加強檔案管理現代化，促進高速公路現代化養(yǎng)護管理

邱麗娟

摘 要：高速公路建成通行后要進行有效管理，必須建立高質量的長期的高速公路建設與管理的檔案。高速公路的檔案管理成為企業(yè)現代化管理的重中之重。本文結合實際經驗，談談加強檔案管理的若干問題。認為加強檔案管理應注重資料的收集與整理；注重管理人員素質的提高，從促進管理功能利用性、管理手段科技化和服務手段多樣化出發(fā)，做好檔案管理工作，更好的為高速公路企業(yè)的發(fā)展服務。

關鍵詞：檔案管理；促進現代化管理

改革開放以來，高速公路的建設對社會經濟的發(fā)展起到了極大的推動作用。高速公路項目投資額大、交通流量大、車速快、安全要求和質量要求嚴格，而后期養(yǎng)護管理成本較高，在制定養(yǎng)護計劃中要對建設期和前期養(yǎng)護形成的科技檔案材料多次反復利用，公路的檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中的作用絕對不可輕視。隨著現代企業(yè)發(fā)展模式的不斷轉變，對于企業(yè)的檔案發(fā)展提出了更多新的要求。檔案管理與企業(yè)管理的現代化、科學化相輔相成。加強檔案管理是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段，本文從高速公路的建設和養(yǎng)護管理的實際出發(fā)，談談加強檔案管理的若干思路。

1 檔案管理在高速公路管理中的重要意義

1 檔案管理是企業(yè)管理的基礎和保證。企業(yè)經營要借鑒歷史以確保企業(yè)發(fā)展的連續(xù)性，檔案管理部門保存著企業(yè)的各門類檔案，能夠為養(yǎng)護管理、為企業(yè)的發(fā)展提供數字依據。

高速公路養(yǎng)護管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業(yè)的形象，進而影響企業(yè)的效益。好的路，交通暢順，為大家贊揚，車主樂于選擇；差的路，被老百姓罵為豆腐渣工程，被社會唾棄，通行效率低下。而要保持好路，則要不斷進行養(yǎng)護和改造，而好的措施，必須精確地了解和掌握高速公路在建設期的情況和高速公路前期養(yǎng)護的情況，高速公路的線路走向、各路段、路層路基的結構的情況，使用的材料，施工機械和方式、特別是對特殊地段、特殊結構物的特點、技術特點等情況，要做到心中有數；對于以計算機技術為基礎的交通工程改造和養(yǎng)護，也要充分了解掌握情況，做到有的放矢，制定和實施有效的措施，方可節(jié)省每期的養(yǎng)護成本、提高效率。而項目建設的情況與養(yǎng)護的變更等信息資料的建立和更新，這些工作需要檔案部門在項目初期至以后的時期，都要跟蹤和建立完整的、長期的基礎資料和信息資源，以保證上述工作及其他企業(yè)管理工作順利進行。

2 檔案是企業(yè)實力的體現。檔案工作是一項系統(tǒng)、全面的工作，它是企業(yè)管理系統(tǒng)中的重要組成部分。企業(yè)檔案包括企業(yè)生產經營活動中的各類憑證、報表、圖紙、文件和原始記錄等，記錄著項目的實施、延續(xù)和發(fā)展、見證了企業(yè)發(fā)展的歷史，是企業(yè)重要的信息資源；檔案還能幫助企業(yè)解決各類疑難問題，如分析橋梁病害、路面裂縫、路基下沉產生的原因，提出解決的辦法。另外技術人員的使用培訓、干部的提拔，都需要從檔案中查找其以往的資料提供佐證。企業(yè)歷年取得的業(yè)績、獎勵的記載，也成了企業(yè)樹立自身形象、激勵職工向上的動力證明。所以，資料齊全、記載全面、查閱方便、形象清新、使人一目了然，是企業(yè)自信和具有實力的表現。

