基于工作流技術的信息資源管理系統的開發和應用

林 萍 潘艷明

中石化廣州分公司

前言

20世紀40年代電子計算機出現以后，在短短幾十年間就給整個世界帶來了翻天覆地的變化。信息化浪潮席卷全球，人類進入了以信息技術為核心的知識經濟時代，信息技術正以其廣泛的滲透性和先進性與傳統產業相結合，信息化成為推動國民經濟和社會發展的強大動力。

近年來，隨著業務的不斷發展，信息資源對于管理決策的支持作用越來越重要。中國石化總部也加強了對信息資源管理的內控要求。隨著企業信息門戶信息量的豐富，采用傳統的信息資源管理方式，存在很多弊端：信息資源管理工作量大，效率低，管理內容不全面，管理不規范，管理流程不清晰等，使信息資源管理不能完全達到總部內控管理要求，存在很大風險。

如何提高企業對信息資源的管控？如何提高信息資源業務流程的集成性和企業協作能力？采用工作流技術成為了解決這些問題的首要方案。為了提升信息資源的管理水平，2012年廣州石化啟動企業信息門戶的改版工作，通過采用一個開發效率高、運行維護簡單的工作流產品，搭建信息資源管理平臺，實現信息資源從產生、審核、發布及用戶管理達到內控管理要求，確保信息資源合理采集、有序傳遞和安全使用，降低風險。本文就工作流技術在信息資源管理系統的開發應用進行論述。

1 企業信息資源管理概述

信息資源是指滿足企業生產經營管理活動所需，且經過篩選、組織、加工，可存取、有一定豐富度和凝聚度的信息集合。企業信息資源管理屬于微觀層次的信息資源管理的范疇，指企業為達到預定的目標運用現代的管理方法和手段對與企業相關的信息資源和信息活動進行組織、規劃、協調和控制，以實現對企業信息資源的合理開發和有效利用[1]。

1.1 廣州分公司信息資源現狀

廣州分公司擁有豐富的信息資源，這些信息資源為企業的生產、管理、經營決策提供重要依據，根據來源企業的信息資源分為內部信息資源和外部信息資源，包括企業內部產生的有關生產經營管理活動的信息，及外部購入的為企業所關注的市場動態、經濟政策、行業發展等信息。

在信息化建設不斷深入和普及的情況下,廣州分公司已經建成了生產管理、設備管理、財務管理、銷售、采購、情報檔案、辦公處理、公文查詢等應用系統，信息化應用已達到較高的水平，不僅在中石化名列前茅，還獲得工信部兩化整合企業獎。但是在信息資源管理和利用方面還存在著分散、各自孤立，缺乏資源交換和共享。分公司各業務部門多數都建有獨立的業務管理網站,這些網站在分公司的生產、管理、經營中發揮了重要的作用，但這些網站由各部門自己管理，管理標準和規范不一，為信息在各個部門的共享帶來了一定的困難，沒有發揮信息資源的效益，提高了管理成本。分公司的信息資源管理仍為線下手工操作，人工管理效率低下，管理范圍不全面，信息安全存在較大風險。

1.2 信息資源管理業務流程

根據中國石化信息資源管理相關制度和內部控制要求，信息資源管理須充分利用信息技術促進信息資源安全共享，通過建立信息平臺實現信息資源的存儲、發布、授權、使用與維護，固化信息資源管理全流程[2]。

根據中石化企業內控手冊實施細則，信息資源管理業務按照一體化管理體系梳理出業務流程圖，見圖1。

圖1 信息資源管理業務流程圖

通過調研分析，采用工作流技術是實現信息資源全流程管理的理想解決方案，目前工作流技術在ERP（企業資源計劃）、OA（辦公自動化）等系統已經引入，工作流可以規范業務參與者的信息交互行為，提高業務處理效率。隨著信息技術的不斷成熟，通過建設廣州石化信息門戶，采用工作流技術開發信息資源管理平臺，將實現整合企業信息資源，消滅信息孤島，實現信息共享，確保企業信息資源受控、降低信息使用安全風險。

