關于醫院檔案管理工作的思考

牛曉茜　胡桂琴

摘 要：醫院檔案管理工作在醫院發展中具有重要意義。但目前一些醫院存在著對檔案重視程度不夠、制度不健全、人員素質不高等問題。為此，應從轉變觀念、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員的職業素質、改善條件等方面采取措施，以切實改進醫院檔案管理工作。

關鍵詞：醫院；檔案管理；工作

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）17-0203-02

醫院檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，是醫院歷史發展的見證和記錄。加強醫院檔案管理工作對于醫院的領導決策以及各項建設都具有極其重要的意義。

一、醫院檔案的定義和分類

當前，一些醫院之所以檔案管理工作混亂，很重要的一個原因就是對醫院檔案的概念和內容界定不清，分類劃分不明確。因此，弄清醫院檔案的定義，對醫院檔案進行科學分類，是提升醫院檔案管理工作水平的必要前提和重要步驟。

醫院檔案，是指醫院從事醫療、科研、預防保健、教學、藥品管理、衛生行政管理以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。醫院檔案根據工作要求的不同，可以有很多種分類方法，一般可分為病歷檔案、人事檔案、科技檔案、設備檔案、基建檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案等。病歷檔案是醫院醫務人員在醫院活動中形成的系統記錄，是醫院醫療質量和管理水平的綜合反映，是避免醫療糾紛的重要保證；人事檔案是醫院人才選拔、培養以及職務晉級和考核的基本依據；科技檔案是醫院科研成果鑒定以及推廣應用的可靠保證；設備檔案在大型儀器的引進和維護中具有不可低估的作用，是加強醫院宏觀調控，保障醫療技術質量的重要途徑；基建檔案是醫院在建設活動中形成的第一手材料，是醫院建設、改建、維修等的真實記錄，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務，做好基建檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義；財務檔案包括醫院會計憑證、會計賬簿、會計報表、個人保險資料、工資和津貼、獎金等書面形式的會計核算資料以及上級部門下發的會計文件、制度、法規及業務操作細則等財務管理資料等，它一方面反映會計工作過程控制的有效性，另一方面完備有序的財務檔案管理也為醫院財務管理提供原始、真實的決策性和計劃性依據；聲像檔案是指醫院在醫療和社會活動中，通過攝錄手段形成的、對醫院具有保存價值的照片、底片、磁盤、錄音帶、錄像帶、光盤等，它真實形象地記錄了醫院在醫療、教學、科研等活動中的真實面貌，是醫院檔案的一個重要組成部分。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題

盡管檔案管理工作在醫院各項工作中居于比較重要的地位，但由于傳統受觀念、經濟效益等因素的影響，一些醫院在實際工作中還存在著輕視檔案管理的傾向，以致檔案管理工作存在著一些不容忽視的問題。

1.對檔案重視程度不夠

醫院的工作中心是醫療，管理的重點是如何提高醫療技術水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務。由于檔案管理不以盈利為目的，很少直接在醫療這一中心工作上發揮作用，因而一些醫院在日常管理和發展建設中，往往會忽視檔案管理工作，認為“不掙錢還花錢”。在這一思想指導下，導致一些醫院對檔案的重視程度不夠，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案在醫院管理中的重要性和必要性，造成對檔案資料的收集不足，保管不利，資料存放凌亂，且缺乏系統性和連續性。

2.檔案利用意識薄弱

盡管做好醫院檔案管理工作對醫院各項工作的開展具有重要作用，檔案信息資源的有效利用同時也可以為醫院取得巨大社會和經濟效益。但由于檔案工作的效益是一種間接效益，因此醫院的檔案管理長期仍存在重“藏”輕“用”現象。多數醫院領導以及醫務工作者對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏足夠認識，檔案管理意識淡薄，導致檔案信息檔案利用率不高。

