論檔案檢索語言在電子檔案管理中的應用

周楓

摘 要：隨著現代信息化技術和網絡技術的發展，越來越多的紙質檔案轉換為電子文件檔案轉換，在這個過程中就需要發揮檔案檢索語言的作用，來更好的提高電子檔案的檢索效率。但是如何發展檔案檢索語言才能使其更好的應用于電子檔案的檢索和管理，成了檔案管理者普遍關心的問題。本文就這個問題展開了討論，論述了檔案檢索語言在電子檔案中的作用和發展途徑，并進一步分析了檔案檢索語言在今后的應用方向。

關鍵詞：檔案檢索語言；標準化；應用

檔案檢索語言也叫標引語言，它是根據檔案的檢索而特殊編制的專門語言。

檔案檢索語言的基本特點是單義性和專業性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區別，自然語言根據其應用的環境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點，便于檔案標引和查找時使用。本文針對檔案檢索語言的特點，討論了其在電子檔案檢索中的應用。

1 檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用

隨著信息技術和網絡技術的發展，出現了各種類型的自動化檢索技術。這些自動化檢索檢索技術依托于網絡技術和通訊技術使得遠程的信息共享也成為可能。自動化檢索技術的發展也催生了一種專門應用于電子檔案檢索的技術——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標引語言根據檔案，它可以根據檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實質是表達檔案內容的和相互關系的標識系統。檔案檢索語言設計的好壞直接影響著當那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用。

（1）檔案檢索語言可以對檔案的內容和特征進行標引。

（2）檔案檢索語言可以對內容相同或者相關的檔案進行集中處理。

（3）檔案檢索語言能對電子檔案進行系統化的組織和歸類。

（4）檔案檢索語言能將檔案專用的標引用于和普通的檢索用戶進行對比應用。

2 檔案檢索語言的發展途徑

在紙質檔案中進行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應該淡化，但是現在的檔案檢索語言面臨著不可預測的查全率和誤差率。由于信息技術和網絡技術的發展，對電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰，為了在信息技術環境下較好的發展檔案檢索語言，需要做好如下幾個方面的工作。

2.1 要提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員的整體素質對于檔案檢索語言的發展是至關重要的，要使檔案管理人員認識到檔案檢索語言發展的重要性。要加強對檔案管理人員的培訓工作，并積極與情報業和圖書界進行合作，求得檢索語言的共同發展。

2.2 要積極開發新的檔案檢索語言和技術

檔案管理部門不能滿足于現狀，要積極進行技術創新，利用先進的信息技術和網絡技術，開發高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發展的速度。

2.3 要做好電子檔案數據庫的建設

要更好的發展檔案檢索語言，電子檔案數據庫的建設是非常關鍵的。電子檔案數據庫的建設是進行電子檔案檢索的基礎，如果沒有一個良好的電子檔案數據庫的建設，再好的檔案檢索語言也不能發揮電子檔案檢索的作用。

3 檔案檢索語言在電子檔案管理中的應用方向

檔案檢索語言的應用對于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對檔案檢索語言的應用方向進行了分析。主要的應用方向是分類主題一體化應用、計算機化應用和標準化應用。

3.1 分類主題一體化

分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進行融合：從而能最大限度的發揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標引人員可以通過一次性查表，標引分類和主題兩項工作，從而節省標引人員的工作量。進行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。

（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的成功經驗，是將分類組配原理同時應用于分類法和主題法。

（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向對照索引”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的中國分類主題此表的成功經驗，是將體系分類法和敘詞法都同時應用于分類法和主題法。

這兩種模式發展檔案檢索語言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號和敘詞之間可能有部分無法對應，但是它的建表難度相對第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。

3.2 計算機化

檔案檢索語言必然會發展成計算機化的形式，主要的應用途徑有如下兩條。

（1）第一種計算機化的模式是通過計算機來對分類表和敘詞表進行計算機編制。計算機編制可以克服手工編制的缺點，提高效率和差錯控制率。計算機輔助管理在圖書排版和出版領域已經取得了一定的成就，所以將其應用與檔案檢索語言的編制也是一個必然的發展方向。

（2）第二種計算機化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關于電子分類表和敘詞表的研究在我國大約開始與上個世紀九十年代中期。現在關于電子分類表和敘詞表的研究已經在圖書出版界進行圖書的全文檢索、分類檢索、統計分析和分頁顯示等。

檔案檢索語言的計算機化已經在圖書出版界取得了很多的成績，這些經驗可以被電子檔案檢索來借鑒。

3.3 標準化

檔案檢索語言雖然已經發展了一段時間，但是其標準化問題始終沒有徹底解決，檔案檢索語言的標準化的發展主要有如下三個方面。

（1）分類表和敘詞表的標準化問題。關于分類表和敘詞表的標準制定，現在在國際上已經存在了多個標準。例如：《多語種分類表的版面設計》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語種敘詞表編制與修訂準則》等。我國在分類表和敘詞表的標準化方面也有很多的標準，例如：《文獻多語種敘詞表編制規則》、《漢語敘詞表編制規則》、《中國檔案分類法專業表編制規范》等。這些標準從不同的角度對分類表和敘詞表的內容、原則和格式等作出了標準化的規定。

（2）分類表和敘詞表的統一和兼容問題。分類表和敘詞表需要有一個統一的和兼容的標準體系，我國制定的關于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實際上就是一個統一的國家標準，其他的一些關于檔案類的標準是和《中檔法》完全兼容的。也就是說今后的檔案檢索語言的標準化的制定都必須和《中檔法》兼容。

（3）標引規則的標準化問題。檔案檢索語言中的最為復雜的問題就是檔案標引，標引的設計標準關系著檔案檢索語言的效率高低。所以，標引規則的標準化是非常重要的研究方向。我國最早的標引規則標準是1983年出版的《文獻主題標引規則》。后來《文獻主題標引規則》經過數次修訂。其后我國又陸續孩子定了一系列的標引規則標準。但是這些標引規則標準病未涉及明清和民國的檔案資料。所以，我國在標引規則標準方面在今后還需要繼續的建設。

4 小結

本文主要討論了檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用和發展途徑，并進一步分析了檔案檢索語言在今后的應用方向。檔案檢索語言在分類主體一體化、計算機化和標準化方面同時進行研究才能發展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語言。

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