2 工作流及工作流產品

工作流(Workflow)技術起源于20世紀70年代中期辦公自動化研究領域,但直到90年代,隨著計算機尤其是網絡技術的普及,以及信息化建設的日益推進,工作流技術的研究才進入熱潮。1993年8月,第一個工作流技術標準化的工業組織——工作流管理聯盟(Workflow Manag ementCoalitio n,WFMC)成立。之后該聯盟發布了用于工作流管理系統之間互操作的工作流參考模型,并相繼制定了一系列工業標準[3]。

工作流是針對工作中具有固定程序的常規活動而提出的一個概念，它的主要特點即過程的自動化處理。工作流通過對業務過程的準確建模，在計算機的支持下能夠實現業務過程的控制管理以及自動運行。企業通過應用工作流技術可以實現其業務過程的重組，經營過程的自動化以達到提高生產組織水平和工作效率的目的[4]。

2.1 廣州分公司的應用現狀

廣州分公司在一些業務系統，如OA系統、網絡服務管理等系統已采用工作流實現了業務流程自動化管理，但現有的工作流無法適應業務變化多、流程透明化和標準化、服務快速化的挑戰。不足之處主要表現在：

（1）工作流引擎核心功能無法擴展

目前，廣州分公司OA辦公系統是采用LOTCUS工作流，OA辦公系統在處理我廠內部公文、通知、文件的審批、發布等業務上發揮了巨大的作用。OA系統是由中石化總部統一規劃和建設的系統，企業個性化需求超出OA系統開發商的服務范圍，工作流引擎核心功能擴展非常不方便。

（2）定制開發工作流，開發效率低

分公司現有的其它一些應用系統（如：網絡服務管理系統、企業信息門戶）的工作流是根據具體的業務系統需求定制開發，無法應用到其他業務系統中。這類工作流產品幾乎沒有商品化，產品的成熟度、易用性、功能完備性、業務流程可配置等難以得到保證。無法適應企業流程不斷完善和優化的業務需求。

選擇一個開發效率高、運行維護簡單的工作流產品成為首要考慮的問題。

2.2 工作流產品比較

業界通常把Oracle、Microsoft等原廠商提供的滿足BPEL（Business Process Execution Language，即業務流程執行語言）規范的產品，K2和普元等工作流中間件產品，及聯科軟件提供的直接面向流程業務的產品分為三個不同的BPM實現層級。

（1）Oracle、Microsoft等原廠商提供的BPEL相關產品起點高，都是站在行業標準的高度，先參與制定BPEL規范，再結合自身在應用中間件方面的優勢，推出相應的BPEL系列產品，以滿足流程業務的需求；該類產品僅提供相關的基礎框架和基礎類庫，側重在規范的實現，對流程業務的實現還需要應用開發商結合項目去實現。

（2）K2、普元等提供的工作流中間件產品比起Oracle、Microsoft等BPEL類產品，他們離流程業務的實現又進了一步，不僅提供了專門的流程運行環境，而且專門針對流程引擎、流程定義等提供了相關的產品，方便開發商據此實現流程業務的快速開發；為了提高產品的適用性，這類產品對應用開發商的支持仍然選擇停留在組件級別，并要求開發商通過諸如C#、Java等高級語言和集成開發環境進行實現，實現業務流程的開發和實現難度仍然較大。

（3）聯科軟件Linkey BPM產品構建在IBM domino架構上，采用JAVA語言或VB語言開發而成。支持文檔型數據庫(如：domino)和關系型數據庫(如：sqlserver)。Linkey BPM產品提供直接面向業務的工作流解決方案，是以具體的業務流程實現為出發點，側重在流程快速建模、業務快速實現的相關產品，包括工作流中間件產品（基于IBM Domino 環境自主開發的工作流中間件產品）、工作流相關能力組件（包括流程建模、流程監控、流程仿真、規則建模、表單建模、業務快速開發平臺等）以及專門用于流程整合的一系列Web Service接口集。產品以業務為導向的開發模式和理念大大加快了業務流程的開發速度并大幅度降低了項目實施的難度和技術要求。基于這點，我們選擇了LINKEY BPM產品作為搭建信息資源管理系統的工作流產品。

