關于加強學校人事檔案管理的幾點思考

馮珍

摘 要：目前，我國各地中學深入開展人事管理工作體制的改革，實施先進教育教學理念，隨著一系列教育制度的改革發展，原有的人事檔案管理體制已經不適合現代的教育體制。各學校加大對人事檔案管理工作的重視，切實做好檔案管理工作的工作部署，認真分析檔案管理工作存在的問題和不足之處，對于全面完善學校教學模式具有重要意義。

關鍵詞：中學；教職工；人事檔案管理

人事檔案管理制度是我國的一項重要的人事管理制度，人事檔案管理主要包括了對教職工和學生的個人信息管理。目前，中學人事檔案管理工作主要針對學生個人信息以及全體教職工的身份信息、學歷信息、獲獎經歷、工作經歷以及思想品行、工作作風的管理展開。對中學進行全面的人事檔案管理工作，對于以后老師的升職、任職、評職稱的工作都有重要意義，可以全面細致的記錄老師的工作業績，值得各所學校推廣。

1 學校人事檔案管理工作的開展情況分析

1.1 學校人事檔案管理工作的定義

學校人事檔案管理工作主要有以下幾個部分：首先是收集工作，將教職工和學生的身份信息、工作信息等收集起來，要保證收集的每一項信息的準確度，這是保證學校人事檔案管理工作質量的基礎。其次是鑒定、分類管理學校成員的檔案，把教職工和學生檔案進行系統分配，在這個過程中要對每一份檔案非常熟悉。接下來是對檔案進行復印、剪裁、整理、包裝，把檔案集中按班級或年級教學單位進行分類入庫、保管，準備隨時利用。

1.2 學校人事檔案管理工作的重要作用

對于教職工來說，學校人事檔案可以準確記錄教職工的個人信息、工作經歷、工作能力、工作業績、以及工資待遇、品德作風、獎罰評審等方面的信息，是學校對教職工進行綜合測評的重要標準。學校人事檔案是學生個人生活和未來工作的重要憑證，對以后學生的升學、就業有重要作用。學校人事檔案對于學校的教育、科研 、教學制度等方面起著重要作用。通過建立學校人事檔案，可以全面調動各職位人員的工作積極性，促進教職工的教學技能的提升，從而在根本上提高學校的教學水平。學校教職工的人事檔案包括在校教職工的檔案，學校附屬單位教職工的具體信息，對除名、離職教職工的檔案管理，也要包括退休離任和已故教職工的檔案信息，教職工的人事檔案對于上級教育部門選拔、培養任用教職工具有很大的參考價值，也是學校人事檔案的重要組成部分。

1.3 學校人事檔案管理工作存在的問題

由于學校人數多、學生信息量大、教職工信息條目繁雜使得學校人事管理工作量大大增加。每年教職工離退、教職工發表的各類評審材料、新生入校等需要進行新的檔案編排，學期期末需要對教職工教學成果和學生成績進行存檔管理，加大了學校人事檔案管理工作的難度。學校人事檔案缺乏真實性、完整性，有關工作人員業務素質低，不能真實填寫檔案信息，重復、作假現象嚴重，在查詢檔案過程中往往出現前后矛盾的情況。這是學校人事檔案管理工作中表現出的不正風氣，應堅決制止。

2 學校人事檔案管理工作的相關案例分析

2.1 提高檔案管理人員的專業素質

在我國，大多數地區檔案管理機制相對落后，檔案管理工作人員缺乏，專業性水平和人員素質低，加大了檔案管理工作的難度，制約了學校的人事檔案管理工作的進行，導致學校人事檔案管理機制相對落后。為了解決這種問題，學校應該加大對檔案管理工作人員的要求，安排專業的工作人員，增強專業技能和水平，加大對檔案管理工作人員的技能培訓，促進學校現代模式的人事檔案管理工作的開展。

此外，在查詢檔案的過程中經常出現前后檔案信息相矛盾的現象，有些教職工故意隱瞞學歷、工作經歷和教學水平，對檔案信息弄虛作假，錯填漏填個人信息。對于這個問題，一方面教職工個人應該端正態度，加大重視，認真、準確填寫個人信息，并做好對學生檔案的檢查力度，引導學生正確填寫個人信息。另一方面，檔案管理工作人員應該加大工作力度，不定期檢查核實檔案信息，確保信息的真實性和完整性。檔案管理人員要以身作則加強檔案信息的保密性工作，嚴禁非檔案管理工作人員隨意修改檔案信息。

學校人事檔案管理工作人員要有吃苦耐勞的精神，人事檔案管理的工作是繁雜的，要求工作人員政治素質要高，以身作則，嚴格規范個人行為。學校人事檔案管理人員要有較強的服務觀念和業務能力，也要不斷學習，拓展視野，高效有序地做好檔案管理工作。

