本轄區內出口報檢企業的基本企業資料、出口產品質量情況、生產情況、檢測情況、誠信環保等各個方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗員日常對企業的監管整改、控制出口產品的質量穩定工作提供強有力的保障和依據。以輕紡科為例，將企業首先分為三大類：紡織、服裝和輕工類。基本檔案由企業注冊信息、質檢人員信息、生產設備信息、主要出口產品信息等構成，分為電子版與傳統紙質版兩種，同時依據國家質檢總局113號令文件精神，以出口工業品檢驗監管系統為信息載體，在將企業分類后，按季度或者周期完成檢驗監管工作，將監管內容輸入系統，同時將整改內容可發送企業，責令整改。此種電子輸入方式取代傳統的手寫監管檔案方式，既節省資源又方便快捷。機電科大體相同，另有企業報檢資料則由綜合科檢務工作人員收集歸檔，每份單據均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報檢資料數量較多，綜合科設有兩個專門檔案室保存收藏，日常的查閱、調出等均需按流程申請。

二、武進辦事處檔案管理存在的問題

1、領導對檔案工作的重視程度不平衡。個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保障，雖然各部門有專人負責檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺欠。

2、沒有形成完善的質量意識，未運用過程方法進行管理，缺少持續改進的管理承諾。辦事處檔案管理規定雖然明確了相關的流程與方法，對工作有一定的質量要求，但沒有運用系統的管理思想，進行檔案管理的統一規劃安排。現行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責任的基礎上，片面地追求歸檔的數量，而忽視了文件內在的價值。

3、在檔案利用服務企業等使用者方面。大多檔案管理人員認為自己的主要工作任務是收好（屬被動接受）、管好檔案，不主動了解使用者的需求，不理會使用者的感受，對使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務的宗旨，同時也降低了為企業服務的效率。日常檔案管理工作的創新意識較為薄弱。雖有相關規章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實力度還有待加強。

三、建立檔案質量管理體系的可行性

1、首先，以現行最基礎通用的ISO9000質量管理體系為例。它具有很強的通用性，無論何種類型和規模的組織，其活動只要有質量要求，一般都適合采用。質量管理體系標準適用社會各行各業，同樣適用于檔案管理領域。標準強調管理職責分明，各負其責：依照體系文件，以數據和事件為依據，預防為主，有始有終：根據工作的需要允許對管理文件進行增減和修改，以保證管理文件的科學性、完善性和適用性。這與許多機構檔案管理制度實行的崗位責任制、目標管理等方式具有很強的相通性和包容性。

2、在IS09000標準中，建立和實施有效的內部質量體系的三要素包括：組織、產品和顧客。檔案部門是為利用者需要而提供檔案資料信息服務的部門。當我們把檔案部門的信息服務當作一種產品來看待的時候，質量管理理論同樣也具有相當的借鑒與指導作用，它與檔案部門以利用者為中心的指導思想完全吻合；其顧客就是在生產工作中急需檔案信息服務的各種層次和不同類型的利用者。

3、在我國，有一批組織機構和企業已廣泛實施和應用了此標準。制定了詳細的檔案管理和服務目標、質量方針、業務操作流程、規程、人員綜合考核辦法等文件，在執行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質量認證有限公司評審，一次性通過IS09000質量體系認證，成為全國第一家質量管理體系認證的國家綜合檔案館。實施標準化后檔案管理工作得到了加強，檔案管理工作也逐步實現了規范化、制度化和科學化。

四、建立檔案質量管理體系的基本原則

檔案工作標準化是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。檔案管理實現標準化要確立以下四個原則：一是建立嚴密的管理機制，形成全員參與、全面控制、高效運轉、不斷改進的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎管理弱化、內部協調不暢等問題，通過明確職責、規范程序、改進管理規范相關的管理活動和職責，理順內部管理關系，使各個管理層面、各個操作過程、各個工作環節既相互制約又相互促進，達到管理科學性、系統性、規范化的要求；二是確立“職責明確”、“過程控制”、“持續改進”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業務緊密相關的組織結構、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立一套預防和處理不符合要求的管理業務機制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問題；三是要樹立“以檔案資源使用者為關注焦點”的服務理念，豐富檔案信息服務的內涵，改善檔案管理機關的形象；四是健全完善的監督機制，確保各項制度的貫徹執行，使制度化管理落到實處。定期開展內部檢查，對不符合文件規定的工作和做法開具不合格報告，確定和落實糾正措施。

五、結束語

檔案質量管理體系是全社會各類機構進行檔案管理的必要保障，一個科學、完善的檔案質量管理體系對機構自身的發展有著不可估量的作用。參照同意標準來進行科學化的檔案管理，不僅會明顯改善各機構傳統業務流程、服務質量、人事管理和資源配置，而且會在檔案界內真正建立起“質量第一、用戶至上”的文化，促進全社會檔案事業的健康發展。

［1］湯涌，劉溫健.檔案館引入ISO9000質量管理體系的實踐與思考.中國檔案，2004.5.

［2］石建新.檔案工作實行全面質量管理之我見.浙江檔案，2000.2.

［3］錢元吉.全面質量管理與檔案工作.檔案與建設，2001.2.