加強檔案管理現代化，促進高速公路現代化養護管理

邱麗娟

摘 要：高速公路建成通行后要進行有效管理，必須建立高質量的長期的高速公路建設與管理的檔案。高速公路的檔案管理成為企業現代化管理的重中之重。本文結合實際經驗，談談加強檔案管理的若干問題。認為加強檔案管理應注重資料的收集與整理；注重管理人員素質的提高，從促進管理功能利用性、管理手段科技化和服務手段多樣化出發，做好檔案管理工作，更好的為高速公路企業的發展服務。

關鍵詞：檔案管理；促進現代化管理

改革開放以來，高速公路的建設對社會經濟的發展起到了極大的推動作用。高速公路項目投資額大、交通流量大、車速快、安全要求和質量要求嚴格，而后期養護管理成本較高，在制定養護計劃中要對建設期和前期養護形成的科技檔案材料多次反復利用，公路的檔案管理在企業的發展中的作用絕對不可輕視。隨著現代企業發展模式的不斷轉變，對于企業的檔案發展提出了更多新的要求。檔案管理與企業管理的現代化、科學化相輔相成。加強檔案管理是促進企業發展的重要手段，本文從高速公路的建設和養護管理的實際出發，談談加強檔案管理的若干思路。

1 檔案管理在高速公路管理中的重要意義

1 檔案管理是企業管理的基礎和保證。企業經營要借鑒歷史以確保企業發展的連續性，檔案管理部門保存著企業的各門類檔案，能夠為養護管理、為企業的發展提供數字依據。

高速公路養護管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業的形象，進而影響企業的效益。好的路，交通暢順，為大家贊揚，車主樂于選擇；差的路，被老百姓罵為豆腐渣工程，被社會唾棄，通行效率低下。而要保持好路，則要不斷進行養護和改造，而好的措施，必須精確地了解和掌握高速公路在建設期的情況和高速公路前期養護的情況，高速公路的線路走向、各路段、路層路基的結構的情況，使用的材料，施工機械和方式、特別是對特殊地段、特殊結構物的特點、技術特點等情況，要做到心中有數；對于以計算機技術為基礎的交通工程改造和養護，也要充分了解掌握情況，做到有的放矢，制定和實施有效的措施，方可節省每期的養護成本、提高效率。而項目建設的情況與養護的變更等信息資料的建立和更新，這些工作需要檔案部門在項目初期至以后的時期，都要跟蹤和建立完整的、長期的基礎資料和信息資源，以保證上述工作及其他企業管理工作順利進行。

2 檔案是企業實力的體現。檔案工作是一項系統、全面的工作，它是企業管理系統中的重要組成部分。企業檔案包括企業生產經營活動中的各類憑證、報表、圖紙、文件和原始記錄等，記錄著項目的實施、延續和發展、見證了企業發展的歷史，是企業重要的信息資源；檔案還能幫助企業解決各類疑難問題，如分析橋梁病害、路面裂縫、路基下沉產生的原因，提出解決的辦法。另外技術人員的使用培訓、干部的提拔，都需要從檔案中查找其以往的資料提供佐證。企業歷年取得的業績、獎勵的記載，也成了企業樹立自身形象、激勵職工向上的動力證明。所以，資料齊全、記載全面、查閱方便、形象清新、使人一目了然，是企業自信和具有實力的表現。

3 作為一種信息資源，檔案能直接和間接為企業創造效益。高速公路建設和運營后，由于時間的推移，材料老化，車輛車轍、公路的病害將不斷增加；也由于人們對公路安全性、舒適性的不斷提高，需要對高速公路進行更新改造，以適應社會的需要。利用檔案資料能系統地分析公路病害產生的原因，提出最可靠和有效的解決的辦法，避免造成資料浪費；利用檔案資料能對癥下藥，合理地開發和推廣使用各種相關的新技術、新產品、新材料、新設備，以提高公路養護的手段和效率，提高高速公路路面性能。所以檔案能直接或間接為企業創造社會經濟效益。

2 對管理人員的要求

高速公路在社會經濟發展和市民出行中要求較高，前面已經談過高速公路檔案管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業的形象，進而影響企業的效益。而檔案人員業務素質和能力水平的高低，決定著企業檔案管理的優劣。因此檔案管理人員應加強自身的素質修養，提高自身水平，從而推進檔案管理的質量。提高檔案管理對人員素質具體可從以下方面進行：

2.1 注重理論知識與操作技能的學習

目前我們處在信息時代，企業檔案工作的主要內容和服務對象較廣，需要知識更新。高速公路檔案管理涉及力學、材料、機械、氣象、水文、電子技術、企業管理等多學科，檔案管理人員應有良好的檔案專業知識和技能，應掌握自然科學、社會科學，公路專業、企業管理等多學科的知識，掌握網路信息技術及操作技能，不斷調整知識結構、擴大自己的知識面，提高專業化、現代化水平，提高檔案管理水平。檔案管理人員還應向他人學習，學習他人的好經驗好方法，取長補短，拓寬視覺，提高自己的專業水平，做好檔案管理工作。以適應高速公路養護及企業管理工作眾多專業的需求。