2.2 增強檔案意識

由于傳統教育模式對中學教育管理制度的影響，很多中學對檔案管理的意識不夠，認為中學不同于高校和事業單位，人事檔案管理工作不用做到面面俱到。這是一種錯誤的思想認識，大大影響了學校人事檔案管理工作的開展。首先，教育機構和學校領導要做好監督工作，加強對人事檔案管理工作的重視，加大管理力度，切實從根本上提高學校教職工和學生的檔案意識。另外，學校可以加設獎罰制度，學校領導要動員校內人員統一歸檔，動員全體校人員的積極性。

學校領導要做好教育工作，使學校人員認識到檔案管理的重要意義，不斷促進檔案信息資源的完善，并加大對學校人事檔案資源的利用率。由于學校人事檔案管理工作中教職工檔案占有較大比重，參考價值比較大，所以特別要提高教職工的檔案質量。

2.3 改善檔案的保存條件

目前，有不少中學借助計算機系統對學校人事檔案進行管理，但是仍然有很多中學借助紙質材料保存檔案。紙質材料不能滿足現代檔案管理模式的需求，存在弊端，容易破損，容易發生霉變，占用空間較大等。如果學校條件允許的話，可以建立統一的數據庫系統，選擇現代化技術對檔案信息進行分類、有效的管理，建立學生個人和教職工個人的電子檔案，占用空間小，操作性強，有利于查詢檔案信息。

紙質檔案要注意防火、防盜、防鼠、防曬、防潮、防蟲、防塵、防霉，注意通風，注意控制存儲環境的條件，保證環境狀況適合檔案的存儲。此外，要注意做好資料保存與流動的工作，做好資料使用和保存的關系，在展覽、查閱、審核的流動過程中做好復制工作，用復制品代替原檔案資料，避免檔案資料的丟失和損壞。

2.4 健全登記檢索檔案信息的系統

由于很多學校對檔案管理工作不夠重視，中學學校人事檔案管理模式尚未完善，導致很多中學的檔案管理系統相對繁雜，教職工和學生的檔案信息不易查詢，查詢條目不明確，費時費力。只有健全登記檢索檔案信息系統才能使人事檔案管理更好地服務于學校的教育制度。

學校加強人事檔案管理，按照時間順序或者以班級為單位進行登記，對教職工信息進行系統編號。登記簿可以作為重要的檢索工具，幫助查詢個人檔案信息，也可以作為檔案材料的備忘錄。具體可以設置《在職教職工登記簿》、《退休教職工登記簿》、《畢業生登記簿》、《后勤職工登記簿》、《獎罰記錄統計》、《統計資料記錄》等。對于電子檔案管理系統要加強保密工作，避免學校人事檔案資料的外漏，也要注意定期對硬件設施的檢查。

2.5 做好檔案管理工作的第一步---收集資料

目前中學檔案管理過程中出現了教職工個人信息不準確的現象，最原始的個人資料多處出現不同程度的差錯，造成后續利用檔案過程中出現新問題，無法準確、快速的查詢職工信息。對此，一方面，人事檔案管理的相關人員要加大審核力度，幫助在校職工建立正確、完整的個人檔案；另一方面，要求教職工個人提供全面的個人資料和審核評定材料，體現自己的工作能力和個人的工作作風。

收集準確的信息資料是做好學校人事檔案管理工作的第一步，也是最基礎的一步。對于中學人事檔案管理的資料主要有人員資料、圖片資料、教職工論文資料、個人榮譽檔案、入黨教職工記錄、教職工升值降職離任資料等。對教職工的人事檔案進行系統管理，做到全面、準確記錄教職工的檔案信息，上級教育部門要加大重視，嚴格貫徹學校的教職工人事檔案管理制度。

2.6 采用合適的技術手段服務于學校人事檔案管理系統

由于中學人事檔案管理工作尚未建立完善的機制，很多先進數據庫軟件系統沒有正確運用于人事檔案管理的工作中。對此，學校檔案管理人員要學習計算機技術，熟練運用數據庫軟件管理檔案系統。

作為中學階段的人事檔案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作為開發工具進行設計，加快學校人事檔案管理的信息化進程。可以通過這套系統對檔案信息進行刪除、添加、修改、查看教職工的檔案信息與學生信息，也可以通過生成報表的方式大大提高檔案管理的效率。

