檔案數字化建設中的資源優化配置探析

加強檔案數字化建設與優化，是管理工作的重要組成部分之一，也是有序推進各項工作和活動的有效載體之一。隨著的全面快速發展，檔案工作必然客觀、真實、準確地記錄著在各個發展時期的軌跡，對于加強日常管理具很大的參考價值和利用價值。筆者結合檔案數字化建設的實際，認真分析檔案數字化建設的重要意義及存在的問題，并提出了檔案數字化建設和資源優化配置的對策措施。

1 當前檔案數字化建設的重要意義

1.1 宣傳教育的重要載體

檔案管理資料，主要來源于教學、科研、管理及服務等工作，人們可以通過這些檔案資料及信息，進而了解整個的發展情況，是全面展示教育教學成果的第一手資料，也是向開展各種宣傳教育活動的重要載體和內容。

1.2 領導決策的參考依據

我們清楚，完整的檔案資料，可以為領導決策提供參考。一是在檔案數字化建設實踐中，由于領導在工作中往往需要了解掌握的具體情況，而檔案數字化建設則可以提供準確的數據信息。二是如果領導需要了解學生的學習情況、學習動態等，也可通過參考檔案資料來獲取相應的信息。三是新上任的領導則都可通過查閱檔案資料，很快熟悉的基本情況，進而為工作的開展奠定基礎。此外，還可以針對管理制度存在的問題與不足，提出相應的對策建議，不斷優化檔案數字化建設與資源配置。

1.3 文化建設的客觀要求

檔案作為文化建設的歷史和記憶，必然成為了傳承歷史文化的重要載體之一。作為日常管理的重要組成部分，檔案數字化建設不僅是展示文化建設的重要窗口，而且也是知識、信息和技術的集散中樞。所以，檔案數字化建設和資源配置的優化，對于建設文化具有重要的意義和價值。

2 檔案數字化建設存在的問題

2.1 管理意識較為淡薄

由于在思想認識方面，一些領導對檔案數字化建設與資源配置工作不夠重視，檔案數字化建設人員也沒有認識到它的重要意義。他們總認為，檔案數字化建設工作不夠重要，普遍缺乏整理、搜集和研究檔案工作的積極性，更不重視檔案數字化建設的優化工作。這種觀念是非常錯誤的。這是因為，檔案數字化建設作為其內部的管理機構之一，也是完整保存有關資料的重要載體，更是各項工作及成果的全面體現，故我們必須切實提高思想認識，應當加強檔案數字化建設與資源配置的優化。

2.2 體制、機制不夠健全

一直以來，由于受過去傳統落后體制機制的影響制約，一些檔案數字化建設的思想、觀念意識較為薄弱，因而體制機制相對不夠健全、完善。當前，很多還沒有把檔案數字化建設工作作為基礎性工作來抓，相應的收集、管理等制度也不夠健全完善，必然導致了出現檔案資料殘缺不全、管理較為混亂的不良局面。比如，在一些重要檔案存在斷檔、缺檔，甚至沒有等現象，而且檔案資料存放混亂，根本談不上系統性、完整性和準確性了，大大降低了檔案資料的利用率。

2.3 管理人員素質不高

當前，一些的檔案數字化建設人員多為兼職，加之整體素質不高，不僅沒有系統、專業的檔案數字化建設知識，也沒有計算機、網絡和信息等方面的知識。一般情況下，他們往往只是做好檔案資料的登記、搜集、整理、歸檔和保管等基礎性的日常工作。但卻不能很好地適應需要一定技術要求和水平的檔案信息化管理工作。所以，檔案數字化建設人員的整體素質和業務水平已越來越不能滿足檔案現代化、信息化管理的根本要求了。

2.4檔案結構不盡合理

從很多的實際來看，其檔案數字化建設的結構不盡合理。諸如文書檔案資料所占的比重比較大，而一些以教育教學業務為主的特色檔案資料相對比較少，有待進一步完善。而以檔案數字化建設的載體而言，紙質檔案資料比較多，其他形式如電子檔案資料的種類、數量相對很少。目前，從檔案數字化建設信息化發展的趨勢來看，檔案數字化建設的結構已經不能很好地適應經濟社會發展的現實需要。

3 檔案數字化建設中資源優化與配置的探討

3.1 健全檔案管理制度

我們必須進一步健全完善優化檔案數字化建設與資源配置的體制機制。通常情況下，檔案數字化建設的具體工作主要包括檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、保管、檢索、研究、統計以及利用等方面。面對如此眾多的流程和環節，如果不研究制定出科學合理的規章制度來進行管理與規范，那么就會不利于檔案數字化建設工作開展。可見，為有序開展檔案數字化建設工作，我們就必須健全完善一整套科學有效的管理體制機制，這是做好新形勢下檔案數字化建設工作的前提和基礎。

3.2 優化檔案管理結構

一方面要求應高度重視收集、整理與歸檔那些具有歷史意義的檔案資料。因為這些檔案資料本身就是以文字的形式，直接記錄著的重要活動、重大事件的，故對于優化檔案數字化建設的結構具有十分重要的意義和作用。然而，這些資料往往較為分散、零碎，很難收集、整理和歸檔，因而比較容易被人們忽視。

3.3 開發利用檔案資源

只有讓檔案信息和資源得到充分開發與利用，檔案數字化建設與優化才有其存在的意義和價值，加強檔案數字化建設工作才具有其意義與作用。在開發利用檔案資料時，有關人員應當做到以下幾個方面：一是檔案數字化建設人員要積極服務于領導的決策，并結合工作的需要提供及時、準確和完整的檔案資料，為發展服務，實現檔案數字化建設的價值。二是扎實做好宣傳工作，大力提高檔案資料的利用率。三是更新檔案數字化建設理念，讓更多的人們正確認識檔案數字化建設與優化的意義和價值，不斷提高利用檔案資料的機率。

4 結語

總之，優化的檔案數字化建設和資源配置，具有極為重要的現實意義。因此，我們必須結合實際，積極采取有效的對策措施，全面優化檔案數字化建設與資源配置，促進全面快速健康發展。

參考文獻

[1]戎曄.高校人事檔案信息化建設初探[J].管理，2010，10.

[2]張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索[J].江蘇教育學院學報：社會科學，2010，3.

作者簡介

楊婷婷（1984—），籍貫：山西臨汾， 學歷：本科，職稱：助理工程師，工作單位：河南省第一地質勘查院 。