ERP實施方法及過程研究

王薇　許軍

【摘 要】近幾年大中型企業對ERP的需求正處于爆發期，ERP軟件公司亦投入大量的人力和財力，以確保實現客戶對ERP軟件的成功使用。但ERP在實施過程中會遇到這樣那樣的問題，如果ERP實施不順暢，就會帶來成本和人力資源浪費等諸多問題。ERP實施顧問如能精通ERP理論與ERP軟件的使用方法，熟練運用項目實施方法，即能有效處理實施過程中出現的種種問題。

【關鍵詞】ERP實施；ERP實施方法論；實施顧問

近年來，ERP系統逐漸被越來越多的企業所采納，它借用一種新的管理模式來改造原企業舊的管理模式，充分體現出其先進性，是一種行之有效的管理思想和方法。但ERP在實施過程中會遇到這樣那樣的問題，如果ERP實施不順暢，就會帶來成本和人力資源浪費等諸多問題。相關數據表明，中國ERP實施的成功率大約在20%左右。為什么ERP實施的成功率如此之低？原因是很多的，其中一個主要的原因就是沒有一個好的實施指導方法。ERP實施方法論是在項目管理理論的指導下，通過總結眾多ERP項目的經驗教訓，而逐步形成的一整套用以指導ERP項目實施的方法、過程、工具和模板。ERP實施方法論是項目管理理論在ERP實施領域的具體應用，也是對項目管理理論在這一特定領域內的豐富和發展。理想的實施方法論應該是實施項目組要遵守的基本原則和可直接采用的工具和模板的集合，包括階段劃分、每個階段關鍵活動定義、活動方法、需要用到的工具、常見風險及問題的對策等。有了實施方法論的指引，實施ERP項目會少走彎路，提高效率。

實施方法論的作用：（1）指導實施工作。沒有實施方法論為指導的實施工作可以說是無序的，項目經理的工作安排可能跟個人經驗有很大關系，活動的先后次序也可能不同，工作的統籌安排也可能因人而異。實施方法論來自很多項目的總結，是集中總結出來的最佳實踐方案。它使得實施過程有序化，先做什么，后做什么，如何做，用什么工具做，工作結果如何表現，如何檢查等方方面面都有明確的定義。有方法論的指引，項目組就有了一條成功的路線和共同的工作綱領。（2）檢查實施工作。根據實施方法論的要求、檢查實施各階段的工作成果，使得所有工作成果有了檢查的依據和標準。甚至實施方法論還可以作為客戶方和供應商雙方對實斑結果驗收的約定。（3）有利于提高工作效率。實施方法論使得實施工作便于復制，降低項目對人的依賴性，能夠降低因為實施顧問或項目經理因經驗不足所造成的項目失敗的風險。

綜合SAP、用友、金碟等知名廠商的實施方法論來看，其主要由實施路線、項目控制、實施工具、二次開發等構成。用友軟件為國內最大的軟件廠商之一，其實施方法從2001年以來不斷的根據企業的發展、市場環境的變化進行調整與發展，并總結了50多萬家的企業實施經驗形成的實施方法論，筆者以用友軟件的實施方法論為主要藍本進行實施方法論的介紹。

用友軟件實施方法論是用友公司完成項目實施、規范實施工作的指導綱領。它重點對項目的實施計劃與控制、實施策略、工作規范、最佳實踐、項目管理、實施工具、實施指南等內容做了非常嚴格的要求和慎密的考慮，是用友公司開展項目實施工作的理論依據和活動綱領。其核心思想是：項目實施中，項目目標的最終高質、快速實現依靠三個主要的因素：實施角色即咨詢顧問、實施組織即項目實施如何組織、實施工具。專業咨詢顧問通常會依據其本身所具有的豐富的行業及實施經驗，遵循項目管理方法，科學周密地組織項目實施，按計劃開展實施工作；同時，利用方法論定義的標準“實施工具”規范實施的流程，控制項目風險，在保證實施質量的前提下快速實現項目的預定實施目標，提高項目實施成功率。這樣的結果是：用友實施服務在實施方法論的指導下，起到了規范實施業務流程，提供咨詢實施指導，降低實施風險的作用。

實施方法論為客戶ERP項目提供了面向客戶的、清晰和簡明的項目實施計劃，在實施用友ERP 的整個過程中提供一步一步的指導。包括：項目規劃、藍圖設計、系統建設、切換準備、系統切換、持續支持六個階段。在ERP 實施過程中，這6 個步驟必須嚴格按順序進行。對于每一個實施階段，用友定義了目的、完成的具體任務、采用的方法、工具、標準等。

