中小企業采購成本控制問題研究

張 靜，魏國辰，劉沈艷 （北京物資學院，北京101149）

ZHANG Jing,WEI Guo-chen,LIU Shen-yan (Beijing Wuzi University,Beijing 101149,China)

對于中小企業，尤其是中小生產制造型企業的來說，超過70%以上的企業其物資采購總金額占其產品銷售收入的比例一般在50%～70%之間，由此可見采購成本對于中小企業來說具有十分重要意義，對于大多數中小企業而言，采購總成本每下降1個百分點，其利潤增加值水平會相應地提高8個百分點。因此如何研究和控制中小企業的采購成本成為了企業降低生產成本、增加利潤率水平和提高市場競爭力的重要手段和途徑。

1 國內外對采購成本的研究分析

國內外都有對采購成本相關問題進行研究的論文，但是研究的側重點各不相同。國外主要是研究采購成本費用的相關方法，多使用一定的模型進行相關的驗證。Surendra P.Agrawal（1977）[1]從會計角度對采購成本進行分析，并進行模型的驗證。Jon Newberry（2002）[2]從采購成本的主要部分進行研究，并對現狀進行分析。Xing Peihu（2012）[3]通過研究庫存控制策略，來降低采購成本，并通過建立數學模型對采購成本降低進行研究。Micah Prankel（1994）[4]通過對年終庫存的研究，對經驗主義的現狀進行分析，研究采購成本構成，采購成本計算，并進行分析。Piet Sertcu（1995）[5]研究匯率的變化對國際貿易間采購成本的影響，并通過建立數學模型來說明匯率對采購價格影響狀況。

國內的研究多側重于理論的研究，對方法模型的研究較少。唐曉 （2008）[6]研究了采購成本控制常用的方法及應注意的問題，分析采購成本控制的價值和分析直接談判等方法。劉小東等 （2004）[7]分析采購成本的構成，并提出相關建議。劉永勝等 （2009）[8]對我國采購績效的研究現狀與存在的主要問題進行分析。易明珠 （2007）[9]就企業如何降低MRO采購成本進行研究。羅紅雨等 （2008）[10]的供應鏈視角采購成本控制研究，從供應鏈視角對采購成本進行研究，提出采購機制狀況和相關配套措施。馬絕塵等 （2007）[11]通過對A公司采購成本控制現狀進行研究，并提出相關建議。郭猛 （2007）[12]通過對采購現狀進行分析，研究企業采購流程優化的相關方法。牛瑞琴 （2012）[13]對采購成本核算的概述，內容及相關問題從理論方面進行研究。王志毅 （2012）[14]從物資供應系統的角度，對采購各個環節進行研究分析，提出每一個環節需要改進之處。徐芳等 （2006）[15]通過JIT采購模式，MRP采購模式，供應鏈采購模式的分析，來研究現代物流采購。

通過國內外文獻中對采購成本的相關理論方法模型等從不同角度研究中，可以得出我國企業現階段采購的基本狀況。但是專門針對于中小企業采購現狀及問題進行研究的相關文獻并不多，但是中小企業現階段在我國經濟發展中占據著不可忽視的作用，同時，控制中小企業的采購成本，又是中小企業走向成功的很重要的一個環節，研究中小企業采購成本控制對我國現階段的發展意義重大。

2 我國中小企業采購成本控制中存在的問題

中小企業采購的目標是為企業提供所需的物料和服務，爭取最低成本，同時使存貨和損失降到最低限度，提高產品的服務和質量。目前我國的中小企業正在朝著這樣的一個方向努力。通過對相關文獻的分析，并查閱我國中小企業發展的有關資料，結合我國的實際，發現我國中小企業在采購成本控制中還存在如下一些問題。

2.1 采購批量小，缺乏規模優勢

在采購活動中，中小企業規模決定了它在產業鏈中的話語權，采購數量越大，在和供應商的談判中就越占優勢，降低采購價格的空間越大。因而，在大企業中，原材料的采購達到了一定的數量，可以采用集中采購的方式來進一步擴大規模優勢，從而降低采購成本。然而對于中小企業來說，由于產品銷量不是很大，生產規模小，故通常進行的是小批量采購，所以在采購價格的談判上，往往處于不利地位，從而導致采購成本的居高不下。

2.2 采購方式落后

在采購領域中，我國還有許多中小企業仍然采用傳統的手工操作方式，沒有實現信息化，或者只實行了有限的信息化。這樣做表面上節省了軟硬件的投資開支，但實際上卻造成了商品選擇效率低下，手工訂貨操作費時，采購周期長，管理復雜，采購成本較高等問題。

2.3 采購制度不規范

目前，不少中小企業的采購制度不夠嚴格規范，導致采購部門運轉效率低，無法及時供應質優價低的原材料；績效考核標準不科學，員工效率低下，積極性不高，甚至出現損公肥私的現象；各部門之間不時出現推諉扯皮現象。因此，不合理的采購制度也是造成中小企業采購成本居高不下的原因之一。

