淺析校園辦公系統(tǒng)OA

段鑫

摘 要：本文主要介紹了基于工作流技術(shù)的校園辦公系統(tǒng)OA的發(fā)展現(xiàn)狀、系統(tǒng)需求以及各種應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：校園；辦公自動化；OA

1 OA與工作流技術(shù)

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。在校園里，自然成了校園辦公系統(tǒng)OA。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

工作流技術(shù)（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機以恰當?shù)哪Ｐ瓦M行表示，并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或是任務(wù)。工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System，WfMS）的主要功能是通過計算機技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中中國之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

2 現(xiàn)狀

2.1 初級階段

以結(jié)構(gòu)化模塊數(shù)據(jù)處理為主要核心組成部分。基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)以及簡易日常辦公信息技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。

2.2 中級階段

隨校園規(guī)模不斷擴大，校園OA“超越時空”的應(yīng)用需求強烈。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)性技術(shù)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了各種在線辦公等眾多實用的功能，極大地方便了辦公人員的工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。此階段工作流技術(shù)得到了應(yīng)用。

2.3 高級階段

OA應(yīng)用發(fā)展越來越成熟，已經(jīng)深入到校園內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為校園數(shù)字信息化的一個重要組成部分。校園各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為辦公人員提供高效的協(xié)同工作環(huán)境。

3 需求分析

目前很多校園處于手工落伍式工作模式，隨著校園信息化深入，少數(shù)組織部門開發(fā)適用于本的信息管理系統(tǒng)，但是各部門只是各自處理獨立的業(yè)務(wù)，無法實現(xiàn)信息共享，難以實現(xiàn)各部門之間的高效協(xié)同工作。

3.1 協(xié)同工作模式（基于工作流）

協(xié)同工作就是指多個人共同完成一件或者多件事項。齊心協(xié)力、共同工作。協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體，協(xié)同一致地完成某一目標的過程或能力。校園OA提供具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作。

工作流（Workflow），就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計算機應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進行，從而實現(xiàn)某個預(yù)期的業(yè)務(wù)目標，或者促使此目標的實現(xiàn)”。

基于工作流協(xié)同工作模式，采用工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型和工作流技術(shù)中的工作流引擎，利用其基本構(gòu)件以及這些基本部件之間的接口：流程定義、調(diào)用、管理監(jiān)控等可以使整個辦公自動化系統(tǒng)具有交互性，同時也能夠極大的降低系統(tǒng)重新開發(fā)的成本。

3.2 集成化辦公

集成化辦公的環(huán)境是一個以信息處理為內(nèi)容的綜合性的通用系統(tǒng)，采用客戶機/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，核心為信息發(fā)布和信息管理兩個主要部分，為用戶提供從信息發(fā)布、傳送到管理、檢索的一體化服務(wù)。

創(chuàng)造一個集成化的辦公環(huán)境，為工作人員提供多功能的桌面辦公環(huán)境，解決辦公人員處理不同事務(wù)需要使用不同工作環(huán)境的問題。提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性。

3.3 無紙化辦公

利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現(xiàn)代化辦公工具，可以實現(xiàn)不用紙張和筆進行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。支持信息傳遞，解決由人工傳送紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息的問題，從而實現(xiàn)工作效率和可靠性的有效提高。

具有部分功能子系統(tǒng)，如圖所示：

4 總結(jié)

辦公自動化系統(tǒng)是數(shù)字校園系列軟件的重要組成部分，緊密結(jié)合校園業(yè)務(wù)，全面貫通高校內(nèi)部經(jīng)脈，通過對校園各部門辦公要素的整合，實現(xiàn)對工作流、信息流和知識流的整合管理。辦公自動化系統(tǒng)旨在為校園內(nèi)部各級組織部門之間建立起一種開放的、網(wǎng)絡(luò)化的、高效的辦公新環(huán)境，以一套完善的支持群體協(xié)作、流程控制、信息發(fā)布及控制功能的應(yīng)用軟件，為校園內(nèi)部管理和外部交流提供全面信息的傳遞、處理渠道。

實施校園辦公自動化，是校園辦公管理工作的一場革命，是校園走向教育現(xiàn)代的必然選擇，它不僅改變了傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣、方式和方法，更是對校園行政管理和教職工的工作提出更高、更嚴格的要求；實施校園辦公自動化，是運用現(xiàn)代管理理念和方法，把大量的日常辦公管理工作實行電子化，從而使過去許多能做做不好，想做不能做的事情在校園辦公自動化管理平臺上實現(xiàn)；實施校園辦公自動化，是希望通過現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的集成運用，將校園的管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)完成，同時實現(xiàn)工作流程的順暢流通，超越時間、空間和部門分隔的制約，提高單位信息透明度和單位工作效率；實施校園辦公自動化，是希望通過這個過程建立新型的教育教學(xué)管理機制，進一步提高校園的管理效能。

參考文獻

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