文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質(zhì)初探

單位有大小，分工有不同，但每個(gè)單位都少不了文秘人員這個(gè)重要的崗位，文秘人員除了要承擔(dān)行政事務(wù)、綜合服務(wù)等方面的工作，最主要的工作內(nèi)容還是文書檔案管理。文秘人員作為文書的管理者，決定著文書管理的質(zhì)量和文書檔案的質(zhì)量，只有擁有良好的素質(zhì)，才能出色地做好文書管理工作，這既是文秘工作內(nèi)在性質(zhì)確定的，也是由文秘工作客觀規(guī)律決定的。筆者通過長(zhǎng)期實(shí)踐感到，文秘人員的必備素質(zhì)包括道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和工作的藝術(shù)性等方面。

一.文秘人員良好的道德修養(yǎng)，是做好文書檔案管理工作的首要素質(zhì)

道德修養(yǎng)是人的道德活動(dòng)形式之一，是個(gè)人自覺地將一定社會(huì)的道德要求轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)人道德品質(zhì)的內(nèi)在過程。道德修養(yǎng)要通過道德實(shí)踐活動(dòng)促使道德原則和規(guī)范轉(zhuǎn)化為人們內(nèi)心情感、意志和信念，道德修養(yǎng)對(duì)于純潔人們的道德意識(shí)、培養(yǎng)人們的道德品質(zhì)、形成人們的道德行為，進(jìn)而達(dá)到理想的道德境界具有重要意義，所謂德才兼?zhèn)洌缘聻橄取?/p>

文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，承擔(dān)著會(huì)議記錄、文稿起草、涉密文件處理等文書檔案管理工作。會(huì)議記錄是文秘人員在會(huì)議過程中，把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，以文字形式最大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的行為。會(huì)議記錄要求文秘人員一要忠于事實(shí)，不夾雜記錄者個(gè)人情感，不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容；二必須忠實(shí)原意，不添加觀點(diǎn)、主張，斷章取義，尤其是會(huì)議決定，更不能有絲毫出入；三會(huì)議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意等。文稿起草一般要經(jīng)過初稿、修改、定稿三個(gè)階段，文秘人員不光要掌握公文基本格式，文稿的草擬要領(lǐng)，還要求能準(zhǔn)確把握新形勢(shì)，不偏離主旋律，不斷提高思想認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)大局意識(shí)，能根據(jù)現(xiàn)行的政策或上級(jí)機(jī)關(guān)的要求，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和主張起草，經(jīng)與領(lǐng)導(dǎo)合作反復(fù)修改形成正式文稿。而涉密文件的管理更是有嚴(yán)格的制度要求，無(wú)需贅述。這些都要求文秘人員應(yīng)具有良好的道德修養(yǎng)，在實(shí)際工作中能堅(jiān)持原則，保守秘密，覺悟高，講誠(chéng)信，守紀(jì)律，并且把自身良好的道德修養(yǎng)貫徹到文書管理工作實(shí)踐中去。

二、文秘人員較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，是做好文書檔案管理的重要素質(zhì)

能力，就是指順利完成某一活動(dòng)所必需的主觀條件，是直接影響活動(dòng)效率，并使活動(dòng)順利完成的個(gè)性心理特征。業(yè)務(wù)能力是指?jìng)€(gè)人能運(yùn)用所掌握的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)順利完成某項(xiàng)工作，或勝任某項(xiàng)任務(wù)的素質(zhì)條件，業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱直接影響到工作的質(zhì)量和效果。

文秘人員的業(yè)務(wù)能力主要是指規(guī)范起草和處理公文的能力，而要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，首先要會(huì)學(xué)習(xí)，就是要求文秘人員不但要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限，同時(shí)積累公文寫作知識(shí)，打牢公文寫作基礎(chǔ)，做好相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，勤于思考，善于總結(jié)，并能迅速領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，將上級(jí)的政策、精神加以具體化；其次要能認(rèn)真謀篇布局。在熟悉規(guī)范的公文基本格式基礎(chǔ)上，保持清晰的思路，思維縝密，考慮周全，做到心中有數(shù)，胸有成竹，草擬出合理裁剪，突出重點(diǎn)，布局得當(dāng)?shù)奶峋V。三需對(duì)文稿進(jìn)行精雕細(xì)琢和提煉潤(rùn)色。要能對(duì)平時(shí)積累的工作素材進(jìn)行系統(tǒng)梳理、認(rèn)真歸類和精加工，通過敏銳的政治觀察力和分析判斷力，使文稿在格式上保持布局的規(guī)范性、合理性，在文字上達(dá)到表述的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，在篇幅上講求整體結(jié)構(gòu)的緊湊性、美觀性，使文稿主題突出，有較強(qiáng)的針對(duì)性和指導(dǎo)性，最終達(dá)到完美效果。四是能按規(guī)定處理各類公文。即按公文處理規(guī)范性文件的要求，通過收、發(fā)處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使公文流轉(zhuǎn)處理依順序進(jìn)行，發(fā)揮最大效用。較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力是提高文書質(zhì)量和順暢流轉(zhuǎn)處理公文的有力保障，是行政管理高效、高水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)，也是管理文書工作的文秘人員應(yīng)具備的重要素質(zhì)。