3 信息資源管理工作流系統設計和實現

3.1 需求分析

業務流程的需求分析和梳理是系統建設的重要環節，需求清晰是進行系統設計的前提，對業務流程有準確的認識，如流程的活動、走向、處理邏輯、活動處理人等才能根據流程信息化的運作場景做流程優化。但往往項目建設初期需求很難把握清楚，據調查，在系統建設項目中需求分析往往占據整個項目的7成時間。

3.1.1 流程梳理

對信息資源實現在線管理，實現信息從產生、審核、發布及用戶管理達到內控管理要求是開發工作流系統的目標之一。信息資源管理包括多個環節，根據中石化公司內控手冊17.1業務流程控制點，通過調研分析梳理出12個可實現線上操作的流程，經業務流程優化后簡化為7個流程，見圖2。

圖2 信息資源管理流程梳理及優化

3.1.2 功能設計

為了實現信息資源的在線管理，通過大量的調研分析，確定了系統需要實現的主要功能，包括業務流程主功能、系統輔助功能及系統基本支持功能。見圖3.

圖3 信息資源管理系統功能實現列表

3.2 系統結構

信息資源管理系統采用Linkey BPM工作流產品，LINKEY BPM工作流引擎是基于IBM Domino 環境自主開發的，LINKEY BPM工作流平臺設計上采用三層次：底層為BPM的中間件層，是整個系統的核心層，工作流引擎運行在這個層面上；在中間件平臺基礎之上是能力組件集層，通過對中間件層的封裝和能力抽取形成面向開發人員和管理人員的能力層，提供流程監控、流程建模、表單建模等服務；這些能力可以被再次組裝形成最終的面向最終用戶的應用層，業務人員在應用層面上進行操作。信息資源管理系統架構見圖4。

圖4 信息資源管理系統架構圖

3.3 工作流建模

許多工作流模型都是從過程定義入手,比如流程圖、狀態圖、活動網絡圖等。這一類基于有向圖模型的優點是比較直觀、容易理解,圖中的節點表示過程中的活動或者狀態,而有向弧則表示節點間的時序依賴關系。LINKEY BPM采用了這種模型，支持各種復雜的過程邏輯，并且基于Web技術實現在線式建模過程。

（1）表單建模。BPM工作流平臺基于Web技術的表單建模工具，能進行在線表單設計工作。通過表單HTML的標簽逐行分析技術，自動將這些字段的數據保存到數據庫表中。根據不同流程需要，信息資源工作流系統建立了14個表單。可以使用JavaScript/Ajax/CSS等多種技術來實現復雜表單的設計。

（2）流程建模。直接使用網絡瀏覽器就可以繪制業務流程的功能，通過在線WEB的拖拉完成流程的繪制工作，完成內部信息資源共享和需求檢查、外購信息資源需求收集、共享及外購信息需求變更、信息資源使用意見反饋及整改、信息門戶欄目變更及權限變更等10個流程的建模，當用戶啟動新流程時工作流引擎調入流程模型數據進行分析并運行到后繼環節。可視化流程建模見圖5。

圖5 可視化流程建模

（3）規則建模。采用動態編譯執行規則語言功能，通過規則建模功能來實現復雜的業務邏輯流程，同時通過規則也可以輕松的集成其他業務系統。

3.4 與企業信息門戶系統集成

信息資源管理系統可實現與分公司門戶系統的高度集成，以及實現單點登錄集成、待辦集成、手機短信集成、與IT-SM系統集成、郵件發送等功能。

企業信息門戶是企業信息資源整合及發布管理的平臺，通過對企業信息門戶改版優化，配套搭建信息資源管理工作流平臺，實現了信息資源從收集、加工、審核、發布、使用、維護及分級授權等全流程在線管理。達到中石化內控管理要求。以下以欄目變更管理流程為例，說明信息資源管理系統與企業信息門戶集成關系，詳見圖6。

