加強檔案行政執(zhí)法，提高檔案依法監(jiān)督能力

張悅

當前必須根據(jù)檔案管理面臨的新情況，拓寬檔案工作依法監(jiān)督的對象與范圍、創(chuàng)新檔案工作依法監(jiān)督的途徑與方式和加大檔案工作依法監(jiān)督的廣度與力度，以保證檔案在“十二五”時期各項事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

計算機技術的出現(xiàn)使傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了深刻的變革，給檔案監(jiān)督指導工作賦予了新的內(nèi)容，對檔案監(jiān)督指導部門和人員提出了更高的要求，這不僅僅是社會各行各業(yè)的關注點，更是我們檔案界依法監(jiān)督的重點，要將監(jiān)督的重點逐步從現(xiàn)代化技術接觸較少，掌握不多的困境中走出，積極探索電子檔案管理的新思路。

一、創(chuàng)新檔案工作依法監(jiān)督的方式與途徑

要提高檔案依法監(jiān)督的時效性，加強對“十二五”時期各項建設中形成的大量檔案、資料的經(jīng)常性監(jiān)管，發(fā)揮事先預防、事中控制和事后監(jiān)督的作用，構建全方位的立體檔案依法監(jiān)督指導模式。通過監(jiān)督指導發(fā)現(xiàn)問題、進行處理處罰和提出加強管理的建議是檔案依法監(jiān)督指導工作的基本模式。實踐證明，這種依法監(jiān)督模式同時也使監(jiān)督指導的依據(jù)存在嚴重的滯后性，跟不上形勢發(fā)展的需要。因此，我們必須考慮到依法監(jiān)督指導應當在如何保證檔案及檔案工作不出現(xiàn)問題上發(fā)揮作用，而不能把查處的問題越大看作依法監(jiān)督指導的成績越大。如何從制度上和機制上加強管理和監(jiān)督，從而有效避免問題的發(fā)生，維護檔案的安全與完整，這才是應該著重考慮的問題。從檔案行政管理部門角度看，就是要建立適應各個門類檔案，特別是各種特殊載體檔案形成特點的事后歸檔監(jiān)督與事前參入監(jiān)控結合的依法監(jiān)督指導模式。要建立重點檔案直接監(jiān)管控制模型，有條件的要實施聯(lián)網(wǎng)

監(jiān)控。

重點檔案直接監(jiān)管的方式，是指檔案行政管理部門在重點檔案形成、積累、歸檔和管理等重點和關鍵環(huán)節(jié)上采用登記、驗收、檢查、組織、調(diào)節(jié)等各種有效形式實行及時、超前、跟蹤監(jiān)管。這種方式相對于傳統(tǒng)的直接微觀的業(yè)務指導和政府職能轉變后的間接宏觀的執(zhí)法監(jiān)督，具有監(jiān)管直接具體、時效性強、對象復雜、聚合效應明顯等特點。重點檔案直接監(jiān)管體現(xiàn)了監(jiān)管對象和監(jiān)管方式的有機統(tǒng)一，體現(xiàn)了檔案工作基本要求和實現(xiàn)手段的統(tǒng)一，符合既要管住，又要管好的行政職能轉變精神。

近幾年各地圍繞重點檔案監(jiān)管進行了有益的探索，國家檔案行政規(guī)章和一些地方檔案法規(guī)在某些方面有了新的突破。山東省蓬萊市檔案局為強化檔案行政管理職能。從多方面對檔案直接監(jiān)管進行了系統(tǒng)的嘗試。最近該局將“重點檔案直接監(jiān)管”和“檔案行政執(zhí)法”作為兩項主要行政職能，通過新聞媒體進行公開。結合現(xiàn)有的政策法規(guī)對“重大活動告知和檔案登記”、“建設項目、科研項目檔案驗收登記”、“黨政活動中某些重要檔案建檔的組織與管理”、“重大變動事項檔案處置”等作了嚴格規(guī)定，對重點檔案直接監(jiān)管的內(nèi)容、途徑及方法作了詳細的說明。該局堅持和完善了重點工程項目跟蹤服務人制度，依法參加重點工程項目驗收工作，保證重點工程竣工項目檔案的齊全完整。加強了與國資部門的聯(lián)系，做好改制、破產(chǎn)國有企業(yè)檔案清查工作，并及時監(jiān)督有關部門做好移交國家綜合檔案館，確保國有檔案不流失、不毀損；支持、鼓勵和引導民營企業(yè)開展檔案工作，探索建立有利于民營企業(yè)發(fā)展的檔案工作機制；督促開發(fā)區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)園建立檔案行政機構和檔案室，并將開發(fā)區(qū)檔案工作納入目標管理考核范圍；進一步規(guī)范了保險檔案、環(huán)保檔案及已公開現(xiàn)行文件利用、政務信息資源管理、公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設、檔案信息資源社會化服務工作。同時積極介入本地區(qū)、本部門電子文件的產(chǎn)生運行過程，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。積極探索電子檔案接收、保管、利用的技術方法，做好電子檔案的接收工作。

