我院藥品庫房信息化物流管理的實踐與探討

陳 瑤，肖 芳，劉青青，羅亞杰（云南省第一人民醫院藥劑科，昆明 650032）

當前，信息技術已廣泛運用于社會的各個行業，醫院藥品的管理也不例外。我院之前主要通過醫院信息系統（Hospital information system，簡稱HIS）進行藥品管理，但應用該系統后仍存在工作量大、效率低、環節多、管理水平低下等不足。隨著醫院信息化水平提高和現代物流管理理念的引入，怎樣科學、高效地提升藥品庫房的管理是我們亟需解決的新課題。借助信息化技術，筆者對我院藥品庫房物流系統及流程進行重新設計，管理目標進行重新設定，實踐如下。

1 建立電子商務平臺，實現與供應商藥品信息共享和物流的數字化管理

藥品庫房現代化的核心，是信息系統的提升和自動化技術的引入。新開發的藥品庫房物流系統在不修改HIS架構的前提下與HIS建立安全數據接口服務，在醫院中增強了藥品流通管理的功能，并實現了醫院與藥品供應商之間、藥品庫房與藥房之間的信息聯通。藥品在供應商、醫院藥品庫房和藥房之間的流轉，都是通過信息網絡和條碼掃描自動完成，將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，將其轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理。數字化物流模式實現了藥品采購、入庫、出庫、藥房收藥、退藥等信息化操作[1]，同時，實現了藥品在醫院流轉中的批號管理、質量監控。具體流程界面見圖1。

圖1 我院物流電子商務平臺界面圖Fig 1 Screenshot of logistics electronic commerce platform in our hospital

1.1 藥品采購

藥品庫房采購計劃根據庫存上、下限自動生成，調劑部門請領信息直接指導采購訂單，提升了采購行為的科學性，同時提升了藥品流轉過程中的需求響應速度。采購員也無需在云南省藥品集中采購平臺（簡稱：華招網）逐條提交，而是通過電子商務平臺批量導入，既嚴格執行了國家藥品采購政策，工作效率也大為提高。

1.2 藥品入庫

到貨時掃描藥品上的條碼，手持電腦設備（Personal digital assistant，簡稱PDA）上顯示出藥品的品名、規格、數量、批號、效期、廠牌等入庫信息，信息核對無誤后，按照PDA指示將藥品放入指定貨位，完成藥品入庫驗收[2]，同時將確認的藥品電子發票信息傳送至HIS，即完成賬務入庫，實現與供應商信息共享，提升入庫速度和準確性。

1.3 藥品出庫

庫管從物流系統審核請領計劃后，根據“先入先出，近效期先出”的原則打印藥品庫發清單，嚴格按照廠牌、批號、效期、數量發放藥品，從“發貨單確認”窗口完成數據回填并傳送到HIS，整個回填過程從逐條人工輸入變為一鍵完成。

1.4 藥房收驗藥品

各藥房使用PDA收驗藥品，掃描藥品大包裝或中包裝上的條碼，信息核對無誤后即可在系統中確認收貨。PDA數據上傳回藥品庫房，庫管確認收貨信息后將藥品電子發票信息提交到HIS，一步完成入庫、出庫操作；藥房人員從HIS確認入庫、上賬并實現批號跟蹤、效期報警。

1.5 藥房退藥

調劑部門因藥品破損、滯銷、近效期、特殊召回等原因退藥，填寫“退藥申請”后傳至庫管，庫管根據退貨原因、數量、藥品狀況、貨源情況等綜合評判，可拒絕、同意退藥回大庫房或退藥至供應商。如決定退藥至供應商則此退藥信息隨之傳至電子商務平臺，藥品供應商獲取對應的藥品退貨信息并及時進行退貨處理。待藥品退貨“沖紅”發票到后進行相應信息回填，即完成單據和賬務處理。

2 在新的管理目標下，實現對藥品的科學化、精細化管理

2.1 庫存管理

藥品庫房是醫院保證臨床用藥的樞紐。藥品庫房管理的核心是供應鏈中流動的存貨，控制存貨的數量、形態和分布，提高存貨的流動性是物流管理的根本[3]。因此，將藥品管理重點放在其庫存管理上，加強存貨的協調、管理和控制。運用信息技術，新物流系統實現以下新管理目標：

2.1.1 實庫存管理。通過物流系統打印出的庫發清單包含了待發藥品的品名、規格、生產企業、數量、批號、效期及發放后的庫存量，庫管在嚴格按清單明細發放藥品的同時可以核對庫存量，做到實庫存管理，賬物相符率達100%。

2.1.2 藥品上、下限管理。系統統計出各藥品前3個月使用量的平均數，以3天的量為下限，1周的量為上限，這是一個動態的管理，根據藥品近期的使用情況適時調整。通過上下限的設置，當藥品庫存量低于下限時，系統自動報警，提示生成采購計劃；當庫存量高于上限時，系統也自動報警，提示藥品流通不暢，庫管即對滯銷藥品分析原因、作出處理，藥品周轉率得以保障。