圖6 信息門戶欄目變更管理示意圖

4 系統應用

通過信息資源管理系統實現內控17.1信息資源管理控制點的流程檢查，處理分公司門戶欄目管理及欄目權限管理業務。信息資源管理引入工作流技術所帶來的優勢非常明顯，這包括業務流程的可視化與圖形化、業務活動的即時通知、業務處理過程的隨時跟蹤、業務數據的多方式查詢統計、業務處理效率的量化考核等。系統應用的效益還表現在下面幾個方面。

4.1 規范信息資源的管控 提升審批效率

傳統的采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，系統上線前內控檢查因為工作量大，只能對少數部門進行部分流程的抽查，數據反映的內容不全面，內控要求未完全達到，人工處理的彈性很大，沒有規范性的操作管理；現在通過信息資源管理系統，實現了對分公司范圍內更多部門所有流程的信息資源檢查，而且審批時間縮短了近1半。完善并規范了對內、外部信息資源的管理及門戶的管理，達到中石化總部17.1信息資源管理的內控要求。

4.2 表單流程 降低隱性成本

信息資源的在線檢查及審批，降低溝通成本和管理成本。用戶啟動流程后，只需跟進流程的進度，實現流程審批的電子化、無紙化辦公。相較于傳統的紙張的審批流程，電子化的流程可減少人為差錯和延誤、減少浪費、降低人力成本。系統可查看并導出各個環節的審批記錄，方便為內控檢查提供樣本記錄。系統與IT-SM服務平臺對接，審批后的變更申請由幫助臺統一派單給相關業務人員處理。

4.3 在線流程 提高工作靈活性

信息資源通過工作流技術實現在線管理，用戶可以方便快捷地提交業務申請或審批，實現業務流轉，系統運行能順暢地響應客戶操作請求，使用戶可以不受地理位置的影響，方便地開展內控檢查工作。系統保留每個業務活動流轉的痕跡,可隨時獲得審批環節的辦理狀態，實現了業務辦公過程的全程監控跟蹤。

4.4 建立業務流程管理平臺，為企業后續業務流程奠定基礎

搭建了工作流管理平臺，為企業業務流程的統一管理、快速搭建其它管理流程奠定基礎。在業務變化的過程中此業務流程管理平臺能及時靈活的響應需求而不必進行大量的系統改造。

5 結束語

通過引入工作流管理技術,信息資源管理業務流程更加清晰,人員職責更加分明,實現了對中石化總部內控17.1信息資源管理控制點的在線檢查，確保了檢查數據的真實性，規避了線下檢查的隨意性，規范了信息資源管理工作，通過項目的實施提升了廣州石化信息資源管理水平，提高了業務流程的集成性和企業協作能力。

首批歸入信息資源管理范圍的是分公司信息門戶的信息資源,涉及門戶信息和需求的梳理、檢查和變更，門戶欄目管理變更及權限變更等。今后將探索將部門業務工作區、二級站點及業務系統的信息資源納入信息資源管理系統中進行管理，結合門戶業務工作區的改版，更加廣泛地實現廣州分公司信息資源共享和合理使用，完善管理體系一體化，提高信息資源管理的規范性和工作效率。

[1]張凱等.信息資源管理[M].北京：清華大學出版社，2005,12-14.

[2]廣州石化信息資源管理辦法.中國石化廣州信〔2011〕32號，2011.11.29

[3]付偉.工作流技術綜述[J].河北北方學院學報(自然科學版),2007,23(1):68-70.

[4]李偉平,范玉順.工作流技術在 ERP 中的應用[J].高技術通,2004(8):56-60.