2.2 了解并關注企業的主要工作內容和發展趨勢

檔案為企業的生存和發展提供信息依據，檔案管理人員對于企業的生產經營和科研活動應及時關注，了解并熟悉企業的基本業務內容和需求，弄清企業的發展方向和趨勢，了解并關注高速公路相關專業技術的發展，主動提供相關的檔案信息服務。

2.3 了解并關注檔案專業技術的發展趨勢

檔案工作要有的放矢，檔案管理人員要針對本單位的實際，通過不斷學習、研究、創新檔案管理的新技術、新設備、新方法，提高管理水平，使本單位人員能更多、更好、更便捷地利用檔案的資料，以提高檔案信息的資源開發和利用能力。

3 強化檔案管理的方式

3.1 加強檔案管理人員素質的提高

通過培訓、引進、出省出國進修、座談交流等多方面的手段，提高檔案管理人員的基礎知識、業務知識和管理水平，使本單位檔案管理的設備水平和技術水平與國際接軌，從而提高檔案的現代化管理水平。

3.2 促進管理功能向利用型轉變

建好、管好檔案，保證檔案安全是檔案工作的基本要求。檔案管理的目的是為了利用，在利用中才能體現其價值。檔案管理應善于從“死檔案”中找到有利用價值的信息資源，充分挖掘其潛在價值，推動其在企業發展中的積極作用。如檔案管理應圍繞推動科學發展、技術進步、企業文化大發展、大繁榮發揮自身優勢，積極提供文化資源服務。主動參與到有關企業專項技術研究、課題講座、文化項目建設、文化展覽活動等活動中，當好主力軍。

3.3 促進管理手段向科技型轉變

隨著科學技術發展，企業管理正在向現代化和科學化的發展，檔案管理技術也從傳統的實體、紙質檔案管理向數字化檔案管理發展，從而將面對面的服務，轉變成以網絡化服務為主。因此，企業檔案管理必須強化科技意識，重視檔案管理的數字化、信息化建設，改變傳統的工作模式和載體手段，運用現代信息技術提高檔案管理的科技含量。加強數字信息資源建設，堅持“以開發保服務，以服務促利用”的原則，圍繞方便查詢，提高利用效果的目標，積極探索并推進管理技術的創新，注重相關軟件的開發和應用，建立技術先進、功能完備的檔案信息綜合管理系統、服務系統和檢索系統。要將網絡建設安全管理與新技術同時進行，積極維護網絡信息安全，做到安全保密與方便利用的統一。要開發和應用新技術、新設備，強化檔案的收集整理、編纂、保管、查閱、使用，要從傳統手工方式向數字化、網絡化轉化；從一維向多維轉化，從低效的簡單人為方式向標準化、程序化和高質量、高效率的管理與服務發展，從而提高使用的質量和效率。

3.4 促進檔案服務手段的多樣化

檔案服務應圍繞著企業生產經營、改革發展等重大問題，主動有針對性地提供服務，可以采用超前服務、跟蹤服務和現場服務等方式。檔案工作者應隨時了解企業檔案需求者的需求趨勢，將他們所需的檔案材料及時送遞過去，做到服務的針對性和超前性；根據企業發展的需要和年度專項工程的計劃，主動接觸相關人員，進行信息溝通，有針對性的搜集、提供相關的技術和經濟資料等。要加強檔案的深層開發工作，為企業的領導決策提供可靠依據。要積極參與高速公路項目活動的交流，搜集高速公路建設、管理、養護中的最新的新技術、新設備、新材料，建立新的檔案資料，更好地為本企業提供優質服務。

4 檔案管理現代化對高速公路的現代化管理的重要性

路通財通，高速公路在社會經濟發展中舉足輕重；隨著社會經濟發展，市民出行要求更高，需要更舒適、更安全的通行條件；高速公路項目投資額大、交通流量大、技術要求高，后期養護成本較高；高速公路在建設中，特別是橋梁、隧道、路基，大量的數據埋藏在地表以下，交通工程三大組成部份的收費-通訊-監控系統更是以計算機技術為基礎的隱蔽工程，其底層數據和編碼系統深不可測；這些都需要對建設期和營運期養護管理的檔案材料需要多次反復地使用，沒有檔案資料的支撐，要做好高速公路的現代化管理幾無可能。從廣深、廣佛、廣珠東、虎門等多個效益較好的高速公路項目中證明，檔案管理好的，高速公路的管理就好，效益就高；反之，一些對檔案管理不重視、手段落后的企業，效益就比較差。高速公路檔案管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業的形象，進而影響企業的效益。檔案管理與企業管理的現代化、科學化相輔相成。加強檔案管理是促進企業發展的重要手段，檔案管理在高速公路的發展中的作用是重中之重。一條高速公路的建設和發展的經驗與教訓對以后的項目建設發展也有重要的借鑒作用。因此，有好的檔案管理，會有好的高速公路現代化管理。檔案管理現代化對高速公路的現代化管理有十分重要的作用。

5 小結

高速公路管理與一般企業管理明顯不同，高速公路在建成后，大量的數據埋藏在人們的視線以下；高速公路后期的養護管理任務繁重，費用較高，檔案管理能直接或間接為企業創造效益，檔案管理突顯其重要性。因而加強檔案現代化管理，注重基礎資料的收集整理，注重檔案管理人員的培養使用、注重檔案管理新技術開發利用，對實現高速公路管理的現代化管理，對推動企業的發展中有著十分重要的作用。

參考文獻

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