1.項目規劃：（1）成立領導小組：由高階決策者和各部門決策者組成，成員需對ERP 的基本知識有所了解，還需了解管理變革、流程重新設計過程、系統整合可能的結果等。主要任務在于規劃和設定改變的范圍，以及支持、領導項目進行，并隨時聽取項目進度報告。（2）擬定實施進度和目標：制訂現階段企業的信息化進度和實施目標。（3）成立項目實施小組：聘請有經驗的項目經理，主要由項目經理確定小組成員，需要包括有經驗的IT技術人員、主要使用者、熟悉各部門業務的人員組成項目實施小組，負責項目的執行。需要控制項目實施小組成員的流動率，尤其是主要成員，以避免知識掌握的不連續而造成實施延誤。

2.藍圖設計：（1）準備調研問卷：將指導性的調研問卷發給各個業務部門填寫，以對部門的業務狀況做整體了解，為下一步調研工作做好準備。（2）當前業務調研：針對企業各個部門的現狀和需求結合前期的調研問卷做面對面的調研，對企業當前的業務流程進行梳理，找出企業的主要業務流程、需要改進的流程、以及特殊的業務流程。（3）業務需求分析：結合調研情況對業務流程進行優化，此步工作相當重要，是企業真正提升競爭力的階段。（4）特殊業務流程處理：對特殊的業務流程用特別的手段加以處理。（5）基礎資料的準備：對企業內部的物料編碼，部門、供應商、客戶、倉庫等基礎資料做詳細的討論并確定。

3.系統建設：此階段主要對方案的初稿進行測試從而形成解決方案的終稿。（1）業務流程方案初步確定：將業務調研的流程整理并形成初步的解決方案。（2）小范圍業務流程測試：將項目小組的成員召集在一起，通過若干張模擬訂單演示初步確定的業務流程是否能滿足企業各業務部門的需求。（3）進一步討論確認最終方案：小組成員針對演示的業務流程提出問題并討論，以最終確認業務流程方案。

4.切換準備：（1）差異分析：進一步分析ERP廠商的軟件流程與企業的業務流程間的差異。標明差異以及發生差異的是否為主要業務流程。（2）用戶培訓：培訓的工作應該是貫徹始終的，包括各個層次的培訓，尤其是在顧問方仍在企業內工作的時候。（3）初始數據準備：數據整理的過程也是對企業自身一個盤點的過程，“三分軟件，七分實施，十二分數據”說得就是這個道理，數據準備工作是關系的實施效果以及成敗的一項重要工作，必須十分重視。（4）系統測試：包括軟件原型測試，關鍵用戶的測試，最終使用者的測試。而且在實施配置的過程中需要讓對背景了解不多的最終使用者參與測試，這樣可以及早發現問題。

5.上線切換：（1）系統模擬運行：系統需要配置開發的工作做好之后需要進行一段模擬運行，這個期間要做好數據的備份工作，包括手工備份，以防萬一出現意外造成比較大的損失。另外就是在模擬運行中需要多進行意外測試，以便及早發現問題。（2）成立內部支持小組：主要由參與系統實施的人員組成，來進行企業內部培訓以及解決突發的問題。需要規劃支援小組的主要任務、人員配置、支持方式等。（3）正式上線運行：企業的日常業務流程正式切換到新的系統中，享受信息化給人們帶來的益處。

6.持續支持：在系統上線運行之后，進行上線支持。主要完成系統的持續運行支持、持續優化、項目的總結與驗收。每個階段均同樣重要，只是對于不同的企業現狀來說關注點會不同，也使得每個階段完成的工作側重點和工作方法也會有所不同。對于信息化成熟度較低的企業，需要軟件廠商的實施顧問進行全程的實施服務與指導，對于信息化成熟度較高的企業，需要軟件廠商的實施顧問進行輔助性的實施服務與指導。例如，對于第一次應用ERP軟件的企業來說需要顧問來進行引導和挖掘，而對于擴展應用ERP軟件的企業來說，其內部人員可自行整理，實施顧問僅需要對其進行歸納總結與擴展。

參 考 文 獻

[1]張銳.ERP：企業競爭的利弊.科技情報開發與經濟.2002（6）：

160～162

[2]陳銳.國有企業如何成功實施ERP[N].光明日報.2002-04-19