2.4 采購經驗不足

由于采購產品的種類繁多，有些中小企業缺乏必要的技能、專業知識和相關基礎設施來有效管理所有物料和服務的采購，采購過程存在缺陷，以致效能低下導致企業損失了不少利益。

2.5 采購計劃制定不科學、不符合企業需求

目前中小企業采購計劃編制不科學主要體現在下面幾個方面，一是原料需用計劃編制不準確，中小企業的原料需求計劃一般由項目技術人員負責編制，其編制的主要依據是生產配方用量方案，并以此作為物資供應部門進行原料采購的依據，使得很多中小企業對于原料需求數量的預算和計劃準確性較低；二是在確定經濟采購量上，一般來說最佳經濟采購量是指一定存貨期間的總成本費用最低的采購數量，其主要由缺貨成本、購買成本、訂貨成本和儲存成本四大因素決定，而目前中小企業在決定采購批量和頻率時一般比較隨意，對于上述因素考慮得較少；三是在采購計劃的編制中，通常來講原料需求計劃和最佳經濟采購數量是進行采購計劃編制的前提，而由于上述兩個步驟的缺乏或不嚴謹使得中小企業的采購計劃制定和編制與企業的實際情況相距甚遠。

2.6 采購詢價過程及采購合同簽訂中相關條款存在較大漏洞

目前總的來說中小企業采購中詢價的途徑和媒介越來越多，可以通過專業網站、招標公告和行業刊物等獲得供應商的物資供應信息，目前來看中小企業采購中詢價的方式和渠道還比較單一，特別是缺乏借助現代網絡信息平臺進行供應商選擇，其一般所采取的辦法是處于節省運輸運費的需要就近地選擇物資供應商，對于網絡中可能隱藏的大量優質供應商發掘和利用十分不夠，另外在選擇物資供應商的評判標準中過多看重原材料物資價格，對于其質量和售后服務卻關注的太少。對于供應商的選擇一般在詢價階段就可以完成，其供應商選擇時參照的主要標準是物資原材料的供應能力、歷史信譽和品質特性等，一般要選擇兩家或兩家以上的供應商以應對企業連續性生產的需要。目前中小企業由于管理不夠規范、人員素質問題以及其他問題使得物資采購合同條款擬定的十分粗糙、模糊不清甚至是重大條款出現遺漏等現象十分嚴重，合同擬定十分隨意，使得物資采購合同的履行給企業的正常生產帶來了很大的不利影響。

2.7 采購崗位和采購人員管理，采購績效考核存在問題

目前一些企業特別是中小型企業在采購管理崗位設置中普遍存在職能交叉重疊、缺乏監督的問題。一般來講企業物資采購崗位職位設置中要設置詢價員、采購員、合同員、庫管員以及總采購負責人等崗位，根據材料需求計劃和崗位責任目標制度進行管理，而目前中小企業中的普遍做法是將這些職位的職能基本上不做區分由一個職位或人員充當，這使得相關的物資采購程序不可能不出現利益博弈或道德風險，為物資采購成本控制埋下了很大的隱患；在采購人員選拔和管理中，相當一部分物資采購人員綜合素質不高、法律意識淡薄以及專業能力不強，使得在物資采購中出現了眾多的暗箱回扣、權錢勾結等問題。由于目前大多數企業缺乏健全完善的績效考核指標體系，使得采購流程的績效評價指標體系比較模糊和欠缺，不具備成功實施的客觀可能性和操作性，使得企業物資采購的績效考核不能借助激勵機制實現采購管理的可持續發展和提升，也使得采購成本極容易出現大幅度波動和失控。因此目前企業需要制定和引進科學的績效管理方法和績效考核標準體系從而促進各項采購管理工作的改進。

3 我國中小企業采購成本控制中的建議和對策

根據以上分析，本文從以下幾個方面提出我國中小企業采購成本控制水平和質量的建議和對策。

3.1 通過集體聯合采購以行業協會平臺實現規模優勢

規模化采購對于大企業來講比較適用，對于處在產業鏈低端的廣大中小企業來講具有較低的話語權，很難單靠自身實力博弈做到規模化采購。但中小企業可以通過集體聯合采購的方式以行業協會平臺來控制采購成本，在可能的情況下中小企業可以考慮組織行業采購聯盟，通過這種集體采購協作的方式增強物資采購成本風險防范的能力。多個中小企業組成聯合體可以將小訂單匯集成大訂單從而增強在物資價格談判中的議價能力，從而也能獲得規模采購優勢，也可以減少貨物中轉成本，節約物資采購支出。這種合作方式在不改變企業性質的基礎上，使大家共享由此帶來的規模優勢，并可以增強對風險的防范能力。多家企業聯合起來的采購聯盟集小單成大單，首先可以增強集體的談判實力，降低采購價格；其次可以與供應商直接交易，擺脫了代理商的轉手成本；再次可以減少中間環節，從而大大提高流通效率，降低流通成本，并減少由于多次中轉帶來的風險。

