淺析煤炭企業文書檔案管理流程的優化

隨著我國經濟發展進入到一個新的階段，我國的企業也開始面臨著來自內外部的雙重挑戰，在這種情況下，建立科學的企業管理體制，優化企業管理效率，對于提高企業效益，在競爭中獲得勝利尤為關鍵。而在這之中，企業檔案管理便是其中重要的一部分。

一、煤炭企業文書檔案管理流程優化的必要性

1.是提高企業效益的一個重要途徑

企業文書檔案的管理屬于企業內部管理的一個重要組成部分。其本身對企業的眾多信息，發展過程有著詳盡的記錄，對于企業各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業內部人員對企業的了解，企業領導者根據企業發展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書檔案管理本身是一項極其紛繁復雜的工作，其中涵蓋了大量的數據、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業信息的殘缺，使得企業本身的內部呈現一種缺失的狀態。而依據馬克思主義哲學“內因決定事物的發展變化”的原理來看，若是一個企業在內部信息的管理上呈現一種混亂的話，很容易使得企業在外部競爭中受挫。

因此，文書檔案管理對于保證企業效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業精神，豐富企業內涵的重要方法

隨著社會經濟的迅速發展，企業發展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發展?，F今的企業競爭，多是依靠良好的企業形象與內涵。而對于煤炭企業，同樣如此，正規、健康、科學的企業形象無疑會使其在國際國內競爭中占據優勢。

而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業種種發展階段、企業活動、企業內涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業文書檔案管理工作中的不足

1.企業本身沒能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業，在當今很多的國內企業都存在著這種現象。這從根本上反映了企業本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業制度日益科學化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統、老套的制度。甚至在很多企業，文書管理被視為一種賦閑職業，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書檔案管理制度不夠健全

企業文書檔案的作用，在于企業內部人員隨時可以方便調取，查閱企業發展信息。然而文書檔案本身紛繁復雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監督，并且修補缺失文獻，致使對企業內部信息流通造成了不便。

3.管理技術落后

在煤炭企業發展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質較低

現階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創新也造成了阻礙。

三、優化文書檔案管理工作的幾個方法

1.加強宣傳，提高認識

提高文書檔案管理工作的首要措施是企業內部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態。如企業內部可以定期舉行一些學習、辯論活動，學習一些檔案管理促進企業發展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業在使用科學的企業管理制度改造自身的同時，也應完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。

3.積極引進新技術

積極采用各種新的管理技術。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網絡數據資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業內部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業內部網絡，實現電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質

對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業的高校大學生，為企業檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質培訓，定期舉行學習培訓班，使之能夠熟悉檔案管理新技術，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。

結語

企業文書檔案管理對于企業發展進步來說，是一項極其重要且不可或缺的工作，雖然在我國現階段的企業當中，還沒有引起足夠的重視，存在著不少的弊病，但是，隨著經濟的發展，必將會成為企業內部管理的一個重要課題，并且日漸規范完善，最終促進我國煤炭企業健康和諧的發展。

（作者單位：山西省霍州煤電集團公司檔案館）