3 作為一種信息資源，檔案能直接和間接為企業(yè)創(chuàng)造效益。高速公路建設和運營后，由于時間的推移，材料老化，車輛車轍、公路的病害將不斷增加；也由于人們對公路安全性、舒適性的不斷提高，需要對高速公路進行更新改造，以適應社會的需要。利用檔案資料能系統(tǒng)地分析公路病害產生的原因，提出最可靠和有效的解決的辦法，避免造成資料浪費；利用檔案資料能對癥下藥，合理地開發(fā)和推廣使用各種相關的新技術、新產品、新材料、新設備，以提高公路養(yǎng)護的手段和效率，提高高速公路路面性能。所以檔案能直接或間接為企業(yè)創(chuàng)造社會經濟效益。

2 對管理人員的要求

高速公路在社會經濟發(fā)展和市民出行中要求較高，前面已經談過高速公路檔案管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業(yè)的形象，進而影響企業(yè)的效益。而檔案人員業(yè)務素質和能力水平的高低，決定著企業(yè)檔案管理的優(yōu)劣。因此檔案管理人員應加強自身的素質修養(yǎng)，提高自身水平，從而推進檔案管理的質量。提高檔案管理對人員素質具體可從以下方面進行：

2.1 注重理論知識與操作技能的學習

目前我們處在信息時代，企業(yè)檔案工作的主要內容和服務對象較廣，需要知識更新。高速公路檔案管理涉及力學、材料、機械、氣象、水文、電子技術、企業(yè)管理等多學科，檔案管理人員應有良好的檔案專業(yè)知識和技能，應掌握自然科學、社會科學，公路專業(yè)、企業(yè)管理等多學科的知識，掌握網路信息技術及操作技能，不斷調整知識結構、擴大自己的知識面，提高專業(yè)化、現代化水平，提高檔案管理水平。檔案管理人員還應向他人學習，學習他人的好經驗好方法，取長補短，拓寬視覺，提高自己的專業(yè)水平，做好檔案管理工作。以適應高速公路養(yǎng)護及企業(yè)管理工作眾多專業(yè)的需求。

2.2 了解并關注企業(yè)的主要工作內容和發(fā)展趨勢

檔案為企業(yè)的生存和發(fā)展提供信息依據，檔案管理人員對于企業(yè)的生產經營和科研活動應及時關注，了解并熟悉企業(yè)的基本業(yè)務內容和需求，弄清企業(yè)的發(fā)展方向和趨勢，了解并關注高速公路相關專業(yè)技術的發(fā)展，主動提供相關的檔案信息服務。

2.3 了解并關注檔案專業(yè)技術的發(fā)展趨勢

檔案工作要有的放矢，檔案管理人員要針對本單位的實際，通過不斷學習、研究、創(chuàng)新檔案管理的新技術、新設備、新方法，提高管理水平，使本單位人員能更多、更好、更便捷地利用檔案的資料，以提高檔案信息的資源開發(fā)和利用能力。

3 強化檔案管理的方式

3.1 加強檔案管理人員素質的提高

通過培訓、引進、出省出國進修、座談交流等多方面的手段，提高檔案管理人員的基礎知識、業(yè)務知識和管理水平，使本單位檔案管理的設備水平和技術水平與國際接軌，從而提高檔案的現代化管理水平。

3.2 促進管理功能向利用型轉變

建好、管好檔案，保證檔案安全是檔案工作的基本要求。檔案管理的目的是為了利用，在利用中才能體現其價值。檔案管理應善于從“死檔案”中找到有利用價值的信息資源，充分挖掘其潛在價值，推動其在企業(yè)發(fā)展中的積極作用。如檔案管理應圍繞推動科學發(fā)展、技術進步、企業(yè)文化大發(fā)展、大繁榮發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極提供文化資源服務。主動參與到有關企業(yè)專項技術研究、課題講座、文化項目建設、文化展覽活動等活動中，當好主力軍。