3.檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4.檔案管理人員業務水平不高，檔案知識欠缺

在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

5.醫院檔案管理的軟硬件建設投入不足

20世紀90年代以來，隨著計算機技術、網絡技術及辦公室自動化的發展，醫院的管理手段也不斷進步，傳統的檔案信息管理已明顯跟不上現代化的管理要求。從目前情況看，運用計算機管理軟件及網絡技術管理管理檔案還沒有相對成熟、完善，往往會影響到檔案的收集、利用和開發。醫院由于醫療用房緊張，檔案庫房不符合檔案保管的標準，達不到檔案管理九防要求。檔案庫房面積小，不符合檔案保管條件，達不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分開要求。防磁、防蟲、防高溫、防潮、防霉變的設備不完善，檔案管理設備陳舊，嚴重制約了檔案事業的發展。

三、加強醫院檔案管理工作的思考

針對當前醫院檔案管理上存在的問題，建議采取如下措施加強醫院檔案管理工作。

1.轉變觀念，增強檔案意識

要強化醫院檔案管理工作，醫院上下就必須轉變觀念，增強檔案意識。特別是醫院領導，要充分認識到檔案管理工作對醫院事業發展的重大意義，把檔案管理納入議事日程，采取多種措施，明確職責，制定考核目標和發展規劃，在人員、經費、設施等方面加大對檔案工作的投入力度，保證檔案工作和醫院的業務工作同步發展、同步規劃。

2.合理有效地利用檔案資源

檔案管理的最終目的是合理有效地利用檔案資源。因此，作為醫院檔案管理人員，要認識到檔案工作為服務醫療上的價值，發揮檔案效能，通過各種手段多渠道、深層次開發、掌握檔案信息，深入醫療一線調研、了解科研、教學、管理等對檔案工作的要求，及時為本單位業務、管理和醫院患者提供優質服務。尤其是在檔案信息的管理方面，要對信息進行科學分類，做到檔案集中、統一管理，統一考核。還要匯編各種專題，充分掌握醫療、教學、科研的信息，加強信息反饋，利用檔案為醫院創造良好的經濟效益和社會效益。

3.建立、健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度是保證檔案管理工作規范、有序的可靠保證。為此，醫院應該結合醫院工作的實際，按照《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》的有關要求，制定完整、科學、可行的管理制度，并且嚴格按照制度要求落實各項任務，明確崗位職責和獎懲措施。同時，在醫院的各種表彰中，要將檔案工作納入其中，

4.加強培訓，提升檔案工作人員的業務素質

一是要制定培養規劃，通過繼續教育、進修、培訓提升檔案管理人員的業務素質和知識水平；二是組織有關人員認真學習各種關于檔案管理方面的知識，做到領會精神，融入工作；三是不斷優化人員結構，盡可能為檔案管理人員晉升職稱、提高學歷提供方便和支撐；四是注意梯隊建設，對青年檔案管理人員實行傳幫帶，為其配備業務指導老師。

5.進一步改善辦公條件

要加大對檔案工作的投入和保護力度，高標準建設檔案庫房、配備空調、溫度和濕度檢測設備、滅火器、滅蟲防鼠設備以及優質的裝具。還要打破傳統的手工操作的檔案管理模式，加強檔案的標準化和信息化建設。“檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，包括組卷的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引、檔案文獻編纂規則等”[1]。要充分認識到計算機技術、現代通訊技術、信息技術在檔案保護、管理、處置、保存等活動中的重要作用，加強信息庫建設，實現檔案管理的數字化和，把微縮、光盤刻錄、掃描技術等運用于檔案管理；還要建立辦公自動化網絡和局域網，及時將有關信息上傳，做到信息的共享，實現檔案管理的網絡化，不斷提高醫院檔案工作的辦公自動化水平。

總之，醫院檔案管理工作不是一項可有可無的工作。為此，醫院上下必須高度重視，采取科學合理的措施，加強檔案管理工作，為醫院事業的發展提供可靠保證和有力支撐。

參考文獻：

[1]劉麗莉.醫院檔案管理中的問題與對策[J].現代經濟信息，2010，（15）：53.