二、加大檔案工作依法監(jiān)督的廣度與力度

《檔案法》明確規(guī)定各級檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，行使好檔案事業(yè)行政管理權是檔案行政管理部門的主要職責，因此，檔案行政管理部門除搞好本身依法監(jiān)督的同時，應在加大依法監(jiān)督的廣度與力度上做好文章。

（一）加大檔案法律法規(guī)宣傳力度

2013年，是《檔案法》頒布實施25周年，也是修改后的《檔案法》公布于15周年。要抓住有利時機早動手安排好宣傳活動，把宣傳貫徹《檔案法》作為夯實社會主義法制權威。搞好檔案系統(tǒng)“五五”普法宣傳教育活動，積極開展內(nèi)容豐富、形式新穎，廣大人民群眾喜聞樂見的普法宣傳、紀念活動，增強社會檔案法制觀念和意識。同時要加強對檔案工作人員的檔案法制宣傳，為全面推行依法監(jiān)督提供思想保障。

（二）著手完善檔案工作規(guī)章制度

檔案工作要緊緊圍繞構建服務和諧社會這一主題，重點加強檔案法制建設已成為當務之急。方向正確、任務明確，還要有得力的措施保證。檔案工作實踐中出現(xiàn)了一些新事物和新問題，迫切需要加一規(guī)范。如：企業(yè)改制過程中的檔案管理、電子政務環(huán)境下電子文件和電子檔案的管理、檔案中介機構的管理、已公開現(xiàn)行文件利用中心的建設等。為適應改革開放和現(xiàn)代化建設形勢及檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，我們要圍繞當?shù)毓ぷ鲗嶋H開展一系列調(diào)研，同時著手修訂本地區(qū)一些檔案工作基礎性重要規(guī)章，盡快制定當?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展急需的部分規(guī)章，不斷完善本地區(qū)的檔案法規(guī)、規(guī)章體系，保證檔案執(zhí)法人員在監(jiān)督中有規(guī)可循、有章可辦，保障檔案事業(yè)在法制軌道上健康

發(fā)展。

（三） 搞好各單位的檔案執(zhí)法檢查

與職能部門相結合，深入推行檔案系統(tǒng)行政執(zhí)法責任制，建立健全檔案執(zhí)法檢查工作長效機制。受職權范圍的限制，檔案管理部門只靠自身的力量，對檔案違法案件和違法人員，無法進行有效的處罰，致使一些單位領導對檔案行政管理部門的行政執(zhí)法檢查不屑一顧，從而導致檔案行政執(zhí)法形同虛設。檔案行政管理部門必須積極爭取當?shù)攸h委、政府的支持，與同級人大、政府、紀檢、監(jiān)察、組織、人事等部門的相關機構通力協(xié)作，強化檔案執(zhí)法檢查工作，將執(zhí)法檢查與業(yè)務指導相結合，實現(xiàn)檔案執(zhí)法檢查經(jīng)常化、制度化，并且要有廣度與力度。從根本上解決檔案行政管理部門執(zhí)法監(jiān)督、教育培訓方面的缺位以及業(yè)務指導上的錯位現(xiàn)象，促進業(yè)務指導、培訓教育、監(jiān)督檢查更加規(guī)范標準，提高服務水平，強化檔案業(yè)務基礎工作，更地為國民經(jīng)濟和各項社會事業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質高效的檔案服務。

（四）建立檔案管理監(jiān)督工作體系

檔案的管理和監(jiān)督涉及到各行各業(yè)，都是為了一個共同的目標——即管好、用好檔案，為構建和諧社會服務。雖然在具體工作上部門之間各有職責分工，但也存有共同點和交叉點，所以要整合管理監(jiān)督資源，形成各負其責、資源共享、優(yōu)勢互補、運轉協(xié)調(diào)的檔案管理監(jiān)督機制，形成人人關心檔案、依法監(jiān)督檔案的局面。檔案部門要把服務和諧社會建設作為檔案工作服務大局的重要任務，盡快建立以檔案法制建設為保障，依法行政、有效監(jiān)督、高效服務的檔案法制工作體系。明確主題、找準位置、爭取主動、有所作為。要唱好監(jiān)督主角，當好管理配角，積極主動地履行職責，做到有威、有位、有為。只有這樣，才能適應形勢需要，做好依法監(jiān)督工作。