淺議如何做好醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理及各項(xiàng)醫(yī)療工作中的真實(shí)記載，反映了一個(gè)醫(yī)院在不同歷史時(shí)期的變遷和發(fā)展。隨著醫(yī)院管理力度的不斷加大和醫(yī)療技術(shù)水平的提高，檔案管理工作的重要性日漸凸現(xiàn)，如何做好醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院各項(xiàng)工作中起著非常重要的作用。現(xiàn)就我院的檔案管理工作談?wù)勛约旱拇譁\認(rèn)識(shí)：

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1、管理機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理混亂。我院一直以來(lái)將檔案工作安排在行政辦公室。1995年，為晉升自治區(qū)二級(jí)甲等醫(yī)院，成立了醫(yī)院綜合檔案室，配備一名兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理工作。文書(shū)、財(cái)務(wù)、基建檔案屬檔案室保管，干部人事檔案、醫(yī)療檔案、音像、設(shè)備等檔案分屬在醫(yī)院的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門(mén)管理檔案的格局，這就造成了對(duì)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容界定不清，管理范圍不明，未集中統(tǒng)一管理的局面。

2、檔案管理人員素質(zhì)較低。1995年以前我院的專職檔案人員是從行政崗位轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的，其專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等相對(duì)較低。在人才培養(yǎng)中，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，忽視對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)，檔案管理工作水平較低，思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

3、檔案的硬件設(shè)施投入不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，將檔案庫(kù)房設(shè)在門(mén)診樓的一間地下室內(nèi)，檔案管理還停留在手工管理的階段，檔案材料收集不全、歸檔質(zhì)量不高、開(kāi)發(fā)利用較低等問(wèn)題，從而一度對(duì)醫(yī)院的管理工作造成了一定的影響。

4、檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，督促檢查考核不落實(shí)。在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作管理中，都按照上級(jí)要求，建立健全了各級(jí)各類管理工作制度，但針對(duì)檔案管理工作的各種制度較少，沒(méi)有相關(guān)的制度制約和檢查考核措施來(lái)規(guī)范檔案工作。在醫(yī)院各項(xiàng)0e8f0f52aa8d5ada287ef8a331c1efbd7713235bd3bf21315b561f304ab5152d目標(biāo)管理考核中，沒(méi)有檔案管理目標(biāo)考核，醫(yī)院檔案管理工作達(dá)不到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的水平。

二、做好醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策及建議

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高檔案管理工作水平

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作價(jià)值的宣傳，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。近年來(lái)，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院管理及醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系及在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，把檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

醫(yī)院根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院的檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)工作環(huán)節(jié)有章可循，有明確的監(jiān)督制度。從檔案的收集、整理到最后歸檔、檔案目錄存入計(jì)算機(jī)，檔案管理工作制度明確，工作環(huán)節(jié)條理清晰，保證檔案的齊全完整。逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各門(mén)類檔案集中統(tǒng)一管理，并將檔案管理工作與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為檔案管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們?cè)鲩L(zhǎng)專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)水平。我院通過(guò)邀請(qǐng)地區(qū)檔案局的專業(yè)人員來(lái)我院進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，講課，提建議，鼓勵(lì)專兼職檔案人員自學(xué)專業(yè)知識(shí)，把學(xué)習(xí)情況與人員的職稱晉升、聘任掛鉤。同時(shí)積極鼓勵(lì)他們參加各種形式的檔案學(xué)習(xí)班和繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)。

4、加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，開(kāi)發(fā)檔案信息資源

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性醫(yī)院，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由一名分管副院長(zhǎng)牽頭負(fù)責(zé)檔案工作，各職能科室由一名科室領(lǐng)導(dǎo)分管并設(shè)一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本部門(mén)在日常工作中形成的檔案資料，定期向檔案室移交。這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔案開(kāi)發(fā)工作列入計(jì)劃，納入日程，落實(shí)責(zé)任，跟蹤監(jiān)督檢查。取得各部門(mén)的支持與配合也是開(kāi)發(fā)檔案信息的重要條件，在信息開(kāi)發(fā)中，檔案管理人員應(yīng)了解和掌握本單位醫(yī)、教、研工作整體形勢(shì)和發(fā)展方向，了解各時(shí)期各部門(mén)的工作任務(wù)，這就要求我們充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，由兼職檔案員將各自部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)及相關(guān)檔案信息需求及時(shí)反饋給檔案部門(mén)，使檔案管理人員做到心中有數(shù)，以便有計(jì)劃地為各部門(mén)提供有價(jià)值的檔案信息，做好超前服務(wù)。

5、更新觀念，提高檔案開(kāi)發(fā)利用率

檔案管理人員解放思想，改變過(guò)去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過(guò)去看堆守?cái)偂⒅毓茌p用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開(kāi)放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變，把檔案工作同醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益聯(lián)系起來(lái)，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用上狠下功夫，適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要，只有檔案管理人員的思想素質(zhì)跟上時(shí)代的節(jié)拍，開(kāi)拓進(jìn)取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。近年來(lái)，我院的檔案管理人員深入到各職能部門(mén)及臨床第一線調(diào)查、了解醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對(duì)檔案信息的需求，不斷探索和及時(shí)總結(jié)那些不同目的利用檔案的特點(diǎn)、規(guī)律，有針對(duì)性地為醫(yī)療和科研、教學(xué)工作提供信息，如我院檔案室的工作人員利用檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、編研，編寫(xiě)了醫(yī)院《大事記》等，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

6、強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，我院在醫(yī)技樓辦公區(qū)設(shè)置了檔案室，安裝了密集架，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索醫(yī)院的各種門(mén)類和載體的檔案，方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。我院通過(guò)以上途徑對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，在2004年——2006年連續(xù)三年地區(qū)檔案工作大檢查中，經(jīng)地區(qū)檔案局的檢查評(píng)審，我院的檔案管理工作獲得了地區(qū)優(yōu)秀單位獎(jiǎng)，2009年通過(guò)了干部人事檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)單位的評(píng)審，成為哈密地區(qū)事業(yè)單位第一批干部人事檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)單位。

因此，只要我們檔案管理人員堅(jiān)持以為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，不斷提高自身素質(zhì)，不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源，就能為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：新疆哈密地區(qū)中心醫(yī)院）