淺談電子檔案的管理

一、紙質檔案到電子檔案衍生的新問題

隨著信息化的快速發展，檔案的載體經歷了從紙質檔案到電子檔案的演變過程，電子檔案逐漸成為了檔案管理重要形式。與此同時，電子檔案就紙質檔案而言，在原始性、真實性、完整性、安全性等方面發生了新的變化。

1.原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.真實性問題

電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

3.完整性問題

電子文件編輯時，如果保存不及時，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題

電子數據的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

5.存儲性問題

電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下生成。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。

6.長期可讀性問題

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著技術的進步，計算機軟硬件不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。

二、加強電子檔案科學管理的有效措施

1.建立電子檔案統一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，并發放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓班，對兼職檔案員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。定期派專業技術人員進行指導，形成統一數據格式，以方便電子檔案的接收和管理。

2.采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性

（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。

（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署技術主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生信息失真等問題。

（3）密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

（4）防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡安全。

（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

3.建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全

（1）調節庫內溫濕度。采用去濕機、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

（2）防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；定期凈化空氣。

（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。

（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；②采用防霉劑進行化學預防；③采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒；化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備；②可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。

（6）防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。

（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

4.在保存電子檔案時，應將電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為的是使現在的電子檔案能夠更好地被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，并且應把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。

5.及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性。當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案長期可讀。

（作者單位：河北省食品藥品檢驗院）