三、文秘人員工作的藝術(shù)性，是文書檔案管理提升水平的保障

文秘人員工作的藝術(shù)性，表現(xiàn)在技能與技巧的運(yùn)用上面。要想做一名出色的文秘人員，不僅要具備廣博的科學(xué)知識(shí)，同時(shí)，應(yīng)清醒認(rèn)識(shí)自己所處的位置，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo)，講求工作的藝術(shù)性，掌握工作的方式方法。

1.要懂得尊重。懂得尊重他人是有教養(yǎng)的表現(xiàn)，也是為人處事的高尚品質(zhì)，我們每個(gè)人在單位所從事的職業(yè)只有分工的不同，沒有高低貴賤之別，一個(gè)真正懂得尊重他人的人，必然會(huì)得到他人的尊重和支持配合。作為一名文秘人員，因其與領(lǐng)導(dǎo)的密切關(guān)系以及文書管理崗位的重要性，更要學(xué)會(huì)以平常的心態(tài)面對(duì)人和事。尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重同事，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不卑不亢，對(duì)同事真誠(chéng)友善，才能妥善處理好各種工作關(guān)系，創(chuàng)造和諧辦公環(huán)境，獲得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和同事們的協(xié)助下，集集體智慧和經(jīng)驗(yàn)，做好文書檔案管理等工作。

2.要能分擔(dān)。領(lǐng)導(dǎo)也是從普通干部成長(zhǎng)到擁有一定政治地位的人，也會(huì)因各種原因，遇到工作壓力產(chǎn)生低落的情緒。文秘人員要學(xué)會(huì)主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，多從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些工作，與領(lǐng)導(dǎo)分享工作取得的成績(jī)和喜悅的同時(shí)共同承擔(dān)責(zé)任和壓力，面對(duì)挫折與失敗。在領(lǐng)導(dǎo)沖動(dòng)的時(shí)候，盡到提醒義務(wù)，避免領(lǐng)導(dǎo)因決策失誤；在領(lǐng)導(dǎo)因工作失誤情緒低落的時(shí)候，能從旁開導(dǎo)和舒緩情緒。逐漸建立起與領(lǐng)導(dǎo)之間的深厚感情，獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任，使你建設(shè)性的參謀建議能順利進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視聽，共同成就高質(zhì)量、高水平的文書。

3.要有責(zé)任心。責(zé)任心不僅是一種習(xí)慣，一種素質(zhì)，更是一個(gè)優(yōu)秀的人的必備品質(zhì)，責(zé)任心能保證工作不出差錯(cuò)，達(dá)到完滿效果，工作水平、工作質(zhì)量不斷有新的飛躍。一個(gè)具有責(zé)任心的文秘人員，會(huì)認(rèn)識(shí)到自己的工作在單位中的重要性，把實(shí)現(xiàn)單位的目標(biāo)當(dāng)成自己的目標(biāo)，以挑剔的眼光看待工作，以追求完美的態(tài)度對(duì)待工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。有人曾經(jīng)這樣形容過責(zé)任，“責(zé)任通常分為兩種，一種如清茶，倒一杯是一杯，永遠(yuǎn)是被動(dòng)的；一種如啤酒，剛倒半杯就泡沫翻騰，永遠(yuǎn)是主動(dòng)的”。在文秘崗位上就要像啤酒，以強(qiáng)烈的責(zé)任心去做好文書管理工作，讓自己滿意、同事滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意。

4.要會(huì)統(tǒng)籌兼顧。就是要求文秘人員有全局意識(shí)、科學(xué)籌劃、兼顧各方。文秘人員有時(shí)工作頭緒多，工作任務(wù)難易參雜，就文書檔案管理而言，可能一天當(dāng)中會(huì)有幾個(gè)文稿起草或公文處理等著辦理，有時(shí)時(shí)間要求特別緊張，就必須學(xué)會(huì)“十指彈琴”，科學(xué)安排時(shí)間，明確工作重點(diǎn)，分清輕重緩急，先易后難，先急后緩，在做容易的工作同時(shí)可以邊思考較難的工作，等做完了容易的，再集中精力突破難的。不能“眉毛胡子一把抓”，主次不分，要在全面分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過深思熟慮做出正確判斷后，再著手去做，避免走彎路，保障文書管理工作的效率。

文秘人員是單位文書檔案管理的執(zhí)行者，只有具備了良好的道德修養(yǎng)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、掌握了工作的藝術(shù)性等三方面素質(zhì)才能很好地履行崗位職責(zé)。文書檔案管理水平?jīng)Q定著文書檔案的完整和質(zhì)量，文書檔案是文書材料真正體現(xiàn)價(jià)值的歸宿，為此，文秘人員做文書檔案管理工作時(shí)一定要有較強(qiáng)的為單位存史檔案意識(shí)，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)存盡存，實(shí)現(xiàn)真正意義上的文書檔案管理效用最大化，使自己成為一名出色的文秘工作者。

（作者單位：江西科技師范大學(xué)檔案館）