淺談財務會計電子檔案管理與再使用

□文/李曄潔

（安徽城市管理職業學院 安徽·合肥）

財務會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。

財務會計電子檔案的管理不但是企事業單位財務管理的基礎工作，而且還是企事業單位整個檔案管理系統的重要組成部分。做好對會計電子檔案的管理工作，對提高會計電子檔案可重復利用的濟價值具有重要的意義。筆者試結合相關單位的會計電子檔案管理實踐，對如何做好會計電子檔案管理與使用作如下研究與探討。

一、財務會計電子檔案管理與再使用的內容

財務會計電子檔案指儲存在磁性介質中能被計算機使用的會計數據，以及會計軟件制造商編制的各種文檔程序和其他相關資料。財務會計電子檔案管理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種會計檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種財務會計電子檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

二、財務會計電子檔案的特點

傳統的財務會計檔案是包括會計記賬憑證、會計賬簿和財務會計報告等紙質會計核算資料。它們是記錄和反映企事業單位經濟業務的重要財務會計資料和證據。這些資料和證據具有嚴格的數據勾稽關系、時間連序和不可更改等性質。企事業單位實行財務會計電算化系統以后，由于產生了許多電子數據與文件，財務核算和多年財務會計資料的查閱均在計算機上完成。財務會計電子檔案與傳統會計檔案相比有許多自身的特點：

（一）保存、存儲形式多樣化。財務會計電子檔案主要是存儲在磁性介質中，而存儲財務會計數據的磁性介質一般就包括磁帶、光盤、移動硬盤、U盤和其他磁性介質。

（二）再利用的特殊要求。通常紙質的會計檔案具有直觀可視性，普通的電子文件都是文本文件或準文本文件。然而，財務會計電子檔案因為會計核算、管理的特殊性決定其電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件系統環境中才能再利用。

（三）保存、存儲條件要求高。財務會計電子檔案具有易被損壞，難留痕跡的特點，同時又受載體的材質、載體存放的環境、載體存儲信息的有效期等條件影響。

（四）管理更加復雜化。實行會計電算化的時間越長，會計電子檔案與財務軟件的版本通常就越多。面對繁多的軟件和電子文檔就應該進行分類管理。

三、對財務會計電子檔案進行管理的作用

（一）提高財務會計人員工作效率。手工記賬時期，會計人員的主要精力是登記各種賬簿和編制會計報表，會計的最主要職能表現為會計核算，而會計的監督與管理職能僅體現在漫長手工記賬之后，監督的形式主要是事后監督與被動監督。

實行財務會計電算化后，一方面會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，在時間上保證了會計人員能夠有效地行使審核、監督和財務會計分析工作；另一方面會計電算化系統中的預算控制功能不僅可以實現對單位經濟活動的“時時監控”，而且由于實行對會計電子檔案的有效管理，會計人員可以不用從眾多的紙質會計檔案中翻箱倒柜，他們可以打破時間的跨度，方便快捷地完成對歷史會計信息的使用和對未來會計信息進行分析，較好地協助會計人員進行預測、控制和監督。

（二）方便決策。企事業單位的財務會計人員將歷年的會計資料進行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會計電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現在和將來的財務狀況、發展情況與發展趨勢，使決策者們在遵循國家宏觀政策和市場經濟客觀規律的前提下，制定出適合單位自身發展的戰略，從而改善經營管理，提高單位的經濟效益和社會效益。另外，可以基于本單位的財務會計電子資料設計出一些有利于企事業單位管理和決策的數據模型，建立相對比較完整的決策支持系統，以實現財務會計電子數據資料的再使用價值。

四、財務會計電子檔案管理和再使用

要想做好會計電子檔案的管理與再使用工作，必須根據財務會計電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）財務會計電子檔案的歸集整理。

財務會計電子檔案的歸集整理是指在一定的時間間隔（通常指一個會計年度），把單位運行的財務軟件系統中所有財務數據備份、存儲到光盤、移動硬盤或專用硬盤上。這樣的備份一般是采用多份數、多介質進行備份，這樣備份出來的財務電子數據就形成了財務會計電子檔案。單位的財務部門應由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財務軟件系統或計算機硬件系統出現故障修復后能在最短的時間內和最小的損失下恢復財務會計電算化工作。另外，除備份這些財務會計電子數據，單位的財務電子檔案管理人員還應該對運行整個財務軟件系統的計算機硬件系統、計算機操作系統、網絡服務器系統、網絡操作系統以及財務軟件的系統名稱與版本、財務軟件的售后服務公司情況、相關系統的使用說明書等進行詳細記錄在冊。在筆者工作過的單位，在20世紀九十年代中期就開始實行財務會計電算化系統，當時使用的是單用戶系統軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業務量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經濟業務量呈幾何級數的增加，每月要處理的記賬憑證數達2，000份，這樣感覺原有的單機版財務軟件根本不適應單位的經濟業務量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統下的網絡版用友財務軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQL SERVER財務軟件系統。在近10年的時間里，財務軟件更換了好幾次，一方面是因為單位業務量的增加；另一方面也是為了適應計算機硬件和操作系統、數據庫系統等軟件系統的變化而變化。在這幾次財務系統的變化中，單位按要求對財務會計電子數據、財務軟件系統和計算機硬件和操作系統以及數據庫系統進行歸檔備份、封存。在近期的上級會計檔案檢查中對封存機器和電子檔案進行再使用檢查，仍然可以使用。

（二）財務會計電子檔案的保存與再使用。就目前的技術手段而言，能夠保存電子計算機系統中的電子數據也只有光盤、硬盤、U盤等這些磁性介質。當然，財務會計電子數據的保存也不例外。根據這些能夠存儲電子數據的磁性介質的物理特性，在形成電子數據檔案時必須要進行多種磁性介質的備份，比如，同時每年年底對單位當年財務會計年度的財務電子檔案進行光盤雙備份、硬盤雙備份等工作。備份之后在介質的表面貼上標簽，注明形成檔案材料的內容、時間和制作人，存放在至少兩個不同的物理地點。保存這些電子檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵和防盜。同時，存放這些電子檔案時，還得考慮地震、洪水或火災等意外情況引起對整個財務會計電算化系統的破壞使系統不可恢復而具有的對策。因為磁性介質材料的特殊性，單位要形成對這些會計電子檔案的定期和不定的檢查、翻錄和再備份工作，防止由于這些磁性物理介質的損壞而使會計數據丟失，從而造成無法挽回的損失。

為了使備份的財務會計電子檔案能再次使用，單位還應該重視與之配套的硬件系統的封存、保管和維護。2011年3月份，美國的微軟公司就發布聲明，聲明中稱，3年后微軟將不再支持Windows XP。自2014年起將不對WINDOWS-XP操作系統發布補丁和升級更新。這將意味著，我國近1/5的計算單位用戶和大部分個人用戶將不得不放棄現在的WINDOWSXP系統。操作系統改變后，相關的應用軟件系統也必須改變。單位為了能夠再使用過去年度的財務軟件系統，就必須對原有的操作系統軟件、數據庫系統和財務軟件的配套保存，同時還需要對相關的硬件系統進行配套。這樣，才能達到再使用的要求。■