新時期高校學生檔案管理工作

□文/朱煥芝 陸尚偉 朱秀春

（1.河北聯合大學；2.唐山廣播電視大學；3.唐山市中醫院 河北·唐山）

檔案在人類發展史上具有重要的歷史地位，其演變與人類社會物質文明、精神文明的發祥和進步程度密切相關，反映了人類記憶的發展脈絡和水平。進入新世紀，檔案這個歷史的產物面臨著深刻的機遇和挑戰。檔案的管理與研究應自覺與社會進步的要求相適應。作為“國家人事檔案的組成部分”，高校學生檔案記載著學生的學習經歷、成長過程和綜合表現，是學生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據”，關系著學生的前途命運。但由于復雜的歷史和現實原因，高校學生檔案一方面未能得到應有的重視，管理效率和現代化技術應用水平不高；另一方面未能充分發揮作用，為高等教育改革的深化和社會人才選拔機制的完善做出應有的貢獻。

一、高校學生檔案管理工作現狀

1、在社會觀念層面。隨著社會競爭的日趨激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發生，使學生檔案的嚴肅性受到影響，難以得到應有的重視。現在很多用人單位不再把學生檔案作為選拔錄用人才的依據，甚至還會發生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。

2、在社會體制層面。隨著我國經濟體制改革的穩步推進，非公有制經濟得到長足發展，逐漸成為吸納高校畢業生就業的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權，事業單位、國有企業也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國“新型人事管理社會化模式”的人事代理制度尚不完善，導致很多用人單位不過問學生的檔案，以勞動合同關系完全取代人事關系。這也是很多畢業生成為“棄檔戶”的原因。

3、在管理制度層面。高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據，制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。總體來說比較籠統，對具體操作的指導性不強，缺少標準化、規范化的指標體系。

4、在管理操作層面。高校學生檔案管理在體制機制、人員隊伍、建設開發、技術應用以及學生檔案意識培養等方面均存在一定的不足。增強學生的檔案意識，是學生檔案管理工作的一個重要部分。

二、提高高校學生檔案管理工作的新舉措

1、加強制度建設，規范管理行為。國家教育、人事、檔案等有關部門有必要依據《檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關法律法規，根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢，出臺具有較強針對性和操作性的高校學生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，細化檔案各個環節的基本規范和工作要求，保證學生檔案的連續性、完整性和安全性，為高校學生檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。

2、完善體制機制，提升管理成效。加強工作協調，成立有校領導參加的專項領導小組，明確牽頭單位和協同單位的具體職責，確立聯席會議等制度，定期整理、階段歸檔、規范轉接，增強工作的動態性，杜絕疏漏、臨時突擊等現象。積極創造條件，適當增加人員和經費，加強業務培訓，提升管理隊伍的整體素質和使命感。建立考核評價制度，定期組織抽樣檢查和系統考核，強化過程管理和監督。

3、鼓勵建設開發，豐富檔案內容。給予高校一定的自主權，鼓勵高校結合自身教育教學和人才培養改革的實際情況，根據用人單位挖掘人才和學生個性發展的需要，進行豐富檔案內容的有益探索，體現高校素質教育的成果和學生自我發展的過程。部分高校建立學生誠信檔案、心理檔案，推進素質學分、德育答辯等，力求全面反映學生的思想心理、綜合素質、實踐能力，使檔案更具個性特征，具有較高的借鑒價值。

4、做好宣傳教育，增強檔案意識。高校應通過入學教育、課堂教學、實踐活動、就業指導、畢業教育等環節向學生講解檔案的基本知識、管理規范以及相關的法律法規，增進學生對檔案和檔案管理的了解，使學生認真對待自己的檔案。結合學風建設，教育學生尊重檔案，通過刻苦學習、認真實踐，在完善自我的過程中不斷充實檔案，對自己的未來負責。

5、應用現代科技，拓展檔案服務。隨著高校教學改革和科學技術的發展，傳統的檔案載體正面臨著更新換代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。當前招生、學籍、就業等都已基本實現信息化和網絡化管理，這為學生電子檔案的建設創造了條件。學校可以整合各方面信息資源，通過高速掃描、數碼成像、大容量存儲和數據庫等技術，開發學生檔案管理信息系統和電子檔案庫，依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，通過一定審批程序，為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，而且可以實現遺留檔案的網絡化管理和學生檔案意識的網絡教育，從而大大提高工作效率和質量。

［1］任永輝.高校學生檔案管理工作的現狀及對策［J］.長春理工大學學報，2007.3.1.

［2］王偉.高校學生檔案管理工作現狀與對策［J］.現代企業教育，2009.2.

［3］姜海燕.新形勢下高校學生檔案管理工作的現狀及對策思考［J］.時代人物，2008.2.