對強化高職院校學院辦公室“三辦”工作的思考

摘 要：高職院校學院辦公室如何強化“三辦”（辦文、辦事、辦會）中心工作，積極為上級、為院領導、為學院師生提供優質高效的服務，值得我們深入思考。筆者結合工作實踐，進行了歸納總結，作為對進一步做好高職院校學院辦公室工作的有益探索。

關鍵詞：高職院校 辦公室 三辦

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）06（c）-0237-01

隨著高職教育事業的蓬勃發展以及高職院校參與市場的機會和與社會交往的領域不斷增加和拓展，高職院校學院辦公室工作的定位職責和功能也發生了變化，辦公室工作更具復雜性挑戰性。在這種情況下，高職院校學院辦公室要進一步認清形勢、明確定位，不斷強化“三辦”中心工作，為推動學院改革貢獻力量、提供保障。

1 嚴格“辦文”程序，把握“辦文”技巧

公文處理是高職院校學院辦公室的基本業務之一，包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔三部分。筆者認為，學院辦公室在辦文過程中，要根據中辦發〔2012〕14號文件精神，嚴格遵守辦文程序，比如收文中要遵循簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序；發文要嚴格遵循復核、登記、印制、核發等程序；需要歸檔的公文，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。

要想做好高職院校學院辦公室公文處理工作，辦文過程中除了要嚴格遵循辦文程序外，還應該要把握辦文技巧。主要有幾個方面：第一，大局觀念，協調各方。公文處理工作扮演著信息接收點與中轉站的角色。辦文過程中應當站得高、看得遠，樹立大局意識和全局觀念，協調各方，確保學院教學科研等工作有序開展。第二，分清主次，把握急緩。學院辦公室每天會接到大量公文，首要做好簽收、登記等基礎工作；其次要理清公文類別、甄別公文的主次急緩，保證緊急公文和重要公文先辦理。要牢記“急件先行”的準則，拿到急件、要件在第一時間就要請示主任提出擬辦意見，再由分管院領導做出批示，進而轉發給承辦部門加以辦理，并督促承辦部門按期辦結，確保工作及早落實。第三，明確權責，妥善協調。想做好公文處理工作，除了要踏實、嚴謹，還要有靈活、創新。比如，當某份公文需由兩個或兩個以上部門承辦時，有時也難免出現部門之間相互推諉責任的狀況。此時辦文秘書要保持頭腦冷靜，要了解事情原委，向院領導反映承辦部門的意見，請示院領導提出解決方案。與承辦人交流時，要注意態度與溝通方式，既要準確傳達上級意見，還要讓對方欣然接受、以積極的態度承辦工作。

2 發揮功能作用，提高“辦事”效益

新形勢下，學院辦公室要把握辦事原則，提高辦事效益，要充分發揮職責功能作用。第一，要充分發揮橋梁紐帶作用，促進領導班子團結。在學院建設與發展過程中，領導班子成員之間難免發生工作分歧，在這種情況下，辦公室作為領導班子的直接服務者，難免會感到無所適從或束手無策這個時候，發揮辦公室的“橋梁紐帶作用便顯得尤為重要，客觀公正、積極有效地進行干預和溝通，可以合理避免或減少不和諧的因素，可以有效消除或緩解班子成員之間的分歧或矛盾，促進領導班子的團結和諧。

第二，要把握分寸，妥善處理應急事件。學院辦公室作為突發性事件的“第一知情者”和“第一面對者”，必須扎實掌握一些處理突發事件的方法和技巧，從而為科學處理突發事件奠定基礎。一是要坐到急事冷靜處理。學院辦公室人員在面對突發事件時，要具備較強的政治素質和心理素質，沉著冷靜的思考，不沖動；第一時間將情況進行上傳下達，不拖延；有條不紊地協調處理，不盲動。從而起到穩定人心、穩定局勢的作用，使突發事件的處理工作能夠有條不紊地進行。二是要做到雜事妥善處理。學院辦公室在面對突發事件時，首先要明確自身定位，不越粗代皰，及時將事件情況上報責任部門主管領導，并及時通知相關責任部門進行處理，而不是全管全包；其次要切實發揮協調職能，促使相關部門在事件處理過程中相互配合、密切合作，防止疏漏、杜絕推諉扯皮，確保事件處理有序、高效進行。三是要做到難事耐心處理。學院辦公室在面對突發事件時，要積極主動的協調相關部門進行處理，不逃避；要敢于迎難而上，認真梳理事件的來龍去脈，不退縮；要敢于負責，既要堅持一般情形下“誰主管、誰負責”的原則，又要堅持緊急情況下“誰先得知，誰先處理”的原則，不推諉，避免事態失控。

3 抓好“辦會”環節，確保“辦會”質量

學院辦公室日常工作中，辦會是重要的一環。在實施過程中，要具體抓好以下三個環節。

一是要做到會前精心組織。首先，會議方案要細。方案的制定要建立在考察、調研、溝通、思考的基礎之上。會務方案要將分工細則、經費預算、議程安排、準備文件、會場布置、接待服務、會議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮和安排好。其次，落實要精。方案確定后，應根據會議規模決定是否召集相關的部門或人員召開協調會和分工會，確保會議任務在第一時間下達給相關人員。會議檢查要求會務工作者親力親為。要對照會議安排巡查一下會場座次有無疏漏，有無錯排、漏排的現象；要巡查所分發的會議材料，特別是發給參會領導的會議材料是否足夠、順序有無差錯、文件內頁有無缺碼等；要巡查會場的音響視頻設備是否正常運行、影音資料是否分門別類備好等。

二是要做到會中細致服務。首先要做好會務接待，如簽到桌要安放在會場入口處醒目位置。會務人員要主動引領與會人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動細致地做好會場服務，主要包括會議記錄、影音多媒體調試等場內服務，還有安排會間服務以及食宿、人員接送、醫療安保等場外服務。最后，尤其需要關注的是會議進行中可能發生一些臨時變動，如調整議題、增加與會人員以及其他特殊情況。會務人員要及時向領導請示，并根據領導的指示妥善處理，確保會議按照既定議題進行。

三是要做到會后督辦。會議的總結和建檔是會務工作創新的源頭。而創新的源頭在于繼承，在于對以往經驗的不斷總結和升華，會后的總結和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應在會議結束后的第一時間召開一次會務工作總結交流會。大家將本次會議的亮點、不足、遇到的難題以及辦會心得進行簡單梳理，從而促進整體工作的創新。

參考文獻

[1] 中辦發〔2012〕14號.黨政機關公文處理工作條例.

[2]張凱，于喜海.淺談高校辦公室會務工作中的精細化管理[J].中國電力教育，2013（1）.

[3]王媛，于建剛.切實加強和改進高校辦公室會議組織與服務工作[J].辦公室業務，2013（2）.

①作者簡介：孫建國（1980—），安徽安慶人，現任廣東文藝職業學院院辦副主任，行政管理專業研究生。