基層檔案工作交接存在問題及建議

1 基層檔案管理在檔案交接工作中出現的各種問題

基層檔案管理在檔案交接工作中出現的各種問題往往是由于沒有遵守《機關檔案工作業務建設規范》第八條第七款的規定：“檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”

1.1 檔案人員調動工作時，不及時交接檔案材料。一些基層單位不重視檔案管理工作，不重視培養新的檔案管理人員，檔案管理人員往往只有一個人，在工作調動的時候，老檔案管理人員因新崗位的需要急于離開，而新上崗的檔案管理人員又沒有經驗。很多基層單位就沒有嚴格按照檔案交接的程序交接檔案，不及時辦理交接手續，不能明確檔案工作的界限和責任，使檔案管理工作出現不該有的混亂現象。

1.2 檔案交接敷衍塞責，檔案交接流于形式。檔案交接時沒有具體的交接清單，或者有具體的交接清單，但交接雙方沒有簽字，不對檔案資料進行檢查、清點，不對登記臺賬上的檔案材料進行詳細核實，或僅在口頭上進行交接，對檔案管理工作帶來極大的危害。新上崗的檔案管理人員完全不熟悉檔案材料的詳細情況，在需要查找檔案信息時無從著手，起不到建立健全檔案材料的作用。

1.3 檔案交接工作監督不到位。檔案交接工作中，一些單位領導對檔案管理不重視，認為檔案材料不重要，檔案交接做形式，走過場，認為檔案交接僅是檔案人員之間的事情，不聞不問，導致監督嚴重缺位。由于對檔案交接沒有進行嚴格監督，檔案管理工作人員也對檔案工作失去信心，認為反正領導不重視，工作中懶懶散散，缺乏工作激情。

2 做好檔案交接工作的建議

2.1 在檔案交接工作中要嚴格執行規范化管理標準。基層單位檔案管理重要工作之一就是做好檔案交接工作，首先，各基層單位領導要高度重視檔案交接工作，在原檔案工作人員沒有對檔案進行認真核實、清理，并按規定與新檔案管理人員辦理交接手續時，不能簽發工作調動通知書，不能辦理調動手續，并提前通知財會部門，不得辦理工資轉移手續，對違規辦理的，堅決予以處罰糾正。同時，要完善監督制度，對檔案交接進行監督檢查，確保檔案交接工作落到實處，使檔案管理工作有序發展。對不嚴格執行檔案交接與監督檢查的檔案人員以及有關領導，要嚴肅處理，追究責任，后果特別嚴重的移交司法機關處理。

2.2 要將移交準備工作在檔案管理人員離崗前提前完成。檔案交接的管理人員移交檔案前要對其所保管的全部檔案材料進行全面清理，將管理臺賬與資料內容一一核對，對零散文件進行收集整理，有序存放，對出借的檔案材料以及出借的原因檢查記錄，并及時催還，對不能及時還回的檔案材料注明詳細情況，整理好借據。做到檔案不遺漏，不缺失，并及時編制詳細的檔案移交清單以備交接檔案使用。新上崗的檔案人員接收檔案前要提前對檔案管理的所在單位工作職能情況進行了解，提前了解原檔案工作人員對檔案的工作管理情況。還要了解原檔案人員的移交準備工作情況，做到心中有數，為檔案的順利交接打好基礎。

2.3 認真做好檔案監交工作。各級部門、單位領導人要高度重視檔案交接監督工作，制定完善的監督制度，分管檔案工作的領導或者相關的行政部門監督檔案機構負責人的交接工作，檔案機構負責人監督普通檔案工作人員的交接工作，不管哪一級的檔案交接，都必須派出專人負責。交接雙方以及監督人員都必須對檔案材料進行詳細清理，核實，認真負責地做好交接工作。在交接工作完成的同時填寫交接清單，清單上要注明交接雙方以及監督人的姓名、職務，交接的時間、地點，并由移交人、接收人、監交人分別簽字蓋章，交接清單要一式三份，移交人、接收人各執一份，另一份由單位存檔。

2.4 做好檔案人員的思想教育工作。要及時加強對檔案人員的思想教育，使檔案工作人員從主觀上端正思想，明確責任，熱愛所從事的檔案事業，行動上轉變工作作風，工作積極主動。只有提高檔案工作人員的政治修養，增強業務水平，真正在檔案交接工作中認真負責，盡職履責，才能保證檔案交接前后銜接，實現檔案管理工作的有序發展。

（作者單位：周口市沙潁河工程管理處 來稿日期：2013-03-19）