加強醫院檔案管理工作初探

檔案工作是醫院管理的重要組成部分，檔案管理水平的高低是醫院基礎管理狀況的重要體現之一。筆者結合工作實踐，圍繞面臨爭創三級專科醫院形勢下，怎樣更好發揮檔案管理工作的作用進行探討。

一、緊緊圍繞醫院上等級活動，進一步加強檔案管理工作

1.為醫院決策提供有力支持

上等級活動與醫院的整體工作密切相關，涉及到全院30多個科室，《三級精神病專科醫院評審標準》涉及的內容、要求和指標豐富而具體。據此，檔案部門可利用檔案所具有的憑證功能和監督管理功能，強化醫院檔案的收集、歸檔、整理和利用，積極做好檔案管理基礎性建設工作，為醫院領導決策提供可靠依據。

2.完善醫院各項規章制度

制度建設是基礎，醫院上等級活動要從建章立制入手。雖然在多年的發展中，我院制訂有多項規章制度及人員職責，但需要不斷地適應新形勢、新要求，及時修訂、補充完善各類規章制度，及時進行“廢、改、立”，不斷規范醫院的醫療行為。鑒于此，我院在綜合檔案室收集醫院發展歷程中形成的各項管理制度的基礎上，對其進行了全面清理，不但從中梳理出本院管理工作的基本脈絡，又發現在管理工作中存在的一些薄弱環節。同時建立健全責任制，形成了一級抓一級、層層抓落實的管理體系，為醫院建立長效機制，推進科學化正規化管理提供了良好的保證。

3.扎實抓好相關制度的落實

好的制度如果僅僅停留在紙上，不能落到實處，必然是形同虛設。在對醫院檔案進行整理分析的基礎上，為活動的深入開展提出有針對性的意見和建議。如對醫院病歷檔案進行質量控制，可清楚地了解醫院三級查房、術前討論、疑難病例討論、死亡病例討論等醫療核心制度的落實情況，還能發現病程記錄、病歷書寫規范等基本規范執行中存在的問題，掌握醫院在醫技功能科室管理方面的現狀，為醫院領導強化質量管理提供決策參考，同時最大限度地避免醫療糾紛的發生。對會計檔案進行分析，幫助醫院領導了解醫院財務制度、成本核算、醫療收費等制度的執行情況，依法規范經濟活動，完善經濟核算與分配辦法，提高經濟管理水平，控制醫療成本，降低醫藥費用，找出差距等，使得醫院在抓管理中更加有針對性，真正把各項基礎管理的規范要求落實到位。

二、注重發揮檔案上等級活動中的獨特作用

1.進一步加大宣教力度

通過院職工大會、院務會、中層例會、科務會及醫院局域網、《工作通訊》、宣傳櫥窗等多種務實管用的機會和形式，加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法規的宣傳教育工作，尤其是加大宣傳檔案工作對于加強醫院基礎管理，促進醫院發展的積極作用，增強全院職工的檔案意識，爭取領導的重視和更多理解支持，把檔案的收集和歸檔工作列入醫院目標責任管理和年終考核內容之一，把檔案管理工作列為年終評優獎勵的項目，有效地調動工作人員的積極性和主動性。

2.保證醫院各類檔案的歸檔率和完整率

合理的管理體制是檔案管理工作的基礎，堅持集中統一管理和分工負責相結合的原則，將我院的文書、科研、教學、基建等檔案集中到綜合檔案室統一管理。醫院病案、人事檔案、財務檔案等由業務部門管理分工負責，綜合檔案室負責指導和監督。建立健全各項檔案管理制度，建立本院檔案人員網絡，在各科設立兼職檔案員，負責本科室檔案收集整理工作。通過以上措施，有效保證醫院各類檔案的歸檔率和完整率。在歷年上級管理部門組織的檢查中，文書檔案符合要求，受到上級管理部門的充分肯定。

3.加快檔案現代化管理步伐

發揮計算機等先進技術和設備在檔案管理中的作用，一方面，幫助檔案人員整理、組卷（件），自動編制歸檔文件目錄、分類目錄、目錄索引，并通過自動檢索查找等，方便借閱、查檔，提高檔案工作效率和利用效率。另一方面，通過數據自動統計分析，及時有效地為醫院領導及各科室提供檔案信息，滿足醫院發展的需要，實現檔案利用、醫院管理與醫院發展的良性互動。

（作者單位：河北省榮軍醫院）