3.2 合理運用現代采購方式，降低采購成本

為了更好地避免傳統采購帶來的諸多問題，在互聯網和信息技術高度發達的今天，采用電子商務，進行網上采購，不失為一種降低采購成本的方法。同時企業可以借助于集體聯合采購的平臺，實施JIT采購和MRP采購模式，做到快速高效的采購模式，降低企業的資金占用和由于采購不合理帶來的浪費。

3.3 構建嚴格規范的采購制度

為了降低采購成本，提高采購效率，中小企業要從自身的特點出發，建立嚴格的采購制度，規范操作流程，確定各部門的權利、責任和關系。例如對請購、審批、簽約、執行、檢驗入庫等環節規范操作流程，使采購人員在采購過程中有章可循；建立供應商檔案、供應商準入制度和價格評價體系，定期收集、分析、和評價價格信息，為選擇最合適的供應商，制定采購計劃、進行價格談判提供有利信息；制定科學合理的績效評價體系，對采購人員進行有效的考核、激勵和約束，提高員工積極性，減少暗箱操作的可能。

3.4 開展第三方采購

針對中小企業實力不足的現象，中小企業可以除了選用集體聯合采購之外，還可以采用第三方采購。第三方采購是將一些傳統上企業內部采購部門負責的非核心采購業務外包給專業的、高效的第三方公司。這種采購方式結束了自給自足的采購組織模式，把非核心采購業務全部或大部分外包給別人，可以充分利用企業外部最優秀的專業化資源，從而降低采購成本，提高采購效率，同時專注于自己的核心業務，有利于增強自身競爭優勢。另外，中小企業多是小批量采購，影響企業在采購談判中的地位和能力，而第三方采購綜合了多家企業的采購需求，積小成大，可以更有效地解決這些問題。

目前，第三方采購服務在歐美等國家已有發展。然而，這種采購方式還未被中國大多數企業所接受。中小企業在采用第三方采購時也存在一定的風險，所以企業要認真分析，確定究竟哪些采購業務可以外包，并在實施時權衡考慮，盡可能趨利避害，規避風險。

3.5 實行規模化采購從而降低單次采購成本

在中小企業內部，可以實行集中采購，提高單個采購批次的采購數量。集中采購是有效地降低采購成本的手段和途徑，特別是在企業物資原材料價格普遍上漲的情況下，進行集中采購減少相關采購環節的成本費用支出，可以在很大程度上減少采購成本。為了實現集中采購，物資采購部門可以和產品設計部門、生產部門和營銷部門等加強合作和交流，盡量提高產品設計中零部件的標準化設計水平，從而可以增加單個零部件的采購規模，通過這種采購物資種類和品種的壓縮和減少，才能為企業的集中采購創造更加有利的條件。

3.6 實施戰略成本管理進行采購成本控制

中小企業進行戰略成本管理，可以從以下幾個方面著手進行，一是估計和測量供應商的成本，可以通過對供應商物資的生產設施條件、原材料價格水平以及行業平均價格水平等來估算供應商的生產成本，從而增強在合同談判中的主動權，同時基于長遠合作供需關系建立的需要，企業也應該給供應商一定的合理市場利潤空間；其次是進行競爭對手分析。通過與行業相關者的對比分析，來找出自身采購成本控制中的優勢劣勢以及其背后動因，然后從消除劣勢、擴大增長優勢的角度來制定戰勝競爭對手的方法措施。這種戰略成本管理有助于企業制定正確的采購戰略計劃和策略。

3.7 加強對采購人員的培訓和完善相關績效考核工作

中小企業由于規模較小，采購制度不夠規范，采購人員的培訓相應也比較缺失。加強對中小企業采購從業人員的業務素質培訓、法律意識培訓和企業管理水平經驗的培訓，從而提升采購人員的職業素養和專業采購能力，從而為采購成本的控制準備良好的人力資源基礎和環境；在中小企業采購過程中要確定目標成本責任制，以作為后續的采購績效考核準備依據，通過崗位目標責任制來進行采購成本核算、成本分析和成本控制，并將相關考核結果與采購人員的工資報酬等進行關聯。

4 結束語

采購成本的控制對于一個企業的經營業績和市場競爭力至關重要。市場經濟環境下企業應該建立成本管理理念，強調從整體和全局的角度對企業成本管理的內容、對象和方法進行全方位的分析研究，從而加強和提高相關物資采購決策的水平和質量。本文正是通過了解中小企業采購的自身的特點，然后分析中小企業采購中存在的問題，針對中小企業存在的問題提出合理化的建議和對策。

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