地籍檔案是在地籍管理活動過程中直接形成的,具有保存和查考價值的地籍簿、冊、圖件、聲像、電子資料等,在國土資源檔案中,地籍檔案占90%以上的份額,它不僅是地籍管理工作的寶貴真實記錄,而且還反映土地社會關系、土地基本狀況,對于國計民生關系重大。蘇州市國土資源局相城分局以服務民生為旨向,加強地籍檔案管理為突破口,拓展了為民生服務的通道。
一、加強系統化整理,讓地籍檔案便捷服務民眾
為切實便于民眾利用,相城國土分局按照地籍管理特點,對所有庫藏地籍檔案進行了系統化整理。由于地籍檔案是一個相互關聯的有機整體,因此在整理過程中,一是注重保持地籍資料的連貫性。保持地籍資料之間自然的時間聯系,相互關聯,體現地籍資料的連貫性和系統性。二是注重保持地籍資料的特征性。凡是涉及權屬的,以相應的法律文件為依據;宗地界址線、界址拐點位置,應能在原地隨時可以復原;土地登記面積必須精確,土地統計面積可以相互校核。三是注重保持地籍資料的完整性。保持地籍管理對象的土地區域空間的完整性,不出現間斷和重漏現象。四是注重保持地籍資料的歷史性。充分利用原有的整理基礎,不隨意改變原有檔案體系,對部分不科學或不合理的地方,作必要的調整或通過其他環節進行補救。
二、數字化管理,讓地籍檔案管理更高效
為適應檔案管理“數字化”建設的新形勢,2009年相城國土分局著手開展地籍檔案數字化建設。一是搭建數字平臺。引進“激楊國土資源檔案管理系統”,將庫存檔案目錄及信息全部錄入信息系統之中,檔案借閱則采用電子簽名,為查找利用檔案提供高效、快捷、精確的平臺。同時,添置了服務器、磁盤陳列等設備,將分局庫藏地籍檔案全部進行集中數字化掃描,將紙質載體的檔案資料轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理。二是加強資源整合。通過檔案管理系統與土地登記系統之間的數據接口,將每日產生的土地登記數據自動導入檔案管理信息系統,實現兩個系統數據互相轉換,共享使用,同時建立全系統數字檔案網絡,供各業務科室查閱。形成“一個平臺、二套網絡”的檔案信息化格局,有力的推進了全系統檔案工作的現代化建設。三是重組業務流程。為了切實保障土地登記信息導入和檔案實體資料歸檔同步進行,分局檔案信息科統籌協調土地登記業務流程,做到從土地初始登記到檔案資料歸檔全程系統化管理。窗口接件后,掃描相關收件,紙質檔案資料隨同掃描件進行網上審批流轉,待審批通過后,紙質檔案轉入檔案室,經整理、檢查確認無誤后,將數字檔案信息導入檔案管理系統,紙質檔案裝訂上架。在業務工作流程中實施檔案“數字化”掃描工作,不僅減少了檔案集中掃描費時、費力的弊端,而且減少了紙質檔案的流轉次數,實現了檔案利用的現實性,保證了實體檔案的安全性和完整性。
三、服務民生,讓地籍檔案價值更顯著
經過持續不斷地積累,目前分局檔案室共收藏地籍檔案109234件,圖件15650張,這些地籍檔案在規范征地補償行為、維護城鎮拆遷中土地權利人的合法權益、調解權屬糾紛中發揮著重要的作用。2011年,檔案利用量2560人次,2012年檔案利用量為3450人次。規范完整的地籍檔案也為國土資源工作提供了可靠的基礎數據。從2009年起,全區開展了城鎮擴充地籍調查,涵蓋全區所有鄉鎮(街道),調查區總面積達70.92平方公里,查閱地籍檔案資料近萬卷;2012年,全區開展農村集體土地確權發證工作,對全區四個鄉鎮、四個街道和一個省級開發區的78個村,18個居委會1892個村民小組的農村集體土地進行確權,共調查了所有權宗地7567宗,查閱地籍檔案8924卷,發放集體土地所以權證154本,合計面積為348449.19畝。