2.7 制定嚴格、細致的人事檔案管理制度

學校人事檔案管理工作需要有嚴格的管理制度做支撐，我國很多中學由于工作人員疏忽造成的檔案室失火、檔案室內發生盜竊、學生或教職工檔案無故丟失、損壞的意外事故時有發生。嚴重制約了學校人事檔案管理工作的進行。對此，學校應制定嚴格的人事檔案管理制度貫徹實施。以下措施可供參考：

設置專用的檔案室，配置完善的檔案保護設施，檔案室由專門人員管理，非管理人員不得隨意入內，管理人員工作交接必須做好每一個環節的銜接，避免疏忽。個人檔案必須存檔學校檔案室，修改、添加個人檔案信息后必須盡快把檔案上交檔案室保管，任何人不得私自保管個人檔案。不同身份的人員的檔案信息應交于不同部門保管，學校人事檔案管理工作人員的檔案必須由辦公室負責人或學校領導保管，辦公室負責人和學校領導人的檔案信息必須由教育局保管。并且，檔案室鑰匙不得轉交他人手中，由專門管理人員管理。

轉遞檔案信息的過程中要注意嚴格密封，做好登記手續，通過專門派送機密證件的工具并選擇可靠人員派送，檔案轉出后，要在規定的時間內送回。對于沒有及時送回的檔案文件，應盡快查詢，及時核實檔案去向，發現問題，應立刻向相關人員和上級領導匯報。有關人員和工作部門在檔案信息補充收集階段要積極配合人事檔案管理的工作人員，教職工應及時將相關材料（任免、考核、獎罰、工資、成績、團關系的轉入轉出、職稱、年終總結等）上交給檔案管理人員，檔案管理人員要及時補充個人信息，及時做好檔案信息的整理、歸檔。學校人事檔案管理的工作人員不得外漏別人的檔案信息，不得私自把檔案帶出檔案室，嚴禁任何人將檔案帶入公共場所。

檔案室人員嚴格遵守相關規定，嚴禁在檔案室內吸煙，嚴禁在檔案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改檔案信息，不得涂改圈畫折疊文件，以免破壞檔案文件。要嚴格審批閱檔手續，如果有特殊情況需要查閱檔案，嚴格遵守相關規定查閱，未經相關人員同意不得摘抄、轉借、復制檔案信息，此外要核對抄錄的文檔信息，主管部門要嚴格把關，做好檔案保管工作。

3 結束語

隨著現代信息技術和教育制度的進步，傳統的學校人事檔案管理模式已經不適應現代的教育模式，傳統的管理模式過程冗雜，實用性低，不容易保存和查閱審核。為了促進現代中學教育制度的進步，更好的完成對教職工工作的評價，學校等相關教育機構要加強對中學的人事檔案管理工作的重視，完善學校人事檔案管理體系。

建立健全中學的學校檔案，加強對中學的檔案管理工作，有利于學校實施科學化管理，有利于正確評估教職工的各項工作。只要做好學校的人事檔案管理工作，就可以發揮檔案信息的能動性，更好地服務現代教育體制。

學校要充分調動相關工作人員的積極性，樹立良好的工作作風，端正工作態度。學校應當采取適當的獎罰措施，重視學校的人事檔案管理工作。最重要的是人事檔案管理的工作人員要保證檔案資料的完整性和真實性，提高工作質量，做到規范化、科學化。

其次要保證教職工（包括離任、退休、已故教職工）和學生信息的真實性，堅決制止不正風氣的盛行，保證檔案信息的質量。學校領導要不定期的對檔案信息進行檢查、審核，提高檔案信息的真實性，利用合適的獎罰措施協助檔案管理工作的進行。

此外，學校要加強現代化信息技術的管理應用，全面提高學校人事檔案管理工作的水平與質量，加大電子檔案的建設力度，建設完整的智能數據庫系統，加大資金投入，采用計算機管理模式取代傳統的管理檔案的模式，充分利用現代信息技術，增強檔案信息系統的實用性，全面服務學校的人事檔案管理工作。

參考文獻

[1]張保哲.關于加強高校人事檔案管理的思考[J]，檔案天地.2000（03）

[2]陳秀蘭.加強高校人事檔案管理的思考[J]，湖北檔案.2004（05）

[3]暴海燕.如何做好高校人事檔案管理[J]，黑龍江檔案.2008（04）

[4]季曉東.完善高校人事檔案管理的措施[J]，蘭臺世界.2006（10）

[5]楊瓊.關于加強高校人事檔案管理的思考[J]，思茅師范高等專科學校學報. 2008（02）

[6]趙靜.高校人事檔案管理的新思考[J]，才智.2011（05）

[7]霸慶豐.高校人事檔案管理工作存在的問題及解決措施[J]，衡水學院學報. 2005（03）

[8]徐英.高校人事檔案管理探析[J]，青海社會科學.2006（06）