利用科技手段實現檔案現代化管理

摘 要：我國走特色社會主義現代化建設之后，科技、經濟都實現了質的飛躍。現在經濟都市生活節奏已經快到令人匪夷所思的地步，為了實現工作的快節奏和效益化，許多企業都對內部工作采取了科技化、信息化管理。檔案管理作為一種為信息服務的行業，更應該借用先進的科技，實現工作人員對其的現代化管理。檔案信息化管理不僅能夠有效的減少管理人員的工作時間，更能方便檔案信息需求人員對檔案的調動和查詢。無論是從國民的需求還是從檔案管理科技化的適用上來看，檔案管理都應該早日完成向科技化現代管理轉變。

關鍵詞：檔案管理 科技化 現代化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0236-01

隨著我國現代化發展的進程，國民以及相關政府部門對于檔案的查詢和調動越來越頻繁。檔案管理已經成為了我國實現經濟發展的前提。快節奏的社會生活要求對檔案的管理提出了新的要求。想要適應現代生活的快節奏，企業必須實現對相關信息的完全掌握，這個目標實現的根本是檔案管理科技化現代管理轉變的完成。國家從國民對于檔案管理的要求出發，對各級檔案管理部門做出了明確的規定：各級省市檔案管理機構必須在短時間內完成傳統管理方法向現代科技管理方法的過度。

1 實現科技化檔案管理面臨的問題

從新中國成立至今，我國檔案事業在發展的同時，也面臨了許多新的問題。隨著我國經濟的不斷發展和人口的大量遷移，政府和企業對于檔案的查詢調動越來越頻繁，檔案管理的工作質量越來越高，但是傳統的檔案管理方法任然存在許多問題，比如，傳統的檔案管理方法對檔案實行人工化、筆記化管理。這種儲存方式不經對檔案管理人員工作量要求大不說，還難以應對日后頻繁的調動和查閱；通過文獻對檔案進行記錄的技術方法，不僅跟不上現代管理對于檔案的需求，更無法跟上科技發展的進程，這種傳統的管理方法已經與科學發展社會經濟相違背；傳統的檔案管理方法采用的紙筆的記錄方式，雖然能夠實現信息的全紀錄，但是其保存的有效時間受到了材料的限制，很容易造成部分重要檔案的丟失；隨著現在教育的不斷發展，學生接觸的管理內容都是通過利用高科技實現的現代管理辦法，傳統的檔案管理會讓新的管理人員產生一種無從下手的感覺。我國檔案管理使用的傳統管理方法，已經與社會的進步、經濟的發展產生了嚴重的脫節。面對國家對于檔案調動、查詢的需求，檔案管理部門必須使用科技化的現代檔案管理模式，才能完成檔案管理的歷史任務。

2 檔案管理部門如何實現科技化的管理方式

檔案管理部門的相關的管理人員必須充分利用科技帶來的優勢，借用現代化的管理技術，才能滿足社會對于檔案的需求。隨著我國經濟的不斷發展，企業種類不斷的增加，國民的轉移也早已擺脫了省的約束，無論是從企業發展需求還是從政府部門的要求看，檔案管理都必須實現科技化的現代管理辦法。國家在認識到了這一情況后，對《檔案法》進行了及時的修正，要求各檔案管理部門要盡快的實現檔案管理方法的轉變。如今檔案管理辦法的變革已經成為了無法逃避的問題，那么如何才能在最短的時間內完成檔案的科技化現代管理就是我們要討論的問題。

2.1 通過計算機的使用實現檔案管理的現代化

檔案科技化的現代管理辦法的實現必須建立在計算機使用的基礎上。檔案管理人員必須先學會計算機的使用，熟練的掌握計算機檔案管理的相關軟件，完成傳統記錄向計算機轉錄的程序。現在社會上對于計算機的運用已經屢見不鮮，它憑借超快的運算速度、駭人的數據儲存能力、便捷的軟件輔助功能等快速占領了各個信息行業。隨著人類科技的不斷進步，計算機領域在不斷的發展，如今被大量運用的四代計算機完成了人類對于辦公科技化的需求。計算機擁有各種先機的錄入搜索能力，能在數秒之內完成大量信息的整理、搜索工作，它是檔案管理進入科技化的有效媒介，也是完成現在檔案管理工作的最有效工具。

2.2 改革管理方法實現檔案管理的現代化

傳統的檔案管理部門其員工的工作任務只是一些基本的記錄查詢工作，這種工作思想下，員工就會喪失對檔案的管理意識，無法意識到合理的管理對于檔案有效利用的重要性。檔案管理部門想要完成社會對于檔案管理的要求，就要對檔案管理者進行思想教育。通過在崗培訓讓管理人員意識到管理方法的重要性，并幫助他們掌握先進的管理理念和科學的管理辦法，摒棄傳統的管理方法和工作理念。

2.3 利用現代科技的便捷減少不必要的時間消耗

計算機的使用只是檔案管理工作進入科學化的基礎步驟，檔案管理工作人員必須以計算機為載體完成其他高科技產品的引進工作。計算機只是作為信息處理、計算的儲存中心，檔案管理想要完成科學化的管理方法，必須給計算機配備相關的科技產品。文字掃描器就是減少工作人員錄入基礎信息的必備武器。計算機雖然擁有快速的計算能力和大容量的儲存能力，但是其自身的鍵盤試錄入速度并不是那么的可觀。文字掃描器的使用就大大解決了這一問題，它對書面的文字進行掃描后，可以將其直接錄入到電腦中，大大減少了檔案管理人員的工作負擔。

3 通過規章制度的建立將檔案管理工作規范化

檔案管理部門雖然作為一個信息管理部門，但是其有明確的工作內容和數目眾多的工作人員，換句話說，檔案管理部門必須要擁有一套自己的規整制度和工作流程規范才能實現檔案管理的現代化。檔案管理部門的高層管理人員，應該以企業的標準對員工進行管理，要求員工在日常工作中不斷的總結和吸取教訓，通過實踐建立起一套合理的、系統的、適應能力強的現在管理辦法。檔案管理部門相關負責人，必須對檔案管理工作進行系統的考察，對各部門工作人員進行統籌安排，實現檔案管理隊伍的物盡其用，幫助工作人員明確自身的工作任務，讓每個人員做到有章可循。檔案管理人員在進行檔案錄用時經常要借助其他部門的基礎資料。檔案管理負責人要通過科技手段的運用在這些部門之間建立起一個暢通的溝通渠道，保證資料的及時傳輸和交流，完成信息部門科技資料網絡的構建。

這幾年，經過檔案管理工作人員的不懈努力，檔案管理在不斷的進步和完善。檔案管理部門的工作效率和工作速度都得到了明顯的改善，但是檔案管理的整體效率還未能完全滿足社會發展速度對信息化的要求。檔案管理工作人員要時刻謹記社會對于自己的要求，將加快工作效率，提高工作質量作為日常工作的一部分，爭取早日完成檔案管理與現在社會的同步發展。

參考文獻

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