3.3 促進管理手段向科技型轉變

隨著科學技術發(fā)展，企業(yè)管理正在向現代化和科學化的發(fā)展，檔案管理技術也從傳統(tǒng)的實體、紙質檔案管理向數字化檔案管理發(fā)展，從而將面對面的服務，轉變成以網絡化服務為主。因此，企業(yè)檔案管理必須強化科技意識，重視檔案管理的數字化、信息化建設，改變傳統(tǒng)的工作模式和載體手段，運用現代信息技術提高檔案管理的科技含量。加強數字信息資源建設，堅持“以開發(fā)保服務，以服務促利用”的原則，圍繞方便查詢，提高利用效果的目標，積極探索并推進管理技術的創(chuàng)新，注重相關軟件的開發(fā)和應用，建立技術先進、功能完備的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、服務系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)。要將網絡建設安全管理與新技術同時進行，積極維護網絡信息安全，做到安全保密與方便利用的統(tǒng)一。要開發(fā)和應用新技術、新設備，強化檔案的收集整理、編纂、保管、查閱、使用，要從傳統(tǒng)手工方式向數字化、網絡化轉化；從一維向多維轉化，從低效的簡單人為方式向標準化、程序化和高質量、高效率的管理與服務發(fā)展，從而提高使用的質量和效率。

3.4 促進檔案服務手段的多樣化

檔案服務應圍繞著企業(yè)生產經營、改革發(fā)展等重大問題，主動有針對性地提供服務，可以采用超前服務、跟蹤服務和現場服務等方式。檔案工作者應隨時了解企業(yè)檔案需求者的需求趨勢，將他們所需的檔案材料及時送遞過去，做到服務的針對性和超前性；根據企業(yè)發(fā)展的需要和年度專項工程的計劃，主動接觸相關人員，進行信息溝通，有針對性的搜集、提供相關的技術和經濟資料等。要加強檔案的深層開發(fā)工作，為企業(yè)的領導決策提供可靠依據。要積極參與高速公路項目活動的交流，搜集高速公路建設、管理、養(yǎng)護中的最新的新技術、新設備、新材料，建立新的檔案資料，更好地為本企業(yè)提供優(yōu)質服務。

4 檔案管理現代化對高速公路的現代化管理的重要性

路通財通，高速公路在社會經濟發(fā)展中舉足輕重；隨著社會經濟發(fā)展，市民出行要求更高，需要更舒適、更安全的通行條件；高速公路項目投資額大、交通流量大、技術要求高，后期養(yǎng)護成本較高；高速公路在建設中，特別是橋梁、隧道、路基，大量的數據埋藏在地表以下，交通工程三大組成部份的收費-通訊-監(jiān)控系統(tǒng)更是以計算機技術為基礎的隱蔽工程，其底層數據和編碼系統(tǒng)深不可測；這些都需要對建設期和營運期養(yǎng)護管理的檔案材料需要多次反復地使用，沒有檔案資料的支撐，要做好高速公路的現代化管理幾無可能。從廣深、廣佛、廣珠東、虎門等多個效益較好的高速公路項目中證明，檔案管理好的，高速公路的管理就好，效益就高；反之，一些對檔案管理不重視、手段落后的企業(yè)，效益就比較差。高速公路檔案管理的質量影響著道路通行的質量，影響企業(yè)的形象，進而影響企業(yè)的效益。檔案管理與企業(yè)管理的現代化、科學化相輔相成。加強檔案管理是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段，檔案管理在高速公路的發(fā)展中的作用是重中之重。一條高速公路的建設和發(fā)展的經驗與教訓對以后的項目建設發(fā)展也有重要的借鑒作用。因此，有好的檔案管理，會有好的高速公路現代化管理。檔案管理現代化對高速公路的現代化管理有十分重要的作用。

5 小結

高速公路管理與一般企業(yè)管理明顯不同，高速公路在建成后，大量的數據埋藏在人們的視線以下；高速公路后期的養(yǎng)護管理任務繁重，費用較高，檔案管理能直接或間接為企業(yè)創(chuàng)造效益，檔案管理突顯其重要性。因而加強檔案現代化管理，注重基礎資料的收集整理，注重檔案管理人員的培養(yǎng)使用、注重檔案管理新技術開發(fā)利用，對實現高速公路管理的現代化管理，對推動企業(yè)的發(fā)展中有著十分重要的作用。

參考文獻

[1] 李國蘭. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 山東社會科學， 2011（1）：174-176.

[2] 趙夢臨. 淺議新時期企業(yè)檔案管理[J]. 起重運輸機械， 2010（10）：81-83.

[3] 王業(yè)芳. 加強企業(yè)檔案主體管理提高企業(yè)整體競爭能力[J]. 山西建筑， 2007，33（4）：228-229.