2.1.3 藥品分類管理。A類：用量穩定，供貨正常；B類：用量穩定，供貨不正常；C類：用量不穩定，供貨正常；D類：貴重藥品（單包裝＞500元）；E類：急救藥品、普藥；F類：一定時間周期內的市場緊缺品種。保障供應重點：B類、D類、E類、F類；控制庫存重點：B類、C類、D類。

2.2 應急備藥管理

醫療機構為應對各種突發事件（重大疫情、災難等）須有應急藥品目錄和相應的藥品儲備。應急備藥在藥品庫房管理中也是重要的一項內容，但批號、效期的管理和維護全憑人工記憶，難免有疏漏和錯誤。通過物流系統對藥品批號、效期、數量的鎖定以及系統對效期的檢查，可實現精細化管理。

2.3 藥品信息管理

建立庫管通知信息欄，通知藥品信息如：不中標、缺貨、換規格、更換生產企業等以及庫管對藥品管理和調控的信息。調劑部門人員可隨時通過物流系統查詢相關藥品信息提示，在請領到某個藥品時也可看到對此藥品的信息提示，做到信息傳達及時、準確。

2.4 藥品價格維護

接受電子發票時物流系統中的價格檢查模塊可與前次藥品進價進行比對提示進價變動，同時根據“發改委”規定的藥品加成率提示零售價的偏差率，做到嚴格執行國家藥品價格政策，及時、準確地維護藥品價格。

2.5 藥品盤點

月底進行藥品盤點時，通過物流系統打印出的盤點表，藥品庫存中包含貨架上合格藥品、退貨藥品（下賬或未下賬）、應急儲備藥品等的數量，不但利于追蹤藥品去向，核對庫存數量，更減輕盤點工作的負擔，盤點的效率和準確度極大提高。

2.6 院內多地址收貨

庫房作為醫院藥品供應的中樞，但實際只起到醫藥公司和院內二級藥房間藥品中轉站的作用：藥品從各醫藥公司發出、運送到庫，庫管驗收、擺放上架、待單據入庫后再根據各部門的請領單發放出庫并運送到位。這種多環節、低效率的物流模式在信息技術的支持下得到徹底改變：一是可借助醫藥公司物流部門的人力直接送藥到位，節約了醫院的人力成本；二是各調劑部門可通過射頻（RF）設備或計算機收貨，準確、快捷；三是庫管的工作重點不再是忙于收藥、發藥，而是從信息流和物流上對多個二級部門的藥品供應進行合理調控，確保臨床用藥。配送流程見圖2。

圖2 藥品配送流程Fig 2 Drug distribution process

2.7 供應商評級管理

在物流系統中對藥品配送供應商資質、可供貨率等情況進行全面、準確的統計，根據統計結果實現了對供應商的評級管理，客觀、公正地促進供應商提升配送能力及服務質量，達到保障藥品供應的目的，具體做法見表1。

表1 供應商評級管理Tab 1 Supplier rating management

3 藥品庫房信息化物流管理系統實施效果

實施前，大量的單據靠人工錄入，藥品計劃靠人工記憶；入庫信息錯誤較多、效期藥品管理困難、庫存積壓；藥師大部分的精力都花在制訂計劃、收藥、發藥以及糾錯上，限制了藥師應有的藥學服務工作的開展[4]。物流系統的創建實現了藥品庫房整個工作流程的數字化管理，改變了藥品庫房工作模式，顯著提升了工作效率，減輕了藥品庫房工作的勞動強度；改變了醫院藥品庫房傳統物流業務現狀；藥品庫房工作內容向著數據分析轉變，從源頭上做好藥品信息支持，獲得最佳的工作效果和最滿意的服務質量，見表2。

表2 信息化物流系統實施前后效果比較Tab 2 Comparison of the effect of drug storehouse management before and after logistics informationization management

4 物流系統的完善與探討

醫院藥品物流現代化管理模式的引入，極大提升了醫療機構藥品庫房管理水平，管理目標的設定隨著管理水平的提升在不斷提高。物流系統是依據自身實際情況和需要而創建的，信息技術的發展以及藥師對藥品庫房管理工作的不斷總結和持續改進將促使物流系統不斷完善。希望筆者對信息技術在藥品庫房管理中的運用所做出的探索對業界同仁有所啟發和幫助。

[1]史衛忠，張英，趙志剛.北京天壇醫院藥品物流現代化管理新模式[J].藥品評價，2010，7（12）：6.

[2]葛獻英，楊玲.條形碼在醫藥領城中的應用[J].首都醫藥，2007，14（3）：28.

[3]李龍健，孫婷婷.醫院藥品庫房規范化管理的實踐與探討[J].中國藥事，2009，23（1）：58.

[4]顧蘇俊，單文治，陳宜鴻.現代物流技術在醫院藥品管理中的應用分析[J].首都醫藥，2007，14（8）：24.