淺議如何做好醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理及各項醫(yī)療工作中的真實記載，反映了一個醫(yī)院在不同歷史時期的變遷和發(fā)展。隨著醫(yī)院管理力度的不斷加大和醫(yī)療技術(shù)水平的提高，檔案管理工作的重要性日漸凸現(xiàn)，如何做好醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院各項工作中起著非常重要的作用。現(xiàn)就我院的檔案管理工作談?wù)勛约旱拇譁\認識：

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1、管理機構(gòu)不健全，檔案管理混亂。我院一直以來將檔案工作安排在行政辦公室。1995年，為晉升自治區(qū)二級甲等醫(yī)院，成立了醫(yī)院綜合檔案室，配備一名兼職檔案員負責(zé)檔案管理工作。文書、財務(wù)、基建檔案屬檔案室保管，干部人事檔案、醫(yī)療檔案、音像、設(shè)備等檔案分屬在醫(yī)院的各個業(yè)務(wù)部門管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局，這就造成了對醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容界定不清，管理范圍不明，未集中統(tǒng)一管理的局面。

2、檔案管理人員素質(zhì)較低。1995年以前我院的專職檔案人員是從行政崗位轉(zhuǎn)崗過來的，其專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等相對較低。在人才培養(yǎng)中，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，忽視對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識，檔案管理工作水平較低，思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

3、檔案的硬件設(shè)施投入不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作意識不強，認識不足，重視不夠，將檔案庫房設(shè)在門診樓的一間地下室內(nèi)，檔案管理還停留在手工管理的階段，檔案材料收集不全、歸檔質(zhì)量不高、開發(fā)利用較低等問題，從而一度對醫(yī)院的管理工作造成了一定的影響。

4、檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一管理標準，督促檢查考核不落實。在醫(yī)院各項醫(yī)療工作管理中，都按照上級要求，建立健全了各級各類管理工作制度，但針對檔案管理工作的各種制度較少，沒有相關(guān)的制度制約和檢查考核措施來規(guī)范檔案工作。在醫(yī)院各項0e8f0f52aa8d5ada287ef8a331c1efbd7713235bd3bf21315b561f304ab5152d目標管理考核中，沒有檔案管理目標考核，醫(yī)院檔案管理工作達不到規(guī)范化、標準化、科學(xué)化的水平。

二、做好醫(yī)院檔案管理工作的對策及建議

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高檔案管理工作水平

檔案管理工作是一項專業(yè)性強、涉及面廣的系統(tǒng)工程，加強醫(yī)院檔案管理工作價值的宣傳，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。近年來，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院管理及醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案工作與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系及在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，把檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

醫(yī)院根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院的檔案工作實際，逐步完善檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個工作環(huán)節(jié)有章可循，有明確的監(jiān)督制度。從檔案的收集、整理到最后歸檔、檔案目錄存入計算機，檔案管理工作制度明確，工作環(huán)節(jié)條理清晰，保證檔案的齊全完整。逐步實現(xiàn)醫(yī)院各門類檔案集中統(tǒng)一管理，并將檔案管理工作與醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價。

3、加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為檔案管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)的機會，讓他們增長專業(yè)知識，提高專業(yè)水平。我院通過邀請地區(qū)檔案局的專業(yè)人員來我院進行技術(shù)指導(dǎo)，講課，提建議，鼓勵專兼職檔案人員自學(xué)專業(yè)知識，把學(xué)習(xí)情況與人員的職稱晉升、聘任掛鉤。同時積極鼓勵他們參加各種形式的檔案學(xué)習(xí)班和繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)。

4、加強檔案工作的宣傳力度，開發(fā)檔案信息資源

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性醫(yī)院，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由一名分管副院長牽頭負責(zé)檔案工作，各職能科室由一名科室領(lǐng)導(dǎo)分管并設(shè)一名兼職檔案員，具體負責(zé)收集、整理、歸檔本部門在日常工作中形成的檔案資料，定期向檔案室移交。這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔案開發(fā)工作列入計劃，納入日程，落實責(zé)任，跟蹤監(jiān)督檢查。取得各部門的支持與配合也是開發(fā)檔案信息的重要條件，在信息開發(fā)中，檔案管理人員應(yīng)了解和掌握本單位醫(yī)、教、研工作整體形勢和發(fā)展方向，了解各時期各部門的工作任務(wù)，這就要求我們充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，由兼職檔案員將各自部門的工作動態(tài)及相關(guān)檔案信息需求及時反饋給檔案部門，使檔案管理人員做到心中有數(shù)，以便有計劃地為各部門提供有價值的檔案信息，做好超前服務(wù)。

5、更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

檔案管理人員解放思想，改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去看堆守攤、重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，把檔案工作同醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下功夫，適應(yīng)外部環(huán)境和內(nèi)部變革的需要，只有檔案管理人員的思想素質(zhì)跟上時代的節(jié)拍，開拓進取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。近年來，我院的檔案管理人員深入到各職能部門及臨床第一線調(diào)查、了解醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對檔案信息的需求，不斷探索和及時總結(jié)那些不同目的利用檔案的特點、規(guī)律，有針對性地為醫(yī)療和科研、教學(xué)工作提供信息，如我院檔案室的工作人員利用檔案信息進行統(tǒng)計、分析、編研，編寫了醫(yī)院《大事記》等，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

6、強化檔案室的硬件建設(shè)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，我院在醫(yī)技樓辦公區(qū)設(shè)置了檔案室，安裝了密集架，配備了計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。我院通過以上途徑對檔案管理工作進行了改進，在2004年——2006年連續(xù)三年地區(qū)檔案工作大檢查中，經(jīng)地區(qū)檔案局的檢查評審，我院的檔案管理工作獲得了地區(qū)優(yōu)秀單位獎，2009年通過了干部人事檔案工作目標管理國家二級單位的評審，成為哈密地區(qū)事業(yè)單位第一批干部人事檔案工作目標管理國家二級單位。

因此，只要我們檔案管理人員堅持以為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)為出發(fā)點，不斷提高自身素質(zhì)，不斷開發(fā)檔案信息資源，就能為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：新疆哈密地區(qū)中心醫(yī)院）